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2021/12/25
文／面試趣
許多新鮮人在剛開始求職時，最常遇到的問題就是：「不知道自己要什麼？」
而這個問題偏偏不是靠著幾個簡單測驗，三兩下就可以輕鬆找到解答的問題，那不知道自己適合什麼工作、應該要往哪個領域發展的人，到底該怎麼辦呢？
面試趣從數據中觀察，發現到求職者們最願意去嘗試面試的兩個工作，第一名是「業務」，第二名則是「行政助理」，本篇文將針對「行政助理」面試來進一步分析及討論，面試趣為大家整理出面試行政最需具備的五項能力，以及最重要「發展性」，幫助大家在選擇工作時，可以更有方向去規劃、更有目標可以準備。
「行政」必備的五項能力＆未來發展職位
很多人都會以為行政的工作，就只是收信、接電話、處理文書，甚至可能認為這就是一份打雜的工作，所以較容易帶著一種「很簡單就能獲得工作機會」的態度前往面試。
如果是以這樣的眼光在看這工作，也許行政就只是行政，但面試趣看見的，卻是它具有廣大發展性的一面，我們就來看看行政的工作內容，可以幫助新鮮人培養出什麼能力。
一、需具良好的溝通能力。
行政的角色需要協調公司上下、內外的事宜，因此有好的溝通能力是非常重要的事，而好的溝通能力不單只是講話而已，是要瞭解每一件事情，對不一樣的人，都該有不同的傳達方式。
在溝通上還有一個很重要的特質，就是要有打破沙鍋問到底確定傳達內容資訊的勇氣，確認訊息的內容是溝通中很重要的環節，
我們直接試想一個場景：
老闆說要宣布舉辦尾牙慰勞大家，而你在接到任務後立即向大家宣布，結果A同事跑來問會辦在假日還是平日，B同事問可不可以帶家眷參加，C同事問會需要準備表演嗎...。
透過這例子應該可以更清楚知道，良好的溝通能力的範疇不單只有傳達，還必須先確認資訊，如此一來也可以避免傳達錯誤內容的狀況發生。
特質可發展職缺：專案管理師、PM、人資
二、敏銳觀察需要，並主動協助解決問題。
這個能力說到底就是要「留心觀察」，因為大部分公司的行政，都會需要為大家張羅大大小小的事情，如果能主動瞭解辦公室正在發生的狀況，就可以在第一時間解決可能會擴大的問題。
舉例來說：
今天有同事們在討論冷氣這兩天好像不太涼，你應該要馬上瞭解到，需要請冷氣師傅來檢查冷氣是不是有問題，避免等到冷氣壞掉時，同事們必須得在不舒服的環境下工作。
對同事、辦公室留心觀察的行為，不只可以讓同事們感受到你的貼心，也能讓人看見你的盡責與專業，同時還能展現你對工作的積極，建立起大家對你的信任，也是在幫助自己工作可以更順利，甚至是為自己創造承接更大的任務的機會。
特質可發展職缺：人資、秘書、特助
三、成為大小事務的「管理者」。
管理者的類別很多元，大至管理一間公司，小至管好一把鑰匙。行政的工作會有很多不一樣的東西需要管理，可能是文件、可能是公司的設備，也可能是財務...等。
舉例來說：
把零用金的使用整理成報表，有系統性讓老闆可以一目瞭然的瞭解支出的狀況。在這些小的事情上展現你的管理能力，可以向主管或老闆證明，你是個有組織、管理特質的人。
特質可發展職缺：總務、採購、秘書
四、有效率的分配時間，規劃時程。
我們都知道行政身上所背負的工作，大大小小非常多，這時候就需要有清楚明白輕重緩急的能力，而同時也會需要溝通的能力，為什麼呢？
因為大家都會想要自己交付出去的事情受到重視，但在重要之間，一定會有最重要、第二重要跟第三重要的排序，排序的依據可能會根據事件的時效性、交付任務的人、會需要處理的時間長短...等等而訂，接著你就會需要去跟各事件的相關人員、單位回報，透過溝通讓他們理解這樣的時間安排，並給出他們預計可完成該任務的時間。
在眾多事情中，能把「時間分配」這件事做好，非常需要智慧，這也是很多職務非常需要具備的能力，若能在行政職務上培養好這能力，對於未來想轉職務一定有很大的幫助。
特質可發展職缺：秘書、PM、專案管理師
五、掌握時事，為上司提供最新的資訊。
不斷讓自己可以掌握時下最新的消息，其實是很多人會忽略的一個能力，為什麼行政需要這個能力？
以近期疫情的狀況為例：
行政要能隨時瞭解目前的最新防疫政策，隨時回報給老闆或主管，讓公司可以更快速的做出符合政策的新規定。
擁有瞭解時事且快速做出回應的能力，不僅可以展現自己的敏銳度、反應能力，還可以讓上司、主管或老闆感受到你的貼心。且長期關注時事，可以培養自己觀察時下趨勢的能力，這特質在現在最熱門的電商、資訊產業，是非常重要且必須要有的工作能力。
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