Facebook加入
LINE加入
2021/12/25
使用Excel「下拉式選單」來輸入資料
「Excel」和「Word」一樣，看似很簡單，像是Word只是把文字給輸入進去，而Excel充其量也只是把一些數字與文字，填進去一個個儲存格罷了，但實際上，在每個小細節之中，都有更「高明」的做法出現。
之前我曾經寫過「使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤」及「每個人都要學的Word實用技巧教學-合併列印」這幾篇文書處理的文章，雖然瀏覽的人數並不高，但卻受到網友們的肯定，剛好我對於Excel也還蠻熟的，因此也想分享一下使用Excel的一些經驗。
而這篇文章，我會針對「輸入文字到儲存格」的方式，由簡單到困難，來示範一些相當有用的做法，這些做法都是非常實用的技巧，學起來後，包準您能製作出高等的Excel文件，當然如果您是高手，還請高抬貴手，不要笑我教這麼粗淺的東西啊。
經常我們都會在Excel上輸入一些少量的「固定清單資料」，像是在輸入人事資料中的「性別」：「男,女」，「血型」：「A,B,AB,O」…等等，如以下的人事資料清單：
這些資料是我自己杜撰的，而在清單中所輸入的性別及血型有一個特點，就是「不會變動」，因為不會有「男、女」之外的選項出現。
但你有發現到怪怪的嗎？
由於這些資料都是我「手動」輸入的，相信有大部份的人也都一樣，在輸入一些固定資料時，都是用直接打字的方式，將資料給填入儲存格中。你一定覺得很奇怪，若不用手輸入，難不成用腳嗎？
我的意思不是這樣的，直接用打字的方式輸入這種固定資料，可能是最簡單的的方式，但並不是一個最好的方式，原因就是「容易出錯」，你一、兩次一定不會打錯，但要是打了上百次，你能保證你完全都不出錯，而且都能注意到嗎？就好比我輸入的這四筆員工資料中，就已經有出錯的地方了，你看出來了嗎？
答案就是「黃色小鴨」的「血型」出錯了，原本應該是英文的「O」，結果被打成數字的「0」，但因為都是一個圈圈，因此不容易看出來，你會覺得就算打錯，會有什麼問題？
我舉個例子，假設你今天到銀行裡面存錢，行員不小心少收了1塊錢，而你也沒有發現到，但因為只有1塊錢，你會想說銀行自己貼錢進去就好了，就好像一般商店的店員，當每日結算的帳款不符時，若金額只有差幾塊錢而已，可能就都是當班店員自行吸收就好，但銀行可就不一樣了，雖然我沒有在銀行任職過，但聽說他們碰到這種情況時，就要加班把帳抓出來，你能想像這浩大的工程嗎？簡直可以拍攝Discovery的節目了。
回到我們這個員工資料表，如果您用「樞紐分析表」或是「資料庫」來分析員工在每個血型的人數時，你會發現到「A型」1人、「B型」0人、「AB型」1人、「O型」1人，怎麼所有血型加起來只有3人？整個公司不是有4人嗎？怎麼少1人？這就是輸入資料錯誤時，會產生的問題。
現在由於只有4筆，所以仔細檢查一下，還可以找出問題所在，但要是員工資料有1萬筆時，是不是就像大海撈針一樣，而且，並不是所有的資料，都可以透過最後的結果，來看出所得出的資料是有問題的資料，若出現這種問題時，事情可就大條了。
限制可以輸入文字資料的「資料驗證」
在Excel裡，有一個功能叫做「資料驗證」，就是設計用來避免這種輸入無效資料的狀況，使用的方式如下：
Step 1. 首先，選取您想要設定的欄位，因為我們要設定的通常是一整個欄位，因此在選取時，一次選取一整個「欄」或一整個「列」即可，因為總不能一格一格的設定吧？
在選取之後，再點擊「資料」頁籤中的「資料驗證」，如下圖：
Step 2. 接著在「資料驗證」對話盒中，在「儲存格內允許」中選擇「清單」，並在「來源」的位置，填入「男,女」，也就是將所有想要出現的文字數值，用「,」分號來做區隔，而組合而成的一個字串，最後再點擊〔確定〕即可。
Step 3. 經過這樣的設定，只要點擊每一個「性別」的儲存格，就會出現一個下拉式的選單，而這個選單內的內容，就是我們剛才所設定的「男」和「女」，如下圖：
相信透過這樣的選擇，就不會有輸入錯誤的情況發生了。
除此之外，在「生日」欄位，也可以利用此「資料驗證」的方式，來避免使用者手誤，而填入太誇張的日期，操作方式如下：
和之前一樣，同樣選取想要設定的儲存格，接著在「儲存格內允許」中選擇「日期」，並且設定「開始日期」及「結束日期」，如下圖：
從這樣的設定之後，只要你在生日這個欄位，沒有輸入介於你所設定的日期時，就會出現「您所輸入的值不正確」的錯誤訊息。
從以上的兩個例子可以了解到「資料驗證」的好用之處，而在「資料驗證的準則」中，除了「清單」及「日期」之外，還有「任意值」、「整數」、「實數」、「時間」、「文字長度」及「自訂」可供設定。
碰到會常變動及新增的清單資料怎麼辦？
相信您對這個好用的功能已經躍躍欲試了，可是至今，我們輸入的「清單」都是很「簡單」，而且是「不變」的，但要是我們輸入的，是一個產品資料表呢？相信那可就麻煩了吧。
你能想像要在一個充滿分號的字串中，維護數以百計的產品項目嗎？
麻煩到包你不想再使用這個「資料驗證」的功能，但這可就失去這功能原本的立意了，但其實建立清單的方式，是可以改變的。
你一定是想，若清單也可以直接建立在「工作表」上的「儲存格」中，那「清單」就更好維護了吧？
沒問題，清單也是可以另外建立在工作表上的喔，首先，一樣開啟「資料驗證」，接著我們不直接輸入想要的清單文字，而是點擊「來源」欄位右邊的小圖示，如下圖：
接著選擇「文具清單」中的這些「文具項目」，如下圖：
最後這個「來源」就會以「儲存格範圍」的方式，來設定來源，如下圖：(當然，我們也可以直接填入儲存格欄位的值，若您會填的話)
最後在左方的「文具用品」中，只要點選了裡面的儲存格，就會出現右方清單中的項目，日後若是文具用品有新增的話，只要再去修改「儲存格範圍」的值即可。
但您有沒有看出，這有一個非常「致命」的問題，我們「通常」不會把「清單資料」，和要輸入的儲存格建立在「同一工作表」中，而是會將這些清單資料，獨立到另一個工作表裡，這樣版面才會比較整齊乾淨，但要怎麼做呢？
結合「名稱管理員」的「清單」資料驗證
由於在資料驗證中輸入儲存格範圍時，會有需同一個工作表的限制，因此這個限制要透過「定義名稱」來解決。
Step 1. 首先，我們先在其它的資料表中，建立這個「文具清單」的項目，接著選取這些項目，並點擊「公式」裡的「定義名稱」，接著在跳出的「新名稱」對話盒中，在「名稱」處，輸入您想要定義的名稱，我們這填「文具清單」即可，最後再點擊〔確定〕，操作如下圖：
經過這樣的設定，您若是點擊「名稱管理員」時，就會看到您所設定的「名稱」已經出現在這裡面了。
Step 2. 定義好名稱之後，同樣的操作來到「資料驗證」中，這時我們就可以直接在「來源」中，直接填入「=文具清單」這個名稱(注意有要「=等於符號」)，如下圖：
Step 3. 接著就是見證奇蹟的時刻了，你會發現，不需要在同一個資料表，也能有相同的效果出現，但要注意的是，將來若清單中的項目有增減，你就要使用「名稱管理員」來變修改一下所定義名稱的範圍設定。
在我舉出這一連串的例子，相信您應該能充份了解到「資料驗證」的使用了吧，實際上，還有另一個使用VBA程式來製作選單的方式，這個由於比較困難，因此我將來會獨立出一篇文章，來做這方面的教學。
87 Comments
Add Comment →
-
-
-
-
-
-
-
-
您好
如果我想設定
半斤
1斤
3斤
多一欄空格(可以自行填寫)
請問空格怎麼設定呢?
我剛剛試了他會出現你所輸入的值不對
你必須在儲存格內輸入符合資料驗證準則的資料 -
-
-
-
-
-
-
-
訪客
真的變得超容易理解的!
可還有一個問題想請教一下，可否在實現下拉選單的同時使用excel最基礎的匹配功能?有夠貪心的……
例如: 我的下拉選項是:1.XXX 2.YYY 3.ZZZ……
可否在我輸入3的時候自動出現3.ZZZ呢?因為在快速輸入資料時突然轉成鼠標真的有夠麻煩的XD
-
robbielee0723
版主您好,請教一個問題,
如何將Excel 2010的插入符號字型(P22 GDT No Frames)匯出至Excel 2013,
因為我在Excel 2010儲存的檔案,於Excel 2013開啟時插入字型會變成亂碼,
或是您有其他的方式可以讓插入符號字型(P22 GDT No Frames)保留至Excel 2013,
再請您撥空回復,謝謝! -
54
謝謝版大提供這個資訊呢~很實用唷~~~
另外想請問版大~
若資料是好幾個項目裡面有好幾個選項
例如一個表單裡面彙整了整個資料 且還會陸續增加
A公司裡面有A/B/C/D人員
B公司裡面有A/B/C/D人員
C公司裡面有A/B/C/D人員
—
需要在另外一個表格製作類似GOOGEL EXCEL 裏頭的"驗證"
在搜尋指定欄位可以打第一個字A 就會有A公司所有人可以選 打B就會有B公司所有人可以選
有辦法做到跟GOOGLE 一樣的功效嗎? 因為這個也算滿方便的 -
-
-
訪客
版主~~謝謝你的教學,讓我受益良多,想請教一個問題喔!!
發現到下拉式選單如果命名為英文或是有空格就無法順利跑去結果
除非將空格改成_才可以跑出來~~~不知道這方面怎麼處理呢?! -
-
-
-
-
-
-
-
-
-
changyang319
我這邊只有Excel 2010 Starter版本，也不曉得2010的版面有什麼不一樣？
可是我看網路，2010的介面應該和2007差不多才是。
http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342598.aspx -
-
-
-
-
-
-
Scott Chen
你好，
感謝你的說明，很詳細，另外想請教一下，如果要將所有的輸入藍未清單整合在一個檔案內，讓所有的工作表都能使用此清單，是否就是要用VB ? 謝謝!! -
-
-
-
-
changyang319
您好，不曉得您有先看過這篇文章了嗎？
http://changyang319.com/archives/1843因為您在定義名稱的範圍是不正確的。
正確的範圍定義，你只有「廠區」這個名稱是正確的，我大概寫一下應該要如何定義：
廠區 => A1:I1
單位 => A2:I2
Au精煉課 => A3:A9
FCT課 => B3:B9
其餘以此類推。 -
穎子
http://devilkin47.pixnet.net/album/set/17755756
我有上傳圖片~ 有空的話..可以幫我看看嗎?? 是我定義名稱錯了..還是…這種資料沒法做3層??
-
穎子
Dear 版大…請教一下~
我做到–結合『「名稱管理員」的「清單」資料驗證』中的第2步驟
「來源」中，直接填入「=文具清單」時，它卻出現提示
【來源清單必須是一個有分隔符號的清單，或是一個列或欄的參照】…我就無法再繼續了?? 是miss了什麼嗎?? (我有用"=") -
-
-
-
-
-
-
-
-
熱門推薦
留言回覆
