【Word文書處理】word多人編輯、批改建議，追蹤修訂技巧教學！

【推薦本文原因】

很多人會使用Word，卻很少人掌握追蹤修訂，學會追蹤修訂，更有效率以及無紙化的溝通和批改，協同工作更美好。想在文件上提出建議、老師批改作業和報告、提醒自己的論文修飾狀況。

這些時候，如果希望能夠有一個方法可以「不直接改動原稿的進行修改，事後可以比對、取消修改、確認」，那麼就可以用上 Word 的追蹤修訂，掌握技巧能讓工作更高效，產出更有價值的內容。

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Word追蹤修訂教學

追蹤修訂-多人編輯不混亂，步驟如下:

切換到「校閱」，點擊「追蹤修訂」

追蹤修訂會記錄三種類型的內容編輯:

1.內容刪除

使用所有標記時，選取文字，按DELET，文字會出現紅槓且左側有直線標註，修改情況一目瞭然，新增的文字也會被記錄

使用簡易標記時，刪除的文字會消失，左側仍然有直線標註。

使用無標記時，不會出現標註

2.新增文字

新增文字會被標上紅色底線

3.格式變更

字型大小、段落和行距都會被記錄，標住在右側

如果想要給予建議，可以切換回「校閱」，點擊「新增註解」，就可以在右側留下評論。

修訂完畢後，如果想以完稿形式重新審視文章，可以將標記方式更改為「無標記」，也可以切換回「原稿」來閱讀未經修定的文章，最後關閉追蹤修訂，就可以將修改後的檔案寄給對方。

 

當我們今天是收到校閱後的文章，我們不一定要全部接受修改，按下滑鼠右鍵，可以選擇接受變更或拒絕變更。

若想一次接受，可以點選接受所有變更，讓文件變成完稿狀態。

對於註解也可以點選回覆來回應註解，或是點選「解決」來表示已讀，也可以右鍵選擇刪除。

為了避免文件寄給對方，而對方忘記開啟追蹤工具，可以點選「鎖定追蹤」來強制開啟追蹤修訂。

另一個方法是透過「限制編輯」，勾選文件中僅允許此類型編輯方式，並選取「追蹤修訂」，最後按下「是，開始強制保護」，此時會需要設定密碼，設定完以後文件就會鎖定在追蹤修訂的狀態。

而下一次想要取消強制狀態，就可以再次點選鎖定追蹤，或者點選右側的停止保護，再次輸入密碼就可以了!

如果今天忘記鎖定追蹤，對方也不熟悉追蹤功能，WORD還有一項功能，可以自動判斷兩個文件差異，叫做「比較」，載入修訂前和修訂後的文件，按下確定，WORD就會在左欄清單列出所有異動。版面會區分成原檔、修訂後的檔案、比較的文件。一樣可以點擊右鍵，選擇接受或拒絕變更，再進行儲存就可以了。

  

本文為今日自產精華。未經許可不得轉載、摘抄、複製及建立圖像等任何使用。如需轉載，請通過今日申請獲得授權。圖片來源:Pexels

編/Abby

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今日Summary

看到這裡，是否掌握word追蹤修訂技巧?下次寫論文或是要請老師批改作文、報告就可以馬上使用，讓內容和工作要率提升!統整上述介紹的功能:

• 內容刪除
• 內容新增
• 格式變更
• 註解
• 鎖定追蹤
• 限制編輯
• 比較

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