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2021/12/25
Word是我們最常使用的文書處理工具，若只會用基本功能，可能會大大浪費很多時間，也沒掌握排版的原則和技巧。有了Word技巧，不僅讓文書作業有效率，還能提升生產力，不僅一般文書作業，論文、企劃案、報告，經常都要使用word撰寫，今天要教你如何做好基礎工，使用Word排序、Word對齊技巧，讓文書處理效率提升三倍。其實只要符合文件編輯規格、記住幾個快捷鍵、抓住文案排版的訣竅，就可以提升工作效率，看完這篇word教學，用Word做文書處理也可以快速又方便!
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word系列目錄 |
1、五種方法highlight全文
「全選」的方式你學會幾招?今天教你拋棄舊方法，有效快速選取全文內容。
- 按滑鼠左鍵由文章頭拉到尾
- 常用 → 編輯 → 選取 → 全選
- Ctrl + A（Command + A）
- 文章頭按 Ctrl + Shift + End（Option + Command + Shift + Fn+ ↓）
- 文章左側按滑鼠左鍵 3 次
2、依照中英文排序資料
資訊好多!該怎麼讓文案和資料有秩序又有邏輯?
操作步驟:全選→常用→段落→排序（A→Z，遞增 or 遞減）
3、如何準確對齊排版
不要用空白鍵，使用「定位點」才能準確對齊。一般處理文書作業，我們可能經常用空白鍵去調整字距，其實空白鍵很難做到完全對齊的效果，今天教你一個秘訣，在尺規上加入「定位點」並搭配「Tab鍵」，就可以快速將文章排列整齊。
01加入定位點
打開尺規(檢視列-尺規)，此時預設是靠左定位(可以依照需求調整定位方式)，只要在尺規上按下滑鼠左鍵就能增加定位點，點擊在你想要對齊的位置，也可以拖拉定位點去調整位置。
02搭配Tab鍵對齊
將滑鼠移到要對齊文字的開頭(左方)，按下tab鍵，就會對齊定位點了。比如說今天要將圖片中的「按中英文排序」對齊定位點，在「按」這個字前面點擊一下，接著按「Tab鍵」，就會對齊你設定的位置了。
4、Word間距調整秘訣
時常使用word最大的問題就是來自於間距，更改字型或是引用文章之後行距可能不成比例，該怎麼調整間距讓版面看起來整齊常常是排版重點。
常見情況:打好報告之後把字型從12調整成14，卻發現行距變得太寬。
調整前(字型12)
調整後(字型14)，間距太寬
解決方式:
01打開檢視-顯示-格線
02常用-段落-[段落間距]貼齊格線的選項取消勾選，word就可以調整行距
取消貼齊格線，可調整行距
5、如何把word轉成powerpoint
最後介紹一個好用功能，有沒有發生過這樣的情況，突然被要求將研究內容做個發表或是短時間要將企劃做成提案簡報，你會需要這個功能，快速將word轉成powerpoint。
如果word檔案已經是「大綱模式」編排，直接用Power Point 開啟Word舊檔即可。開啟Word檔案→傳送到ppt →逐頁調整格式
若還不是大綱模式，請依照以下步驟進行:
01標題用編號清單給予編號，並全選所有標題，點選樣式-標題1
02全選所有內容，點選樣式-標題2
03點選左上角按鈕，傳送到Microsoft PowerPoint
*Mac無法使用”傳送到Microsoft PowerPoint”鍵的功能，當你要試著將 Word 轉成 PPT時，操作路徑如下：
開啟一個新的 PowerPoint→新增投影片→選最下方的大綱→選擇插入RTF檔→即完成
本文為TC自產精華。未經許可不得轉載、摘抄、複製及建立圖像等任何使用。如需轉載，請通過TC申請獲得授權。圖片來源:Pixel
編/Abby
今日Summary
word是文書必備工具，要做好企劃、報告、資料整理，掌握幾個原則就能讓你事半功倍，今日替你整理了幾個好用技巧:
- 快速的全選方式
- 依照中英文排序，讓資料更整齊
- 準確對齊的排版
- 間距調整技巧
- word轉成powerpoint
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