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讓生活變得高效、輕鬆又簡潔,你需要這份指南

今天去寄快遞,發現順豐已經全線數碼化,掃碼寄件,掃碼查件。不由得感慨,在物流業務上,順豐又再一次走在了四通一達前面。

這讓我想起一件事情。

去年,跟國內某家互聯網巨頭談合作。對方是一位總監帶著幾位經理,一行人全部背著筆記本、文件袋,裝著厚厚的紙質資料 —— 他們把方案和歷史資料全都列印了出來。

而我輕裝上陣,只帶了一個ipad。整個合作過程中,展示,互動,做記錄,全部用ipad和手機完成。

談完合作,總監私下裡對我說:他們沒有這種習慣。一直以來都是用紙質文檔,方便閱讀和展示,從來沒有想過還可以這樣。

我很驚訝。要是傳統企業也就罷了,這可是國內頂尖的互聯網公司啊。

一直以來,國人似乎都欠缺一種習慣,就是引入數碼工具,來代替紙質和書面辦公。

我幫企業做內訓的時候,見過不少公司,哪怕是申請一點辦公用品、訂會議室、請假,都必須走非常繁瑣的流程,提交紙質申請表,再經過多方簽字。只要某個領導不在,就必須等上半天。

很多時候,一點簡單的事情,拖上一星期,是很常見的現象。

如果換用在線表單或者郵件,完成這一套流程需要多久?很可能不超過一天。

當然,這裡面也有他們的考慮,比如使用習慣,成本,技術,安全性(其實安全並不是問題,因為可以部署私有伺服器)……尤其越大的公司,在這方面會越注意。

這也導致了,在國外的生產力工具已經蓬勃發展,百花齊放的當下,國內的生產力工具市場——尤其是企業級工具市場,還處於十分貧瘠的階段。

但無論怎麼說,將自己的生活、工作和團隊事務全部「數字化」之後,你會覺得輕鬆了許多。

這是我倡導「數字化辦公」這幾年以來,最大的感受。

數字化的意義在於什麼呢?一方面,可以減少對紙張的利用和丟棄,既節省資源,也減少了垃圾;另一方面,它可以將你所有的信息歸總起來,集中到少數幾個平台,你的生活再也不用被大大小小的文件袋、檔案袋、記事本、便簽紙和雜七雜八的紙條塞滿了。

當然,最大的好處,還是高效。

我曾經是個手賬愛好者,試用過幾乎市面上所有的記事本和手賬,包括一開始在知乎寫東西,也是以分享紙質記事本的心得和經驗為主。但堅持了十幾年之後,開始覺得,這實在是太低效了。

當你遇見大段文字需要抄錄時,當你因為幾個字出錯就要重打幾十頁文檔時,當你需要補充和修改一些信息時……我相信,你一定經受過這樣的折磨。

所以今天,我想為你分享我「數字化辦公」——乃至「數字化生活」的一些心得。

希望能給你一些啟示。

1. 個人工作

1)時間和任務管理

我會用 Todo List 工具和 GTD 工具,代替紙質記事本,做每日的日程計劃。

它們的優點在哪裡呢?在於你可以非常方便地為每一項事務設定細節:什麼時候開始,什麼時候截至,相關的干係人是誰,有哪些可以參考的資料,具體步驟是什麼,條件和約束條件是什麼……諸如此類。這是紙質記事本所無法實現的。

前者,我主推的工具是滴答清單;後者,Win 平台建議使用 MyLifeOrganized,MAC平台則建議用 OmniFocus

它們的區別是什麼呢?如果你每天的待辦事項超過20項,可以試試後者。否則使用前者就足夠了。

2)文件多平台同步、操作

電腦、ipad、手機文件同步方面,我用堅果雲解決。

只需在所有平台上裝一個堅果雲,有任何修改,都可以實現後台靜默更新,非常方便。譬如跟合作方會談,我在電腦上改好方案,關閉文檔,後台就自動上傳到堅果雲。然後打開ipad,同步修改信息,下載最新改完的方案,略等幾秒鐘,就可以展示給對方看了。

比起傳統的方式,這就節省了一個文件傳輸的操作(比如發郵件)。不要覺得這個操作很簡單,你一定遇到過文件沒有及時同步產生的後果,因為太容易忽略了。

而如果在ipad和手機上,需要對Office文件進行操作,則用WPS解決。

WPS基本可以實現Word、PPT和Excel的基本功能。當然,需要用到複雜操作的時候(比如透視表),還是要回到電腦上。

3)備忘錄和筆記管理

工作相關的信息,全部用 Onenote 管理。

Onenote 的好處是什麼呢?第一,它的結構非常符合習慣認知 —— 筆記本、分區、頁,非常清晰,可以儲存碎片化的信息、方案、文檔乃至大文件。第二,它的編輯器非常方便,可以插入 PDF、電子表格,等等,實現「將所有信息聚合到同一個平台」的目的。

如果你聽過我的「極簡高效工作管理法」Live,你也許會記得我對 Onenote 的用法 —— 工作台,以及資源庫。我會在 Onenote 中,用一個筆記本專門儲存項目數據。一個分區就是一個項目,下面每個頁面都是其相關資料 —— 比如方案草稿,工作安排表格,進度表,日程表,等等。

這樣,可以極大地節省我們的認知成本,讓工作變得更高效。

同時,Onenote 也可以多平台同步。如果同步不暢,可以掛一個 VPN,或是換成印象筆記、有道雲筆記和為知筆記,也能實現基本的需求。

4)項目管理

我會用微軟的 Project 對手頭上的項目進行全面掌控。包括項目要做的工作、預計的時間規劃、目前的進度、可安排的人手,等等,都可以用 Project 管理,很方便。

平時一些生活中的項目,比如做旅行出遊計劃,規劃一門課程,也都會用 Project 搞定排期,再手動導入到 MyLifeOrganized 中。

這樣,就可以一目了然:現階段位於規劃中的哪個位置?項目執行狀況是否良好?進度是否符合規劃?等等。

2. 學習

1)靈感收集

在閑暇時刻,當腦海里產生任何有趣的想法時,我會用印象筆記記下來。

PC端自不用說,手機端,進入微信,對服務號「我的印象筆記」發送信息,就可以在印象筆記PC端的「微信」筆記本下找到了。非常方便。

平時看到碎片化的信息,需要做記錄時,也可以用內部的分享功能,分享到印象筆記,再在PC上進行整理。

之所以用印象筆記,不用 Onenote,是因為印象筆記輕便得多,打開和載入非常快速,在手機和ipad上閱讀也很方便。

另外,如果你是全套蘋果系統,也可以考慮使用 Bear,一款非常高效輕便的筆記工具,蘋果專享。

2)文章的稍後閱讀

有時讀到一篇好文章,需要慢慢拆解、研究時,就會用收趣雲書籤存起來,待有整段時間時,再打開慢慢細讀。

我之前在 也推薦過收趣,很好用。比起同類型的 Pocket、Instapaper,收趣的操作便捷許多,速度也很流暢,APP版本和WEB端一樣好用。

而在稍後閱讀的過程中,產生任何新的靈感、想法,我會用(1)中的過程,將其收集起來。

3)書籍閱讀

基本已經完全閱讀電子書,除了實在找不到的,才會購買紙質版。

移動端方面,我裝了豆瓣、多看和微信讀書,沒辦法,這三個APP的版權不統一,只能都裝著。

有些找不到購買渠道的書,就會去找 mobi 版,然後用 Kindle APP (全平台都有,可以從亞馬遜官網下載)閱讀。輕便,效果好,有目錄,非常高效。

這也是我在社群里「拆書活動」中主推的格式。

4)資料收集

有時候寫一些專業文章,或者做一些方案時,需要查閱大量的資料,並且每個資料,我需要的很可能只是其中的一段話、一個數據、一句引用,怎麼辦?

這時候,我會用 Diigo 來解決。

Diigo 是一款久負盛名的瀏覽器書籤插件,它最大的亮點在於:可以高亮一個頁面裡面的某一段話,並將這段話(以及原始頁面的信息)一起儲存下來。

簡而言之,使用 Diigo,我的操作可以簡縮到這樣:打開幾十個頁面,閱讀第一個,看到有用的內容,劃線選中,點擊保存,好了,關掉;閱讀第二個頁面,劃線選中,保存……以此類推。

收集完資料之後,打開 Diigo 的網頁端,所有我劃線的內容全部躺在裡面,可以用其內建的「Outliner」功能進行大綱組織,合併起來。並且,當我對某個內容記不清楚,需要閱讀全文時,只需點擊標題,就能跳轉到原始頁面。

這樣一來,就能大大節省找資料的時間。

另外,最近有一款新的工具,叫做 Lumio,功能和 Diigo 一模一樣,可以完全代替,就看你的喜好。

5)照片整理

有段時間學習設計,在路上見到好的作品、產生靈感時,需要立刻拍下來。以及,有時實在找不到電子書,只能閱讀紙質書,需要記錄一些圖表時,也只能拍照保存。

久而久之,面對這堆照片,就會產生保存和整理的需求。

主要有幾點:

(1)同步。以前用 QQ 的文件傳輸功能,後來換用了堅果雲的自動同步。

(2)壓縮。對於較大的圖片,會先用 Riot 批量進行壓縮,再存放。

(3)儲存。試過許多軟體,最後還是發現直接用文件夾存放最省事,做好歸類(備查、備用)就行。

3. 生活

1)人脈管理

實體名片用「名片全能王」掃描歸檔,然後丟棄即可,非常好用。用的時候也不需要翻箱倒櫃去找名片了。

另外一個用法,是在「名片全能王」的備註裡面,記下一些必要的信息。比如對方的習慣、喜好、經歷,等等。做銷售的朋友,一定懂得這有多麼重要。

2)雜務管理

生活中,很多小問題也許看起來無關緊要,但事到臨頭,才感到後悔 —— 比如在你需要轉賬的時候,忘了U盾放哪裡了;在你需要某份文件的時候,翻箱倒櫃都找不到。諸如此類。

所以,平時我會用筆記工具建立一個「個人資料庫」,在裡面儲存和整理自己的生活信息。包括這幾方面:

(1)資產狀況。現金流,理財產品,投資產品,大筆開支和收入等。

(2)備忘錄。主要是生活中一些瑣事,比如某某物品放在哪兒,等等。方便查找。

(3)其他。其他你想記錄的一切東西,比如衣物清單,家居服務清單,各種資料和文件的電子版,等等。

這方面,用印象筆記或 Onenote 都可以,統一入口即可。

3)密碼管理

目前使用的是 LastPass 來管理我的所有密碼,全平台同步,免費。

如果你比較關注安全,可以去掉「自動填寫」功能,因為可能會被截獲。也可以換用 1 Password,安全性會更高,也比較貴。

4)記賬

這方面推薦用「財禪」來管理。非常簡單輕便的 APP,即用即記,可以按照標籤歸類和查看,沒有任何雜七雜八的功能,很專註。

4. 團隊協作

這一塊我在以前的文章中已經寫得很清楚。主要用 Teambition、億方雲來進行團隊的任務和文件共享,用金數據來實現在線表單編輯。在這裡不贅述了。

有興趣的朋友,可以參閱末尾的文章清單。

大致就是這些。也歡迎分享你的高效數字生活方式。: )

最後推薦幾款高效的小工具(Win平台)

Everything:極簡的搜索工具,速度飛快

CCleaner:非常良心的文件清除工具

Ditto:剪切板管理工具,可以實現多內容的複製粘貼

Yomail:郵件一站式管理工具,「郵件對話」功能很贊



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