辦公室禮儀 | 別讓打電話出賣了你的教養！

第 59 課

人在職場，學會打電話是非常重要的。因為電話是公司的窗口，很多業務的第一次接觸都是通過電話。今天就給大家介紹一下優雅女人是如何掌握電話禮儀的。

公司接聽電話應該是非常正規的——在禮貌稱呼之後，先主動報出公司或部門的名稱。如：「您好，這裡是**公司，請問您找哪位？」。很多人會習慣性的有防備意識或覺得不重要，接聽電話時不報備自己的崗位或名字。但往往在這些小細節方面才是體現教養的禮貌性。

在長途電話的禮儀細節中，當你給別人打長途電話請求別人的幫助，如果對方正好不在，你應該選一個合適的時間再打過去，最好不要讓對方回電。

如果打電話撥錯了號碼，應當禮貌地說一聲「對不起，我撥錯了號碼」。如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，請他重撥，不要使對方難堪。

如果是在跨國公司的辦公室，來電必須在第二聲鈴響之後迅速接起，如果在鈴響超過三聲后才接聽，就要禮貌地說一句「抱歉，讓您久等了」。

當來電話的人說明要找誰之後，通常有三種情況：

一是剛好是本人接電話；此時應該回答「我就是，請問您是哪位？」

二是本人在，但不是他接電話，需要轉接；此時應該這麼說「他就在旁邊，請稍等。」或者「請稍等，我幫您轉過去，請問您貴姓？」。

三是他不在辦公室。接電話的人要這麼說「對不起，他剛好出去了，您需要留話嗎」不要只說一聲「不在」。

還有一種情況是，如果你和某人正在他的辦公室談話，此時電話突然響了，該怎麼辦呢？當對方接到緊急電話時，你需要請求是否要避嫌「請問，我是不是該出去一會兒呢？」。第二是談話中你接到緊急電話，你應該這麼說「對不起，我得接個電話」。

總之，接電話的禮儀就是不要留下不愉快的交流，給人好的心情，自己心情也會變好。

秘書就是一個企業的窗口，很多人都是通過這個職務來認識企業的商務形象。作為一名秘書，要懂得基本的商務禮儀，特別是電話禮儀。很多公司應聘秘書的要求也有考核面試者是否有良好的電話禮儀。

商務環境中，秘書接聽電話時，首先要能區分什麼電話需要她本人直接轉給老闆，什麼電話需要她自己來處理，而什麼電話又需要轉給其他的人。

換句話說，作為秘書，一頂要多了解公司，清楚什麼人負責什麼事，以便當老闆不在的時候，知道將電話轉給其他也有能力解決此類問題的人。這對秘書職業素質的培訓至關重要。

當別人給你打電話時，禮貌的做法是當天回電給對方。如果你沒接到電話，最好是兩天之內回電。如果你實在沒辦法立即回電，那麼，在兩天之內，請別人替你回電。

在辦公室里，當你接聽恰好外出辦事的同事的電話時，要替同事做好電話留言，包括來電者的姓名、電話。在家中也是一樣。無論是生活中，還是工作中，我們都應當多替他人想。

現在很多人都在電話上安裝了錄音裝置，外出時將其打開，就可以把打來的電話留言錄下來。在錄製自己的話音時，要注意措辭。

如果是公司電話，可以這麼說「您好，這裡是**公司，我們的辦公時間是工作日早九點到晚五點。請您聽到提示音后留言，謝謝！」

如果是住宅電話，直接說「您好，請留言，謝謝」便可，而不必過多透露個人消息。給別人留言時，最重要的是清晰地說出你的姓名，慢慢地講出你的回電號碼和簡潔的信息，最好能將電話號碼慢慢地重複一遍。

拿破崙.希爾曾這樣說過：「世界上最廉價，而且能得到最大收益的一項物質，就是禮節」。過去我們可能不在意，但當大部分人都不注意的時候，就要提醒自己了。

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