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寫Email你絕對不能犯的3個錯誤

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給學生1:Email要認真寫

最近發現學生處理Email的時候有不少問題:先是給學生髮了3封Email布置任務,但沒有收到一封回信。然後,收到學生轉發給我的一個郵件,轉發的時候居然一個字也沒寫,正文留了一片空白。再然後,看到學生髮給另外一個研究團隊問問題的一封Email,居然沒有落款,不介紹自己。

心裡一聲慨嘆,本來想偷懶,可是學生確實太不懂規矩,所以還得和學生們講講如何寫Email的事情。今日的老師雖說只是拿錢教課,額外的教點工作常識也算是應該的。

1. 方便收信人處理。電話什麼的必須馬上回應,Email則可以在任何方便的時候處理。

2. 防止遺忘。QQ和微信電話,很多時候看完聽完立馬就忘了;而Email一般是處理完才會存檔,很少出現忘記處理的問題。由於現在記性越來越差,如果有人打電話給我,我經常告訴他們要同時發Email提醒我。就我個人而言,電話或者面談的內容基本上是撂爪就忘,而收到的Email則肯定會按時處理好。

3. 細節準確。口耳相傳很容易出錯,比如要網址、文檔、或者電話,Email都是最好的方式。

4. 留個備份,方便以後查詢。QQ微信什麼的聊天記錄很快就找不到了,Email才是永久記錄。

由於以上這些好處。現在,大學里和同事們的官方交流的時候Email基本上是唯一的途徑。學術圈裡,對細節的要求非常高,Email可以說至關重要。

具體到科研合作,極少的時候,一些簡短的問題可能會通過QQ或者微信發過來希望我迅速解答;但如果回復的內容稍多;我回復的時候一般會刻意的改用Email,自己留個備份也方便對方閱讀和處理。

總的來說,這年頭,Email就是professional的代名詞。大到基金申請小到中午約飯,只要與工作相關的,用Email都是合適的;相比之下,電話、微信、面談的適用範圍其實都非常窄。

1. 沒有稱呼,沒有落款,給陌生人寫信不自報家門。寫Email一定要有稱呼,最後要有落款。如果是對陌生人,一定要對自己有所介紹。對自己介紹越多,對方越了解你,回你Email的可能性越大。實際上,大家經常收到Email不知道發送者是誰。既然別人不知道誰的信,不回Email也就再正常不過的。

2. 轉發Email或者發送附件的時候,自己什麼話也不說。如果沒什麼可說的,最簡單的可以給一個背景介紹:「XXX,這個是我從Y那裡得到的消息,請參考。」;或者最簡單的,寫上「FYI」。

3. 收到信息不回。收到Email,如果是有信息的,必須回復。完全可以簡單回復 「好的。我會儘快處理。」,或者直接說 「收到」 甚至是 「謝謝」。(註:群發的郵件,很多時候可以不回)

其實,寫Email也有一個最簡單的原則,如國人所謂 「見信如晤」(見信如見人)。如果把每一封Email都想象成一次短暫但是真實的會面,郵件正文如何寫也就自然清楚了。如前文所說的三個情況:見了陌生人你當然要介紹自己。給別人代東西過去,你見面的時候當然要解釋一下是什麼東東。收了別人的文件,你會不說一句謝謝嗎?

另外,以前看過一段文字,說給別人留下深刻印象的最簡單方法就是寫一條長Email。不得不承認,讀長Email常常是痛苦的事情。具體到我個人,行走江湖這麼多年,見過的很多長Email都暗藏殺機。

雜誌發來的爆長的審稿意見自然不用多說,讀起來簡直讓人有自殺的衝動。當年,同事向老闆告我狀用的就是一條超長Email。直到今天,我還記得老闆皺著眉頭帶著無奈的眼神用緩慢的語速和我說的話:「…she wrote a really long Email…」

另外,所有人都應該學習在Email里通過書面語言協調多方、解釋並處理複雜問題的能力。在不見面的情況下就解決複雜問題,這個技能超級有用,有機會可以細說一下。

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