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如何提高溝通效率

如何提高溝通效率

一個高素質的團隊管理者所發揮的作用往往對成敗起決定性作用,一個優秀的管理者必然是一個善於溝通的人。溝通研究專家勒德洛提到:高級管理人員往往花費80%的時間以不同的形式進行溝通,普通管理者約花50%的時間用於傳播信息。可見,率。

為了提高溝通效率,現代管理理論提出了一個新概念,成為「高度的非正式溝通」。它指的是不拘形式,利用各種場合,通過各種方式,排除各種干擾,來保持他們之間經常不斷的信息交流,從而在一個團體、一個企業中形成一個巨大的、不拘形式的、開放的信息溝通系統。

微軟公司十分注重便捷而有效的溝通。微軟公司幾乎所有的員工都聚集在公司大片綠樹成蔭的「校園」內——位於西雅圖以東10英里的華盛頓特區雷德蒙德。儘管公司發展迅猛,增加了許多新員工,但公司仍力圖保持小公司的感覺。許多員工都將電子郵件視為直接公開交流的一種重要手段。員工們可以,而且也確實使用電子郵件與比爾·蓋茨和其他管理人員就許多問題進行交流,而且常常很快就能收到回復。

如何提高溝通效率

1.溝通要有明確目的

溝通前,管理者要弄清楚作這個溝通的真正目的是什麼?要對方理解什麼?漫無目的的溝通就是通常意義上的嘮嗑,也是無效的溝通。確定了溝通目標,溝通的內容就圍繞溝通要達到的目標組織規劃,也可以根據不同的目的選擇不同的溝通方式。

2.善於聆聽

溝通不僅僅是說,而是說和聽。一個有效的聽者不僅能聽懂話語本身的意思,而且能領悟說話者的言外之意。只有集中精力地聽,積極投入判斷思考,才能領會講話者的意圖,只有領會了講話者的意圖,才能選擇合適的語言說服他。從這個意義上上講,「聽」的能力比「說」的能力更為重要。

渴望理解是人的一種本能,當講話者感到你對他的言論很感興趣時,他會非常高興與你進一步加深交流。所以,有經驗的聆聽者通常用自己的語言向講話者複述他所聽到的,好讓講話者確信,他已經聽到並理解了講話者所說的話。

3.避免無休止的爭論

溝通過程中不可避免地存在爭論。無休止的爭論當然形不成結論,而且是吞噬時間的黑洞。終結這種爭論的最好辦法是改變爭論雙方的關係。爭論過程中,雙方都認為自己和對方在所爭論問題上地位是對等的,關係是對稱的。從系統論的角度講,爭論雙方形成對稱系統,而對稱系統是最不穩定的,而解決問題的方法在於變這種對稱關係為互補關係。比如,一個人放棄自己的觀點或第三方介入。

4.使用高效的現代化工具

電子郵件、管理軟體等現代化工具的確可以提高溝通效率,拉近溝通雙方的距離,減少不必要的面談和會議。

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