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我是如何快速成為Excel達人的

2003年的春天,非典從南傳到北,我從北京坐火車南下到廣東開始實習,正式開啟職場模式,我的第一份工作是做調節表。

調節表是什麼呢,可能大家都聽說過銀行餘額調節表,但當初我做的是內部往來調節表,集團有18家獨立的公司,每個公司之間都有買賣業務和收付款,然而因為票據的傳遞等會有時間差異,每個月關聯公司之間的應收應付都對不上,需要一個專門的人員把差異核對出來。

當初母公司正在上線ORACLE ERP,負責調節表的同事已經3個月沒有核對過了,我需要把18家公司3個月的往來賬在一個月內核對清楚,並且有5家主要的公司每個月相互之間的往來至少有200多筆。現在看來不算什麼,可對於當初剛畢業沒有任何工作經驗的我來說,那真是太難了。沒有人交接,沒有任何人指導,需要把母公司金蝶導出來的明細賬和其他公司會計發過來的明細賬核對,財務系統不一樣,各個公司所在地區或國家不一樣,記賬習慣不一樣,摘要不一樣,純粹肉眼核對,一個星期沒任何進展后我真的要瘋掉了。

這個時候有一個好心的姐姐,告訴我一個方法,她說你可以按照金額查找試試,Excel有個功能是查找,快捷鍵是CTRL F, 我試了一下真是好用,瞬間對她感激不盡,現在還記得她的名字。對於職場新人來說,別人的一點恩惠都是終生銘記於心的啊。後來她還說聽說有個vlook up ,不過她也沒用過,讓我問問其他同事。說實話我連這個函數的名字都記不住,財務部幾十號人誰會知道我也判斷不出來,我能做的只是默默的把VLOOKUP寫在了自己的筆記本上。奇迹是靠著一個簡單的查找功能居然在一個星期內核對完了一多半公司,當然是相互之間業務比較少的關聯公司。

可能有人不理解,百度那麼發達,為啥不度娘呢。可是2003年的時候好像沒有那麼普及啊,另外公司不能上外網,手機還用的諾基亞呢,智能機還沒問世。我上大學期間也就會和同學聊聊qq,還是去學校的機房,電腦也不是每個宿舍都有的,也就計算機課程上學點word, excel的最基礎內容,對於深入一點的應用真是完全一片空白啊。真羨慕現在的孩子,我2歲的小兒子都知道按空格鍵來暫停和繼續播放動畫片了。

而我當初唯一能做的是自己在excel里用右上角的幫助功能,學會了vlookup, sumif,mid, ABS, trim, if, countif, index, and等函數,學會了數據透視,數據分列等數據整理匯總方法。然後在工作中不停的實踐這些函數,創造一切機會使用這些函數,慢慢的就和我自己融為一體,不用思索就能知道什麼時候用什麼函數,以及每個函數怎麼用。

當初為了那個調節表,我自學的第一個函數是vlookup,兩個公司之間幾百條的記錄,五分鐘之內核對出一大半,那種神奇的感覺你能理解嗎?與它的相遇可以說是一見鍾情,驚為天人。大概一個多月後我核對完了積壓三個月的內部往來。

然而此時我發現自己還有一個急待解決的問題是速度太慢,不管是打字還是使用excel都慢吞吞的像一隻蝸牛在鍵盤上爬行。首先我開始想辦法提高打字速度,每天中午有一個小時的休息時間,隨便吃點東西就開始在電腦前練習打字了。並且幸運的是認識了部門一個比我早一年加入公司的同事,她告訴我要想提高效率必須操練成全鍵盤手,就是做任何報表連滑鼠都不用,一個鍵盤來回切換就能解決所有問題。我開始有意識的向身邊的同事學習excel的快捷鍵,除了最初的Ctrl F, 簡單的Ctrl+V(C或者X),我知道了Ctrl +S, Ctrl+ Z, Ctrl+N, Ctrl+Y,Ctrl +H, Ctrl+G, Ctrl+delete, Ctrl+"+", Ctrl+"-",ALT E V, ALT TAB, ALT D F F, ALT F C, ALT W F等等不勝枚舉的快捷鍵。

實習期總共三個月,我的任務除了每月核對內部往來也就是在辦公室打打雜,所以我有相對充裕的時間去練習這些EXCEL的函數和快捷鍵。感謝第一份做調節表的工作,讓我工作之初就接觸了大量的數據處理,使我能夠把自己每天學到的新的excel技巧充分的運用到這些數據上,像做實驗一樣拆解一個又一個函數,摸索一個又一個快捷鍵,幾個月後當我正式開始上班的時候,這些知識已經能信手拈來了,一年的工作磨鍊后,我已經成了部門操作Excel最熟練的人了。

現在網路那麼發達,到處可見有人分享excel的技巧,百度隨時可以查詢你需要的函數或者快捷鍵,可是我發現大部分人會去轉發excel技巧,同時可能打開瀏覽相關文章甚至收藏起來,可從來不自己去操練,財務工作5年還不會用vlookup, sumif 和數據透視的大有人在。

技巧在哪裡,方法在哪裡?

最簡單的就是把自己置身於一個資料庫里,隨便折騰各種排列組合提取不同維度的數據。然而不是每個人都有這種機會,那就在你的工作中多多留意,每一個需要你使用滑鼠的操作都想想有沒有更快捷的方法,每一份數據的整理都思考一下有沒有什麼函數能快速解決。

你想儘快提高自己工作效率的決心才是你學習excel最好的動力,你的實踐和練習才是你成長的基石。別人分享的乾貨只能錦上添花,你自己已經準備好變成那匹綾羅才行!



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