如何在5分鐘內，向領導彙報上百頁的PPT？

往模板里填上費盡了腦細胞列出來的數據、分析、計劃……PPT終於做完。

然而萬萬沒想到，真正的難題才剛剛開始——

PPT彙報

年終總結說得不好，影響了績效年終獎可咋辦？大風大浪都過來了，一年的辛苦又怎麼能敗在了年終總結上。

想好好在領導面前展示一番，無奈年終總結大會卻不能是你的主場，總是一不小心就超時。直到某一天，我看到了一個叫「電梯彙報術」的方法，號稱在電梯門口攔住領導，五分鐘就能說清上百張PPT的內容，我才恍然大悟。

有時候，你準備了上百頁的屁屁踢，可臨開會，領導卻只有五分鐘的時間在場，沒他拍板，別人什麼也決定不了。

有時候，你要彙報一件很重要的事，但領導卻覺得自己的時間很值錢，你的事只配給五分鐘。

有時候，你到客戶那裡去提報方案，剛好遇上了他們的大領導，可他只有五分鐘的時間，你是一步步走流程，還是抓住這天降的五分鐘呢？

再比如，你在行業會議的茶歇認識了一個投資人，你能利用這短短的五分鐘泡咖啡的時間，把項目說清楚，並爭取一次正式見面的機會嗎？

麻省理工學院每年的創業大賽中，有一個環節就是「電梯彙報」，贏者可獲2萬美元獎金，因為上面這些，都是「電梯彙報術」可以幫助你的。

「電梯彙報術」是一種結構化思維，比如今天要介紹的是PREP的彙報結構：Position觀點、Reason理由、Evidence證據、Position重複觀點。

這都是你需要事先準備的，我們來分解一下，到底包括哪些：

第一步

就是首先用一兩句話說清楚你想要得到的東西，包括：希望領導原則上同意、給預算、定時間、定下一步計劃、或者儘快看看你的詳細材料，等等。

請注意（敲黑板），很多人第一步就出了問題，不是「你做了什麼」，而是「你希望領導做什麼」。

我們通常這樣開頭：

「上周我見了一個供應商，他balabalabala」

「這個月，我對員工滿意度進行了全面調查，其中有balabalabala」

「我分析了近幾個月的數據，發現balabalabala」

沒錯，你為這個方案付出了一個月的努力，你有很多話想告訴領導，但這關他什麼事呢？功勞要賣，但不是現在。

不是「我見了一個供應商」，而是「有個供應商希望見一下您」。

不是「我做了調查」，而是「想請您確認一下下一步的改進方案」。

不是「我分析了數據」，而是「我們必須把時間提前」。

為什麼要這樣開頭？你知道很多領導忙到什麼程度？會議開始之前，他還不知道會議的主題是什麼。你必須讓他一開始就明白，你希望他做什麼？他才能圍繞這一點，考慮你下面的內容。

你想要領導做的事情，一般有三種：

1第一種是領導明確的動作（定方向、定預算、定時間、定下一步計劃）；2第二種是領導原則上同意，可以繼續進行下去；3第三種是領導重視並儘快看看你的詳細材料或安排會議。你想得到哪一樣，取決於工作目前的進度，取決於領導的決策風格（授權型還是參與型），你必須有一個明確的判斷，別指望領導幫你決定。

請一定要盯著他的眼睛，用堅定、簡短、直接的語言告訴他：「我需要得到您的……」

不要怕這樣做失禮，讓領導儘快進入狀況，節省他的時間，就是對他最大的尊重。

第二步

接下來，你還有4分30秒？

不，你最多還有2分鐘時間陳述你的理由，差不多是你平時講三頁PPT的時間。因為還得留1分多鐘給領導提問。

你需要仔細分析你的彙報材料，凝結成不超過三個理由，然後試著用簡潔而有力的語言表達出來。

簡潔的表達在於強化重點，何為重點，又取決於你的彙報目標。試比較下面兩種句式：

A：「考勤上我建議採用XX系統，因為比較成熟，解決我們後期考勤核算複雜的問題。」

這是「論點——論據——強化論點」的結構，強調「成熟系統」、「解決實際問題」，顯然是希望用明顯的優勢引發領導明確的動作（給預算、定時間、定下一步計劃）。

B：「我建議的XXXX是一項大公司都開始運用的系統，可以在XXX 部分運用，供應商可以幫我們聯繫參觀XXX。」

這是「論據——論點——強化論據」的結構，強調「創新」、「行業交流」，是想要引起領導的重視與興趣，引發下一步的動作——「原則上同意，可以繼續進行下去」，或者「儘快看看你的詳細材料或安排會議」。

在「理由（Reason）」環節，大部分人的困難在於精簡材料，文章是自己的好，越看越喜歡，每點都重要，怎麼也減不下來。

此時，我們要放棄做方案時常用的「技術思維」，學會用「決策思維」看自己的方案。

這兩者有什麼不同呢？「技術思維」考慮的是有哪些方法，它們的優劣勢又是什麼？「決策思維」考慮的是這個方案要多少資源，能達到什麼效果，是否符合我們的目標。

站在領導的角度上，站在一個決策者而不是執行者的角度上，哪些理由能直接幫助他做決策？哪些是間接的？先把間接的去掉。再想一想，其中最重要的三條是什麼？

請不要懷疑這個方法，因為一定可以做到。如果你做不到，說明方案本身有問題，給你一個小時也沒用。

第三步

在陳述理由之後，通常領導會詢問一兩個關心的問題，即使領導不問，我們仍然需要進入下一個環節——證據（Evidence）。

在「理由（Reason）」部分，核心是觀點，要求簡潔直接；但在「證據（Evidence）部分」，最重要的是細節，要求有打動力，包括：具體現象、數據、效果估計、承諾等等。

選擇什麼樣的材料作為你強有力的證據，仍然取決於你想要達到的目標：

「供應商之前的使用XXX技術的XXX項目，預算和我們基本相同，就是在30天內完成的……」

「我已經聯繫過XXX培訓公司的tony，他至少可以聯繫三個在此期間有空擋的場地，但必須在本周內確認……」

「我做過測算，按現在的招聘速度，入職率將低於60％，將嚴重影響各部門工作……」

「這個管理方式雖然目前應用不廣，但非常符合公司未來的發展方向，聽諮詢公司朋友說國外的一些大型企業也在做這方面的深度調研……」第四步

最後，再一次重複你的要求。

和開頭不同，開頭提要求是讓領導明確你的彙報目的，結尾的要求則帶有強烈的「行動導向」——更明確，更能讓領導做出決策。

如果你的目標是「希望領導給預算、定時間、定下一步計劃」，那麼你最好能讓領導做選擇題，而不是判斷題：「上面的兩個方案，其中預算首先要定下來，希望領導能給個建議，我們可以儘快執行下去。」如果你的目標是「希望領導原則上同意，可以繼續進行下去」，那麼你最好表示下一步的行動已經在計劃之中，這是一個積極的暗示：「如果您同意的話，我下一步的想法是……」如果你的目標是「希望領導重視並儘快看看你的詳細材料或安排會議」，那就可以更明確一點：「我的詳細計劃已經發到您的郵箱里，剛才跟您的助理確認您本周三和五有時間，如果您覺得有必要，可以安排一個會議……」

請注意（再次敲黑板），所有的努力都是為了一個結果——下一步明確的行動（時間、人物、預算、動作），別天真地以為領導會自己決定自己該做什麼，人天生有拖延的傾向，你含糊，他也含糊，事情辦不好，責任還在你。

「五分鐘電梯溝通術」，難點不在技術層面，多多練習，一定可以做到。

難點在於思想包袱。很多人把跟領導溝通，看得太嚴重，於是拚命想表現自己，有人則看得太複雜，於是拚命逃避。

簡潔的表達源於單純的心態，「五分鐘領導彙報」只是為了解決問題，不是讓你給領導一個好印象（儘管客觀上有可能），不要追求所謂「技術含量」，那些只不過是為了滿足個人的虛榮心而已。

你對世界簡單了，這個世界也就不會對你太複雜。