項目經理，你會寫會議通知嗎？

一、每天各種會，煩！

職場人士，每天或多或少被各種大大小小的會議騷擾，尤其是初入職場的小白們，人微言輕，除非會議衝突導致有的會議無法參與，其他的會議不得不參與。那困擾來了，每天大量時間都耗在開會上，工作誰去做？加班？拖到第二天？發現第二天也要開會、導致工作也沒時間做？長期以往，唯有加班或離職是出路；但久經沙場的職場人會告訴你，換家公司，會議也照樣多！那，除了加班就沒辦法了么？不，高效開會才是關鍵。

二、開會有技巧，會議通知你會么？

按照會議的流程，分為會前、會中、會後三個部分，但局限於文章篇幅，本文僅圍繞「提升會議前準備的效率」開展討論，聚焦會議通知。

假設會議是必須要開的（本文不討論開會的必要性，如部門聚餐就沒必要開會討論），上級要求你寫會議通知，作為職場小白的你會如何做？回復「好的，收到」給上級，然後默默地思索會議通知的格式如何？公司如有模板，套用一下，沒有的話，搜索格式；然後突然意識到會議的時間、地點、參會者、議題等都不知道，再一一去請示上級，預定會議室，發會議通知給所有參會者。

如果你是這樣做的，恭喜你，成功踏入低效會議的大門！你會發現，參會者不準時、忘了在哪開會、壓根不知道要開會、與其他會議時間衝突無法參加等各種突髮狀況。用腳投票都知道，小白的上級肯定不滿意。

三、好的會議通知其實是有套路的！

用「誰、什麼、為何、何時、何地、如何」這5W1H來進行思考，明確「會議通知」是針對誰的？誰需要參加？會議主持人是誰？會議議題？想達成什麼目的？會議時間與會議室的預定？會議內容需要藉助投影儀、筆記本電腦轉換頭等設備嗎？

會議通知完全按照5W1H羅列好就大功告成？然並卵。舉一個切膚之痛，有次我在確定參會者的時間花費了快2個小時，身心俱乏。明明幾分鐘可以搞定的事，愣是折騰快2個小時，究其根本原因是我沒有把握參會管理者的時間及協調。

很多會議需要請中高層管理者旁聽或做決策，他們不一定是核心執行人，會議時間的協調其實就是協調各位管理者的時間，找到一個他們都空閑的時間，這個就是會議時間，至於其他參會者的時間，大實話，不用太考慮，即使核心執行人時間緊張，他的上級都來了，他哪還有膽兒不來開會！協調各位管理者的時間，也同樣遵守職位高低的排序，先請示職位最高的管理者的時間，如果是平級的管理者的時間協調，要注意說話的藝術，本著不卑不亢、不得罪人的方式溝通及協調。

至於會議室的預定、會議設備等準備參考會議時間的確定，要講究方法技巧。好，離會議通知準備完畢還差最後一步，以郵件的形式發送給各位參會者，會議通知放在郵件正文，收件人按職位高低排序或按姓氏的大寫字母前後順序排序，一定遵守某種排序，不然會得罪不少人；郵件發送成功，請把正文即會議通知列印出來，親手送至每位參會者的手中或座位上（在電腦屏幕上貼個便利貼提醒他看會議通知）。

高效會議的第一步就搞定！下次再分享高效會議的其他技巧。