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戰勝拖延症的利器:零秒工作

最近讀了一本很神奇的圖書,書名是《零秒工作》,作者是活躍於麥肯錫14年的諮詢師赤羽雄二,書中有很多非常實用,一般人平時根本就沒有在意,對提升工作效率超級有效的方法,如果你是一個有工作拖延症的人,那麼此書一定是你的不二選擇。如果你想提升工作效率,讓自己成為一個高效的人,那麼此書更是絕對不能錯過。

一、幾個非常有用的小竅門

我們每天都在工作,日復一日,年復一年,很多人都會報怨那些重複性的工作,覺得好無聊,好沒有挑戰性,可是赤羽雄二先生不一樣,他把工作當成了一種藝術,從平凡的工作中總結出來很多經驗,讓我感觸比較深的有下面幾個小竅門,都是立刻就可以用上的。

1訂書機的妙用:訂在頁面的左上角,並且要45度斜著訂,這樣便於閱讀文件的人翻閱,也不易被撕破。

2備用文件夾:為了方便他人使用,除了原有的文件夾,可以將製作完成後的文件複製並保存到「備用文件夾」里。或者根據需求去除內容,只保留模板。

3郵件:對於郵件正文,可以設置「郵件範本文件夾」,如果你認為別人發給你的郵件文筆優美,也保存下來。

4快捷鍵:Word和PPT中有個很實用的快捷鍵:Shift+Alt+上移或者下移鍵,可以將一個段落整體上移或者整體下移。

而比較實用,並不是很容易達成的有:

5盲打:為了提升寫郵件和製作文件的效率,提升盲打的速度。

6快捷鍵收集:為了提高工作效率,在工作的時候盡量收集並使用快捷鍵。

我自己盲打其實是沒有問題的,在大學期間就學會了五筆字型,一度速度也還不錯,可是這些年很多字根,都還給了當時的老師,而目前很多輸入法非常人性化的可以五筆和拼音兼顧,於是現在打字就是在兩者之間來回的切換,速度其實真的不是慢了一點兒半點,看了赤羽雄二先生的介紹后,立刻決定要恢復自己早年五筆的速度,不要害怕一開始的慢,為了以後的快,只要是不會的字,立刻抄寫下來,並貼在電腦邊上。

快捷鍵也開始收集起來,專門準備一張A4的紙,把所有目前已經知道的快捷鍵都寫上,然後再逐漸增加,爭取能用快鍵的地方就不用菜單。就象赤羽雄二先生在書中介紹的,很多人關閉文件還去點那個X,不知道用Ctrl+W鍵,真是浪費時間呀。

二、戰勝拖延症的法則

早上來到了辦公室,有一份報告是今天必須完成的,其實拿到這個任務已經有兩天了,可是你一直沒有真正動手,這個報告是領導明天一早要看的,所以無論如何今天必須完成了。

坐到了辦公桌前,打開辦公軟體,敲下了標題:「**工作報告」,你忽然覺得自己渴的要命,然後意識到竟然沒有給自己準備水,於是,站起身,拿起水壺,去水房打水,到了水房,水居然沒有開,不過指示顯示已經接近100度了。於是你決定在這裡等待一會兒,這期間,有幾個同事也來打水,於是大家一起親切友好的一起抱怨了一下水箱。

回到辦公室,坐下來,給自己倒了一杯水,喝了一口,開始繼續寫自己的報告,忽然,電話響了,是一個同事問你一個流程上的問題,你很快進入了工作狀態,細心的回復了同事的問題。剛掛了電話,另外一個同事過來找你,有些工作上的事情需要流通一下。

同事走後,你重新回到辦公桌前,然後你忽然意識到今天最重要的任務是要完成領導交代的報告,現在報告才僅僅寫了一個題目,於是你一下子驚出一身冷汗,看了一下時間,二個小時已經過去了。

於是你大聲問自己,今天我到底是怎麼回事呀,我的時間呢,好象挺忙的呀,怎麼什麼正事兒也沒有干,上午已經過去了一半,難道我的拖延症,又開始發作了嗎,這可如何是好啊。

這些問題,如果你早一點兒讀了赤羽雄二先生的《零秒工作》,那就完全不成問題,對於如何合理的管理工作,赤羽雄二先生提出了8個原則。

1.形成整體印象。就是該項工作最終的成果是什麼,需要考慮哪些因素,按照怎樣的步驟和順序才能取得成果,而在這一項中最重要的,就是知道領導的真正意圖;用戶的真實要求;閱讀的真正對象。

2.工作不要過於細緻。第二步的核心其實就是要不太過於糾結於細枝末節,因為成功的必要原則是工作順利完成,如果過分深究細節,經常就會得不償失。

3.掌握工作要領。如果你是個新手,那麼應當多多觀察工作熟練者的工作狀態,觀察他們眼中的工作要領是哪一部分。

4.形成良性循環。一般來說,良性循環只會在相互依賴的團隊成員和夥伴之間形成。有了良好的人際關係,工作在不知不覺間也就很容易進行良性循環。

5.對改善方法本身做改善。例如可能有人會為了提高寫文件或者寫郵件的速度添加一些常用辭彙,但是,如果為了徹底提高輸入速度一口氣添加幾百個辭彙。甚至把郵件地址和網頁地址也作為常用辭彙添加那才算是對方法本身做改善呀。

6.凡事提前。總是在快要臨近截止時間時才完成工作的人,可能根本就沒有考慮過提前完成這件事。其實很有可能是你對流程不熟悉,這時候一定要坦誠地向上司或者前輩詢問。要知道「求教乃一時之羞,不問乃永世之恥」,很多前輩可能有很好的經驗,如果你請教,很多人還是會幫你的。而在不斷的進步中,就可以逐漸做到工作「全部提前」,這樣拖延症自然也就不戰而勝了

7.凡事先行一步。如果能做到「比別人先行思考應當前行的方向」,「比別人先行調查應該調查的信息」,「主動設定會議內容」,那麼你就不知不覺間進入了先行一步的狀態,這樣對人的精神是非常有益的。

8.儘是避免返工。如果必須返工,那麼就越早越好,如果明知道需要返工,方向已經有了偏差,還拖延,那隻會更加影響整體進程。

在這8項原則中,我個人認為第1項和第6項非常值得我們重視。

在進行一項工作之前,第1項說的整體印象太重要了,領導的真實意圖,客戶的要求,工作的目的一定要徹底的領會清楚,否則就很可能會用到第8項原則了。

而第6項凡事提前,可以保證工作不會被拖延,可以保證有足夠的時間把工作做好。這樣才有可能進入良性循環,才有可能凡事先行一步。

有了這些原則,下面介紹兩個具體的應用案例。

三、零秒工作應用案例

有了基本原則,如果真正的用到工作中呢,赤羽雄二先生的《零秒工作》給中了一個非常實用的工作框架,就是PDCA管理,例如你需要完成一項工作報告,那麼就可以用這個管理方法來完成,具體的步驟是:

1 Plan(計劃):討論文件的整體構成、頁面分配、每一頁的內容、是否有遺漏。

2 Do(執行):完成所有頁面的製作

3 Check(檢查):確認最初的目標是否全部達成。

4 Act(改進):重新編寫不足的部分和不適當的部分。

完成一次后,再來一次,基本原理不變,步驟有少許變化。

1 Plan(計劃):重新討論文件的整體構成、頁面分配、每一頁的內容、是否有遺漏。

2 Do(執行):全面修改

3 Check(檢查):確認最初的目標是否全部達成。站在閱讀者的立場來確認。

4 Act(改進):重新編寫不足的部分和不適當的部分。

彭小六把寫文章的過程分為四步①收渣:隨時隨地收集圖文信息,多讀書,多走動,讓自己一直接收到新鮮的內容;②接骨:搭建框架,放著發酵,繼續收集;③貼肉:用故事和舉例子來充實你的內容,表達你的觀點;④畫皮:要好看,要看得舒服。其實跟這個PDCA管理原則還是很有些想象之處的。

四、結語

只要計劃得當,方法得當,考慮得當,執行得當,拖延症,並不是什麼不治之症,並不是什麼頑疾,完全可以手到擒來,完全可以徹底根治。按赤羽雄二先生的《零秒工作》中介紹的,把有可能重複的工作備份好,把需要做的工作提前準備好,然後不停的打磨,那怎麼可能會再犯拖延的毛病。從此以後,工作順利,升職加薪和個人成長全部變得輕鬆愉快,手到擒來。



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