一封更地道的日語郵件，讓你提升留學效率事半功倍

還有一個月，日本的4月份新學年就要開始了，相信有不少同學從現在開始因為各種手續和申請，與教授和學校事務室的郵件來往也愈發頻繁了。除了面對面的交流之外，一封地道易讀的郵件可以給人留下好印象，甚至會讓我們抓住意想不到的機會。在這篇文章中，我們就來介紹一下給教授和學校郵件的標準寫法吧。

首先，一封標準的日文郵件格式如下：

郵件題目 : ○○について 【①題目】

XX先生 【 ②稱呼】

最初の挨拶文（初めまして、お世話になっております等等）【 ③問候語】

○○と申します。 【 ④報上名字】

○○についてメールさせていただきます。【 ⑤郵件主旨】

○○○○○○○○

○○○○○○○○ 【⑥郵件具體內容】

○○○○○○○○

締めの文【⑦結束語】

○○大學 ○○學部 ○○學科 XXX【⑧簽名】

Email : ○○○○@gmail.com

TEL : 080-123-4567

(附件)「XXX_AAAAA」 【⑨附件】

大家在撰寫郵件時，可以按照這個格式，把每一部分根據具體情況進行修改或者替換。

1. 題目

題目一般至少要包含郵件的主要信息，常用的結構一般是「關於xxxx」也就是「xxxについて」，或者也可以直接用一句話比如「我把xxx發給您」。具體比如申請獎學金的郵件可以寫「○○奨學金の申請について」，提交作業的郵件可以寫「○○レポートをお送りします」。

另外像提交作業，申請獎學金這類很多人可能用同一個題目發同類信息的郵件，更體貼的做法就是把自己的名字也寫上。比如「○○奨學金の申請について 王」這樣回信人以後再次查找和辨別郵件的時候不需要點進去，只看題目就能找到你的郵件。

2.稱呼

一般對於教授的稱呼就是「姓+先生」。學校辦公室的老師一般也可以稱為「先生」。如果你要給一個部門寫郵件但是不知道具體負責人是誰，則可以說「○○部門 擔當者様」。要注意，當有具體人名的時候，「様」一般只用於商務場合，在學校里幾乎不用。

3.問候語

最常見的問候語就是「お疲れ様です（辛苦了）」和「お世話になっております（一直承蒙您的關照）」。這兩者的區別非常重要。前者（お疲れ様です）僅用於「同伴」，也就是當你進入一個研究室成為其學生以後，對同研究室的老師和同學才可以用「お疲れ様です」。在申請時期或者其他部門的老師則要用「お世話になっております」。

在網路上和一些教材中還經常會提到一些季節性的問候語，這些在現代頻繁的郵件交往中用的已經非常少了，不必強求。尤其是這類問候語一般用於很久不聯繫的人，經常交往的人就更不要寫了。

4.報上名字

這一句話非常簡單，估計日語初學者也能寫的很完美。要說明的是這句話非常重要，無論你和通信者是互不相識，還是每天都想見，在郵件里都要寫上這一句「xxです」。不要問為什麼，這就是郵件的書寫習慣。如果對方對你不太熟悉（比如管一整個學校事務的老師）你還可以體貼地加上自己的院系，所屬。和學校外的人通信一般可以寫學校。「xxx大學のxxxです。」即可。

5.郵件主旨

郵件最重要的禮節，就是讓對方能夠輕鬆快捷地理解你要傳達的意思，因此這一句總結非常關鍵。

如果你是發送一個文件，就可以說「xxxxをお送りします」。

如果你是想詢問一件事情，可以寫「xxxxについて問い合わせたいと思います」。

如果你是跟對方傳達一件事情，可以寫「xxxxについて連絡させていただきます」。

總之就是先告訴對方一句，「我下面要說的是什麼什麼事」，讓他看詳細描述之前心裡有個數。

6.郵件內容

很多時候我們有一些比較複雜詳細的說明需要在郵件里表達，通常也就是在這一段的位置了。

這裡有兩點需要說明：

1）如果你說的事情包括很多方面，建議分1、2、3點來說，每一個點重新起一行，就像現在這樣。

2）如果你說的事情過於複雜以至於郵件會變成長篇大論，建議你考慮通過電話或者約一次見面來談。或者這一段前告訴對方郵件很長「長文になりまして失禮ですが、…」，這和「多圖預警」的禮節是類似的道理。

7.結束語

在你說完所有事情，想要結束郵件的時候就需要結束語。這相當於英語郵件中的Best regards或者中文郵件中的「祝好」。日語的基本格式則是「どうぞよろしくお願いします」。如果你想用正式一些的敬語可以用「どうぞよろしくお願いいたします」（但是對同研究室的同齡人用這個就比較怪）。

另外如果你是拜託對方做事情的話，可以加一句歉意，比如「お手數をおかけして恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。」

又比如你是給對方發一些材料，希望他有不明白的地方隨時問你的時候，也可以體貼一句「何か不明點がありましたらいつでもご連絡ください。どうぞよろしくお願いいたします。」

8.簽名

簽名可以僅僅是署名（即寫上自己的名字落款），但是更體貼更專業的做法是使用一套標準簽名。基本上所有的郵件系統和軟體都支持編輯自己的標準簽名。其目的就是提供更完整的信息以方便對方立刻電話聯繫自己或者辨明自己的身份。通常可以寫xx大學xx專業 xxxx，再加上電話和郵件。別看郵件貌似信息重複，在被轉發等情況下還是挺有用的。

9.附件

最後，附件裡面也是有文章可做的，那就是文件的命名。「文件1」這種名字當然是NG的，建議你可以設計一套屬於自己的文件命名規則。比如「xxxレポート_王小紅」。這樣的命名可以在提交作業或者申請材料之後讓對方一眼就看出這是來自誰的材料。如果是需要不斷修改更新的文件，則可以再加上日期或者版本號，以避免和舊版本混淆。

以上就是我們給大家總結分享的，在學校內撰寫郵件的統一格式以及注意點，希望能在新的學期開始之際幫到大家。