不懂這些郵件常識，在外企再努力也白搭！

Lily大學畢業已經兩年，經過不斷的努力，終於進入到一家世界500強的外企。但入職不到十天，她就傻眼了。

因為她連最起碼的發送郵件，都沒能做到能讓boss滿意！

好在Lily是個非常勤奮的人，經過分析同事間的往來郵件，她學會一些郵件專業術語。

郵件常用術語

抄送

你一定見過CC，但歪果仁尤其是美國人，更喜歡用copy。

舉個栗子：

I have put Tom on copy. (put on copy是固定搭配）

另外，你想暗送某人可以用BCC（也就是blind cc）。

新增/刪除郵件接收人

新增人用Looping/add，直接在郵件開頭體現

舉個栗子：

Looping in Tom.

Adding/Added Tom.（直接用「+Tom」也是可以的）

涉及隱私，不能讓Tom知道時，郵件用法是「remove」。

舉個栗子：

Removed Mike from this email.

其他

轉發郵件：forward the email to someone/ pass me the email

回復郵件: get back（更常用）/reply

舉個栗子：

I will get back to you tomorrow.

附件：一般直接用動詞attached/enclosed.

舉個栗子：

Attached please find the document.（此句中document是文件的正確用法，用file也是可以的，只是會顯得很low）

Lily將這些專業術語放到日常的郵件中，boss的臉色終於好了一些，勤奮的她仔細研究boss的郵件后，又總結出一些高階知識。

郵件的格式

1、郵件開頭的撰寫

表示感謝

人寫郵件可能會直奔主題，但歪果仁喜歡開頭表示感謝。

Thanks for the quick reply.

Thanks for getting back to me.

當別人提供了一些信息，也可以表示感謝。

Noted/Received with thanks.

Good information.

表示道歉

如果回復晚了，要表示抱歉哦~

Sorry I haven』t got back to you sooner .

Sorry for the delay getting back to you.

上一封郵件沒寫清楚導致收件人誤解也是要道歉哦~

I apologize if this was not made clear.

2、郵件結尾的撰寫

郵件的收尾，一般都是問別人意下如何。

Please let me know your thoughts.

Let me know if you have any questions or concerns. (最常見）

That』s my idea, what's your idea?

或者

I'll let you know more tomorrow(表示今天沒說完，明天再說更多)

Please call me if you like.(有什麼事打我電話）

3、郵件正文涉及到事件

發起會議

栗子：I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A。

今天下午我建議我們就A項目的發展計劃開會討論一下。

We』d like to have the meeting on Wed Apr 26. Same time。

4月26號(周3)，老時間，開會。

諮詢信息/反饋/建議

Shall you have any problem accessing the folders, please let me know.

如果存取文件有任何問題請和我聯繫。

What do you think about this?

這個你怎麼想？

At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue。

如果可以，我希望你能負責這件事情。

意見反饋

Please see comments below。

請看下面的評論。

I add some comments to the document for your reference。

我就文檔添加了一些備註，僅供參考。

列表

Today we would like to finish following tasks by the end of today: 1…….2……

今天我們要完成的任務：1…….2……

The current status is as following: 1……2……

目前數據如下：1……2……

Some items need your attention: 1…….2……

以下方面需提請注意：1…….2……

提出問題

For the assignment ABC, I have the following questions: …

就ABC協議，我有以下幾個問題：……

提議

I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future。

我建議我們每周開一次項目電話會議。

Lily的努力，boss看在眼裡，畢竟每位boss都喜歡努力積極進取的員工。作為一位職場前輩，他將自己多年撰寫郵件的經驗傳授給Lily，告訴她，如果這樣寫郵件，大家都會願意協助她的工作。

郵件的規則

1、開頭要恰當稱呼

自我介紹

直接說My name is xxx

Hi Tom, My name is Lily. I work in the XX department and am in charge of ...

稱呼別人（個人）

普通工作郵件（即便是寫給總裁大人），直接稱呼名字就好了，舉個栗子：Hi Steven。如果用Mr. /Ms.，會令大部分歪果仁感覺超級不自在。

P.S.德國人除外，他們很喜歡Mr./Ms.

稱呼團隊

群發給整個公司的郵件，你可以用Dear all, Hi all，其他情況下（舉個栗子：發給全部門），最常用的說法是Team

2、直奔主題

Your correspondent won』t want to wade through paragraphs of waffle – so get straight to the point.

相信閱讀你郵件的人不會願意仔細瀏覽你那空洞無聊的長篇大論，所以你需要直奔主題。

3、內容言簡意賅

Try to keep your email as short as possible. Make the paragraphs short, too – long paragraphs can be difficult to read and take in.

儘可能將你的郵件內容寫得簡單明了。文章太長不易閱讀和吸收。

4、將內容編號

If you』ve got several questions or points to make, it』s very helpful to number them. This makes it easy for the other person to respond to each one, especially if some just require a yes/no response or a single word answer.

對於那些為了諮詢或提供各種問題的郵件，最好將問題一點一點的列舉出來，以便於他人對每個問題作答，尤其當某些人更傾向於對問題只回答「是」和「否」的時候。

5、重新閱讀一遍，校對拼寫錯誤

A typo or spelling mistake can turn one word into an entirely different one. If you』re using email in a professional capacity, that mistake could be embarrassing – or even offensive.

排版或拼寫錯誤有時能導致對一個單詞的誤解。尤其當你用郵件來溝通專業性內容時，這樣的錯誤就很尷尬，甚至有些失禮。

6、充分利用郵件簽名

If your email provider allows it, you may even want to create several signatures to use for different purposes (e.g. one for emailing friends, one for new business contacts).

有些郵箱甚至還提供用戶根據不同目的設計不同簽名的服務（比如：一個對朋友使用，一個對新結識的企業夥伴使用）。

boss補充說，這些都是外企中發送郵件最基本的一些規則，如果想要郵件顯得更加專業，還有一些常用郵件禮儀需要注意。

讓你的郵件更專業

1. 主題必須要「標題黨」

必須包含必要信息，讓人有打開的慾望。

比如「休假通知」和「Lily4月26-30日休假，工作已交接給Tom，急事請call139xxx」。

這兩封郵件，你覺得哪個更專業呢？

2. 一定不要用任何簡寫

比如c.u(see you)之類，除了pls(please),thx(thanks),當然能不用盡量不用。

也不要用gonna, wanna這種形式，請變成原形 going to, want to

3. 過往郵件

回復別人郵件，要把過往郵件的內容recap一遍，防止別人忘記。

4. 可以多用的

多用bullet point, table 讓郵件更加清晰；多用callout，一目了然。

5. 附件的規則

有附件的話，把附件做一個summary貼在正文；附件的命名一定要規範，讓人知道裡面是什麼，也方便別人保存。

6. 當日事當日畢

任何郵件，當天必須回、必須回、必須回（重要的事說三遍）

7. 委婉說法

問別人一個問題時，前面加個wondering表示想知道，比直接問一個問題更加委婉。

請求別人做一件事，用If you could xxx, that would be great. 更加禮貌。

請別人幫忙做一件事時，在前面加(by) any chance，意思是如果有時間/有機會，很委婉。

Lily將自己的總結和boss的分享融會貫通，很快在郵件方面取得巨大進步，讓所有同事都刮目相看。

P.S.別忘了好的知識，要轉發、分享給好朋友哦~