收藏貼丨如何寫一封地道的英文郵件

各位即將成為留學僧的小夥伴們，

到了國外，

寫英文郵件和信函是最最常見的溝通方式，

那麼泥萌知道如何寫英文信件么?

畢竟，「一字不合」就自毀形象的大有人在，

有cue到你么？

一起來學習寫英文信件的正確姿勢吧！

英文信函可分為正式和非正式信件兩大類：

◆正式信件一般適用於寫給陌生人（如託人辦事、投訴諮詢等）、職場人士（同事、老闆、客戶等）或者是寫給院校機構的工作人員（比如你的導師）等等，總之寫正式信件的時候，一定是正經的嚴肅的認真的！需要你斟詞酌句，否則哪句話表達不恰當，分分鐘可能面臨人生危機！

◆非正式信件當然就是寫給朋友啦、父母啦，一起聊聊八卦吐個槽神馬的，更加隨意，不拘小節。

下面是一封投訴類正式信函（部分內容）和一封雅思G類小作文非正式信函（部分內容）的對照，細心的你發現什麼區別了么？

Formal 正式信件：

Dear Sir or Madam

I am writing with regard to a flight that I missed due to a mistake by one of your employees........

As a result of the error, I was not allowed to board the ight to Rome, and this caused me great inconvenience............

As the mistake was caused by your company, I hope that you will compensate me for the cost of the additional flight, as well as for my taxi fares to and from the airport.

I look forward to receiving your response.

Yours faithfully

Paul Jones

Informal 非正式信件：

Dear John and Jane,I hope this letter finds you well. I'm just writing to thank you both for the holiday and for the photos you sent......... You really were fantastic hosts, and I couldn't have asked for better guides toshow me around.

Sorry I didn't write to you earlier, but I've been working flat out since the moment I arrived home. Do you remember I told you I had an assignment to finish? Well, the deadline was two weeks earlier than I thought it was!..........

Hope to see you soon,Peter

從以上信件標註的內容來看，正式信函和非正式信函在表達上明顯不同，好了，大家一起來找茬吧！

◆縮寫

非正式信函中最愛用縮寫，如上面的I'm、I've、didn't、couldn't ,而在正式信件中是見不到縮寫的，它們會寫成 I am、I have、did not、 could not 。

縮寫形式正是體現了非正式信函簡易的風格，但不適用於正式信函中，容易給對方輕佻的感覺，所以一定要區別使用！

◆習語

英語習語是英語中使用最普遍、表達力最強、文化內涵最豐富的一部分，是英語語言的精華所在。

這些習語在非正式信函中隨處可見，因為畢竟是好友或與親近人之間的書信聊天，習語表達會更生動形象，容易拉近兩者間的距離。

舉個栗子，感受一下：

非正式：I've been very under the weather(=sick) lately.

但如果用於正式信函中，可能會因為用詞「尺度」造成不尊重對方的感覺。

下面是一些常見的英式地道習語，大家可以學習下，一定要謹記：只能用在非正式場合哦！

◆動詞短語

上面非正式信件中用到了一些動詞片語 flat out（竭盡全力）、 show sb. around（帶領.....參觀）,它們更加口語化，而在正式信函中，會用比較長的同義詞替換這些短語。

如：find out➝ discover go up➝ increase

◆祈使句

祈使句主要有以下幾種形式：

1. 動詞原形開頭的，如：send it soon、 help your mother more .

否定結構為：Don't talk to me that way.

2. Be 動詞開頭的，如：Be patient

3. Let 開頭的，如：Let's go to the movie.

朋友間、親人間可以不拘小節，直來直往地提要求，但在正式的信函中，這些祈使句命令性太強，不夠禮貌謙遜，所以需要使用一些情態動詞來「放低姿態」，讓對方感覺到你的真誠。

如send it soon可改為：You may send it at your earliest convenience.

正式信函的句子通常是比較長的複雜句，你會經常看到may/could/would會代替want 、can等一些直接要求的詞，語氣更加婉轉。

◆語氣副詞

在非正式信函中，小夥伴們常常情到深處，雞凍不已，使用語氣副詞來表達感情。

He 's very cool.

He 's really great.

He 's totally hot.

但在寫正式信函時，比如寫給你的客戶、老闆或者是雅思考試信函寫作等，這些詞不利於呈現一種成熟穩重幹練的形象，因而會影響對方的評斷。

但這些小擔憂可以用一個詞搞定！➝Strongly

I strongly agree with you./ We strongly recommend that you send in your order form as soon as possible.

◆連接詞

在信函寫作時，我們經常會使用一些連接詞使觀點或者段落的銜接更自然流暢，非正式信件中會用到下面這些表達:

1.To top it all off

更有甚者，加之；最奇怪(或糟糕)的是[常用作插入語]

e.g.To top it all off, my vacation was ruined because of a blizzard.

2. On top of it all

最重要的是（往往是表達最後的觀點）

e.g. On top of it all，she was very rude to me .

這些連接語比較正式的替換詞為：Furthermore、 Moreover、 In addition.....

◆縮略詞

縮略詞大量用於非正式信函中，如TV、PC等，而在正式的信函中，一定要使用全稱，即Television 和Personal computer。

◆感嘆號

感嘆號用在非正式信件中無可厚非，但千萬不要用在正式信函中，容易造成對方視覺上和心理上的不舒服。

◆拉丁辭彙

英語中有很多辭彙由拉丁語系（法語、西班牙語、義大利語)的詞轉變而來，這些辭彙一般用於正式文體中，如：

Alma mater 母校，尤指大學）

breeze 微風 canyon 峽谷

embargo禁運

非正式信函更傾向於使用大眾日常的辭彙，如intelligent用於正式信件中，而smart用於非正式信函中。

前面做了那麼多功課，可不能敗在結尾上，結尾的問候語給人的印象也非常重要，一定要寫對！

福布斯職場專家蘇珊·亞當斯和禮儀顧問萊特為我們總結了以下郵件結尾（email sign-offs），並附上了用法解釋。大家多多參考學習！

Best系列

Best.

最普遍，最安全，極力推薦。

My Best

有點生硬。

My best to you.

有點過時。

All Best/All the best

可以用。

Best Wishes

看起來特別像賀卡，但是還不賴。

Bests

我知道有人喜歡，但是我覺得它很繁瑣。為什麼你需要多餘的「s」？

Regards系列

Best Regards

比最普遍的「Best」更正式。

Regards

不錯，穩重，簡短。

Rgds

我過去常用這個但是現在沒用了，縮寫太過了點。為什麼不多寫幾個字母？如果是用手機發郵件的話，這個OK 。

Warm Regards

我喜歡在給不是很了解的人發私人郵件時用這個，或在商業郵件里表達謝意。

Warmest Regards

跟Warm Regards一樣好，且更增添了一絲溫暖。

Thank系列

Thanks

萊特說這個禁用。她認為「這不是結尾而是感謝。」我不同意。福布斯領導力編輯弗萊德·艾倫經常用這個，我認為它是一個合適的、暖心的詞。我也用。

Thanks so much

我也喜歡而且會用這個，尤其是當某人——同事、人脈資源、跟我有業務關係的人——花時間和精力完成任務和郵件時，我會用這個。

Thanks!

這個很讓我惱火，因為我曾經有個老闆每封郵件都用這個結尾。他經常讓我完成一個任務，帶著勉強感謝的符號，這讓他的結尾看起來像是一個嚴厲的命令，而不是真誠地致謝。但是在合適的語境中，它也適用。

Thank you

比「Thanks」更正式。我有時用這個。

Thank you!

這個不會像「Thanks」那麼讓人不悅！「You」 緩和了語氣。

Many thanks

當我由衷感謝收件人所付出的努力時，我常常用這個。

Thanks for your consideration.

有點生硬帶點屈從，儘管它幾乎是尋求排斥，但是在商業郵件中它很有用。當你寫就業相關的郵件時，避免使用它。

Thx

隨著我們的郵件變得更像文本，我猜想這個會越來越受歡迎。

Yours系列

Yours Truly/Yours

我不喜歡這個。它讓我有種我十歲從瑞典筆友那裡收到一封信的感覺。

Very Truly Yours

萊特喜歡在商業郵件中用這個，但我認為不自然，還是像筆友信件。

Sincerely

萊特也喜歡這個，但是對於我來說，這表明作者停留在過去。也許對於某些正式的商業通信是OK的，例如來自處理你去世母親遺產的律師信函。

Sincerely Yours

跟「Sincerely」問題一樣，但是有些做作。

表白系列

Love

這個看起來太不正式，在商業郵件中就像過度分享。

Lots of love

我只會在私人郵件中使用這個。「Lots of」比簡潔的「Love」更顯得過度熱情。

Hugs

很難想象在商務郵件中用這個，但是如果你是在跟你的奶奶寫信，這個就非常好。

Smiley face

儘管有些人為之惱火，但是表情符號越來越被廣為接受。但除非我跟我的孩子寫信，否則我不會用這個結尾。

;-)

我收到過同事發的郵件中使用這個符號，我覺得它們很陽光。

[:-)

儘管我懷疑大多數人都不喜歡，但是我看到用標點符號構成的笑臉還挺高興的。

其他表達：

Warmest

私人郵件中我常常用這個，尤其是當我跟某人比較熟但又不常聯繫時。

Warmly

這是一個關於 「warm」 主題很好的結尾，在同事之間使用很安全。

Take care

在適合的情況下，尤其是私人郵件，這個很有用。

Hope this helps

在試圖幫助收件人的郵件中我喜歡這個。

Looking forward

我也用這個。我認為它很親切、暖心，並且顯得你很渴望見到收件人。

Rushing

當你趕時間時這個很有用。它表達了你的謙卑和對收件人的尊重。

In haste

當你沒有時間校對時用這個也蠻好。

Be well

有些人認為不太好聽，在商業郵件中不合適。

Cheers!

我好奇這個在英國怎麼這麼流行。我只在試圖模仿英國人的美國人的郵件中看到過這個。我知道這個不該激怒我，但是它確實會。我也不喜歡別人告訴我cheer up。

Your name(寫自己的名字）

雖然簡潔，但是在很多情況下都適用。可能用在最開始的郵件中用不是很好。

Take it easy bro

儘管它可能使一些人反感，但是我收到用它結尾的郵件時感覺挺好，因為我知道這個發件人在非正式的環境下生活。

Have a wonderful bountiful lustful day

這種表達很奇怪而且會令人不快。

這麼多問候語，

你喜歡哪一款？

各位小夥伴在寫信時，

一定要注意這些小區別，

該些什麼不該寫什麼，

把握好分寸，

讓對方見字如面，

信中見人品！

泥萌在寫信時犯過這些小錯誤么？

又有哪些疑問呢？

歡迎多多留言哦！

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