【理論文章】論志書編纂全面質量管理與建立質量保障機制（上）

點擊上方藍色字體關注我們！

論志書編纂全面質量管理

與建立質量保障機制

陳曼平

一、問題的提出

提高志書編纂質量事關地方志編纂工作的生命。1997年5月8日地方志指導小組二屆三次會議討論通過的《關於地方志編纂工作的規定》第十一條對志書質量作了規定並要求「從多方面採取措施，保證志書質量」。廣西壯族自治區人民政府2000年66號文件對第二輪廣西三級地方志書編纂質量提出總的要求(簡稱志書十條質量標準)，廣西每一次全區地方志工作會議、自治區領導講話都要求要切實提高志書編纂質量。廣西地方志編纂委員會辦公室一直在致力於提高全區志書編纂質量，廣西通志專志、市縣誌修志單位在志書編纂工作中也摸索出不少好的經驗。但從實踐上看，要全面達到規定的質量標準並非易事，往往或多或少存在不盡如人意之處。究其原因，主要受到多種因素制約：一是行為主體因素。有修志人員志德、專業水平、工作經驗等參差不齊，也有上下對口編纂指導的個性差異與審查驗收志稿的一統、集中之間的矛盾，還有基層修志人員與上級審查驗收領導對志書質量標準把握的差別等。二是編纂活動流程程序不完善因素，基礎環節質量保障機制缺失。例如：有的基層供稿單位對志書編纂質量要求未引起足夠重視，提供基礎資料時敷衍了事，有的單位對資料搜集工作不積極配合，有的志辦人員對資料工作抓得不紮實：分工編寫志稿階段各撰稿人之間相互溝通交流不夠，給總纂統稿增添了難度：編纂者與上級指導者、審驗者之間也缺少溝通交流，編寫存在的問題、編纂指導上的偏差等得不到及時糾正，到拿出評議稿或送審稿時，志稿既已成型，大局不可逆轉，問題難以解決：審查驗收制度不健全，審稿把關不夠嚴。三是環境因素。有完成任務時間的限制，有領導人更迭的影響等，以至於到最後的審查驗收志稿時不得不放鬆要求，降低標準，遷就通過。還有行業專業職責所限，在審、編、校、印四環節中，重審驗志稿，輕編輯校對印刷，編校下功夫不夠，印製監管不到位，因而導致水平偏次、質量偏差的問題：也有因經費困難，不得不選擇資質較差的印刷廠，以致降低印刷質量要求的情況等等。種種問題，歸結到一點，就是志書編纂質量保障機制不健全、不到位。因此，對志書編纂進行全面質量管理，建立質量保障機制，應作為事關志書編纂質量的關鍵問題提出來，筆者就此與同仁共同探討。

二、對志書編纂全面質量管理的基本認識

（一）關於質量概念的內涵

質量概念是與時俱進的。「質量」最初僅用於指產品，在相當長的時期，人們普遍把質量理解為「符合性」，即產品符合規定要求，或者說符合設計要求的程度。當今質量概念已逐漸延伸到過程、體系和組織等各方面。國際標準化組織總結歸納質量定義是「反映實體滿足明確和隱含需要的能力的特性之總和」。（龔益鳴：《質量管理學》，復旦大學出版社2000年版，第30頁。）該定義中的「實體」，是指某種物質，或是物化體，也可以指某種事物或組織活動，「特性之總和」反映了系統論的觀點，即當今人們應用質量概念是為了反映或評價某種物質、某種事物或組織活動符合規格、要求的程度和狀態，其對象不僅是針對結果，也是針對過程或者過程和結果所組合成的體系。對質量概念內涵的認識不僅僅是在「結果」層面上進行，還應該從組織系統的層面上，對整個「實體」運行狀態和結果進行認識。系統論告訴我們，「世界上任何一個事物，人們所關心的任何一個問題或對象都是一個綜合體、一個系統。」(許激：《效率管理——現代管理論的統一》，轉引自管理學論研究網。)系統論給我們研究地方志書編纂質量在方法論上的基本啟示是：一是從整體性來把握事物。從整體上來說，任何事物或活動都有較為穩定的目標性，其運行有某種特定的明確目標，整個系統的一切運行和行為都為了實現這個目標。二是事物可以用系統控制的方法使其運行朝著預定希望的目標展開。三是可以從系統要素的相互作用來分析事物的內容及運行。把系統論理念所規範的質量概念運用到志書編纂，我們可以說，志書編纂是一項組織活動，是一個系統工程，其系統基本構成要素包括活動的主體(各級領導、編纂人員、審查驗收人員、編校人員等)，活動的客體(地情資料、志稿文本等)，活動的環境因素(外部環境有社會環境及對地方志認識的意識形態等，內部環境有地方志辦公室以及承擔修志單位的設施、辦公條件、經費狀況等)，志書編纂的運行包括系統要素相互作用的過程和結果。我們追求一定的編纂質量，就是為了對志書編纂活動的過程狀態和結果進行有效控制。因此，對志書編纂質量的認識應該從組織系統的層面上，從宏觀的角度，對整個編纂活動的運行狀態和結果進行全面的考評，也就是說，要將著眼點從重在審驗志稿這一考評結果的方式轉為著眼於實施全面質量管理，抓質量不能只等著看結果，而是要從抓過程入手，過程質量和結果質量同樣重要。

（二）關於志書編纂全面質量管理的質量標準

從系統運行的角度看，志書編纂全面質量管理的質量標準可歸結為總體目的標準和進程狀態質量標準兩方面。

1.總體目的標準是指志書編纂活動所達到的總體效果。它是受地方志編纂活動這一系統運行的目的性和所處的環境制約的，可以說是一種外部標準。它有兩個顯著的特徵：一是標準的外在性。即評價地方志編纂質量的優劣，不僅僅是由地方志系統本身來決定，而且還取決於地方志書編纂處在社會體系大環境中的地位、任務和總體目標實現的社會效果以及社會認可度。二是標準的複合性(多樣性)。即地方志書編纂滿足多方面需求，對社會政治、經濟、文化的發展，對官方資政、民間實用都有著重要的作用，從而最終實現地方志書的多元化功能。

2.進程狀態質量標準這是具有內在性特徵的標準，是地方志系統的一種內部標準，即指地方志書編纂系統在其總體工作目標的指引下對編纂活動的具體運行呈現的狀態和應達到的效果所作的要求。從全面質量管理的角度看，進程狀態質量標準有3個層面：第一，志書編纂活動主體行為的質量標準。是指對編纂人員的一定要求和明確規定。在整個編纂工作中，編纂主體是關鍵的因素。為了編纂工作的有效完成，必須對編纂主體在編纂過程中各項職務、職責、資格、資歷及個人素質、水平、行為準則等有一定的要求和明確的規定，既要把編纂人員視為保證質量而督促的對象，有一定的責任約束：又要把編纂人員當做有價值的資產，促使編纂人員的責任意識轉換為一種積極自主創造優良編纂質量的狀態，創造一定條件來發揮編纂人員的主觀能動性、敬業心、使命感、榮譽感。第二，編纂過程的質量標準。是指編纂工作開展的程序、步驟，實現的手段和條件等方面的要求。因為地方志書編纂是一個系統工程，多年運作，眾手成書，需要相關部門眾多人員參與配合，並依靠一定的手段和條件才能完成。過程質量標準的確定，對編纂流程的不同階段、每一個步驟、每一個環節有詳細的操作程序，有明確的操作要求，形成一定的規程標準，可以促使編纂工作達到預期的效果。第三，編纂結果的質量標準。主要是指志書成書文本(含志稿)的質量規定。如地方志指導小組頒布的《關於地方志編纂工作的規定》第十一條規定：志書「力求觀點鮮明正確，材料真實可靠，體例完備嚴謹，篇目結構合理，內容充實深刻，段落層次清楚，審校嚴格認真」。廣西壯族自治區人民政府2000年66號文件對廣西三級地方志書編纂質量提出了總的要求，即十條質量標準：「觀點鮮明正確，資料真實可靠，體例完備嚴謹，篇目結構合理，內容充實深刻，時代特點、地方特色突出，行文準確樸實流暢，遵守國家保密和涉外規定，審查校對嚴格認真，裝幀印刷符合出版要求。」這些都是對志書成書文本(含志稿)的質量規定，屬於編纂結果的質量標準。

綜上所述，對志書編纂全面質量管理就是引入當代質量管理學原理，運用系統論的觀點，對志書編纂活動的運行過程和結果進行有效控制，抓過程，促結果。如果對志書編纂這一系統活動的過程不採取措施進行質量監控，而是到形成了成果才作鑒定，那麼，很多不該出現的瑕疵就來不及消除。所以，實施志書編纂全面質量管理應引起足夠的重視。

三、關於建立志書編纂質量保障機制的幾個基本問題

建立志書編纂質量保障機制是實施志書編纂全面質量管理的具體措施。現就這一措施的幾個基本問題作探討：

（一）建立志書編纂質量保障機制的基本原理

志書編纂質量保障機制本質上是一種質量管理體系，其建立的理論依據可借鑒現代質量管理的基本原理。當今在國際上對質量進行管理的最基本的模式就是國際標準化組織所制定的管理體系(ISO9000，2000版)，該體系提供一個管理系統方法，即「將相互關係的過程作為系統加以識別、理解和管理，有助於組織提高實現目標的有效性和效率」。(紫邦衡：《ISO9000質量管理體系》，機械工業出版社2002年版，第6頁。)依據這一基本方法，現代企業對產品質量的監控不僅僅在成品檢驗上，而是深入生產過程中，對整個生產流程的每個環節嚴格按照操作程序執行控制。地方志書編纂不同於企業生產，但在通過有組織的系統活動來出成品這一點上是有相同之處的。我們可以借鑒現代企業質量管理體系(ISO9000)的基本原理，來構建地方志書編纂的質量保障體系，根據志書編纂工作的基本規律，這套質量保障機制對志書編纂運行過程中的主體要素、客體要素、環境要素，過程狀態各環節，質量標準要素等進行統籌監管，通過從過程到結果的質量監管和質量改進來實現結果(階段性結果的資料長編、志稿，最終結果的志書文本)的質量目標。這就需要我們轉變觀念，創新思維，跳出重在審查驗收志稿的單一質量管理模式，加大編纂過程監管的力度，對編纂運作情況不斷進行指導、檢查、科學評估並及時反饋，實現收集整理資料、撰寫志稿、總纂統稿、審查驗收、編輯加工、排版校對等志書編纂各環節能夠有效銜接、配合，交融互動，構成編纂要素結構合理、工作程序齊備、監管有效的志書編纂質量保障體系，使志書編纂質量不斷得到提高，志書成書文本質量水到渠成地達到質量標準。

（二）建立志書編纂質量保障機制的基本原則

依據全面質量管理的基本原理，並結合志書編纂實際，志書編纂質量保障機制的建立應遵循以下幾個基本原則：

1.總體性與階段性相結合的原則志書編纂質量保障機制的建立，應圍繞地方志編纂工作的總體目標，對總體目標細化，形成志書編纂過程中不同階段、不同行為主體、客體的分項質量標準，必須依靠職責明確的各部門、各責任人和相互聯繫的編纂環節的工作來構成一個互相依存、相輔相成的關係，互動促進，共同作用，形成合力，達到總體目標的最終實現。

2.過程性與結果性相結合的原則志書編纂質量不僅體現在編纂最終結果(成書文本)上，而且也體現在整個編纂過程中。志書編纂質量保障機制不僅應對編纂結果進行審驗評估式的管理，而且質量管理應貫穿於編纂全部環節，對編纂全過程實施跟蹤監管，既注重「事後」保障，也注重「事中」保障。

3.實體性與程序性相結合的原則志書編纂質量保障機制的建立首先應該是對行為主體實行規範管理，而後以行為主體這一實體的規範來規範編纂行為。同時，從本質上來說，志書質量保障機制是一種程序性制度設計，要對編纂工作進行規範性的監督制約，編纂工作流程中有整體運作程序，又有部門內部的操作規程，還有上下左右部門間的協作與監督程序。

4.規範性與操作性相結合的原則對編纂單位及其上下屬機構的職責許可權、工作程序、階段性環節的質量監管標準的確定等，既要有規範性又要有操作性，以利於編纂人員規範編纂行為，利於上級機構準確、客觀的管理評估。

5.創新性和現實性相結合的原則志書編纂質量保障體系的建立是借鑒現代全面質量管理的理念和方法，從系統控制的角度來構建的，它突破了以往對志書編纂質量的認識和質量管理模式上的局限性，是有一定創新意義的。但這種創新要立足現實，考慮移植的適應性。如「ISO9000，2000版」管理體系標準固然有其先進性，但這一標準模式具體是針對產品、服務、消費者的，我們志書編纂工作在借鑒上要根據志書編纂活動的特點、地方志機構的現實條件及承受能力，不能盲目地照搬，應汲取精髓而消化運用，在立足現實基礎上有所創新。

（三）建立志書編纂質量保障機制達到的基本功能

建立志書編纂質量保障機制應達到以下幾方面功能：一是規範功能。質量保障機制對志書編纂流程全面質量管理使編纂工作規範化，避免隨意性和盲目性。二是自律功能。使編纂單位和編纂人員明確該為與不該為，將責任意識由觀念轉變為自律行為。三是指引功能。解決該如何為的問題，指導向編纂質量具體標準努力，對整個編纂狀態和結果起到導引的作用。四是反饋功能。通過質量保障機制，利於對志書編纂質量進行階段性分析，利於及時指導，以便把握預期編纂活動質量，向最終質量目標方向運行。五是矯正功能。志書編纂質量保障機制，通過對編纂活動可追溯性的監督，查找問題，及時糾錯，在編纂過程中逐步消除質量隱患。尤其是高層領導可抽查、監督，如果中層分管聯繫人對基層編寫單位的編纂指導工作有偏差，不符合總體質量目標要求，或編纂中存在具體疑難問題，就可及時糾偏、解決，避免造成難以逆轉的質量問題。六是預警功能。通過質量保障機制，進行全面質量管理，及時掌握編纂進度、質量動態等情況，就某些可能造成的嚴重質量問題向有關單位、人員發出警示，或向全局通報，以避免類似問題的發生。七是獎懲功能。在對編纂質量進行客觀、公正、準確評估基礎上運作獎懲機制，通過獎優罰劣，對編纂主體進行約束和督促。

我們的郵箱是：[email protected]

喜歡我們的文章請點贊分享！

↓↓↓