八個時間管理方法 助你在職場中提高工作效率

一天有多少個小時，你改變不了。可是，你可以更輕鬆有效地度過這段時間。很可能你之前聽說過，也曾浪費時間在時間管理上的。但是，因為現代生活帶來的科技和選擇兩大便利，大多數人想要提高效率的各種嘗試都偏軌了。

今日的科技衝擊——智能手機，蘋果平板，搜索引擎，社交媒體——正在分散我們的注意廣度，用無用的事實影響我們的心理裝備，與此同時將我們變成膚淺的思考者。同時，所有可用的交流方式——郵件，實時通訊，簡訊，網路電話或者谷歌聊天——都在阻礙效率。

但是，我們不用放棄科技去重掌時間。「你需要給自己和他人定好期望，」為《哈佛商業評論》寫關於時間管理博文的丹尼爾·馬科維茨講道。你需要說清楚，「這是私人電話號碼。有緊急事情可以打。否則，不要打擾我工作。」以下是八種時間管理的方式。

1. 完成簡單的任務

記得完成簡單的任務，比如讀便箋——絕對不要在簡單的任務之間切換。「大腦一次最多可以保存七條信息，」卡耐基梅隆大學的心理學家大衛·克雷斯韋爾講道。 「如果你轉而去做其他，這些已有信息被擾亂，就需要重新獲取了。這純屬浪費時間。」底線是：不要試著一次去完成兩項簡單的任務。

2. 分解複雜的任務

諸如做預算這樣的複雜任務和簡單任務不同：分解后，你可以更快速有效地完成。克雷斯韋爾發現當人們花兩分鐘時間的中斷時間去做完全不同的事情時，可以更高效地完成挑戰性的工作——比如，在結算稅務的間歇做做填字遊戲。

「當你轉移注意力時，大腦在不知不覺地處理信息，而且這樣的效果更好，」 克雷斯韋爾講道。「即使只是花兩分鐘去查郵件也很有益。」但是注意他不是提倡同時處理多項任務——在用小事轉移注意力之前，總要先徹底弄懂大問題的概要。同時，選和你的主要項目完全不同的事情來做。「越不同越好，」他講道。

3. 培養意志力

意志力是高效的關鍵——就如你身體的肌肉一樣，鍛煉越多，越能提升。

弗羅里達州立大學的心理學家羅伊·鮑邁斯特發現，讓人們做簡單的意志力練習——比如用不慣用的手去開門或者刷牙——能讓他們在做重要任務時加強注意力。

「當你練習戰勝慣常方式時，你在特意地控制自己的行為，」 鮑邁斯特講道。「做這些意志力練習會幫助人們提高時間管理的能力，同時鍛煉他們的意志力從而做出更好的決定。」打破常規的習慣——比如每天開同樣的路回家，或者堅持一星期放棄壞習慣——比如垃圾食品，能幫助你培養意志力。

意志力，用太多就少了——這就是為何整日做決定的法官和外科醫生，時間久了會開始做泛泛的、信息不足的決定。避免在一系列艱難的抉擇之後做任何重大決定。可能的話，在意志力最強的時候做最艱難的決定——對大多數人而言是早晨，鮑邁斯特講道。你可以通過練習找出這個時間，他說。你更可能在早晨還是下午取消健身計劃?你會在剛到公司時還是下班離開前做更多的工作?

4. 限制網上搜索

現今，吞食所有可用信息讓我們的國家充斥著注意力渙散的思考者。有多少次，你在網上搜尋答案，最終卻發現自己被淹沒在超鏈接的森林裡，風捲殘雲般略過各種說法，從「領英網」調到「臉譜網」，再跳去郵箱?

研究顯示， 在網上搜尋答案時，事實上只有一兩個網站就可以提供解答，而人們往往會去瀏覽很多網站。在項目工作中，限制自己的搜尋在需要範圍內。用電腦做項目時，可能的時候，關掉諸如郵箱和電話的其他所有高科技。

5. 安排日程表，而不是待辦清單

待辦清單缺乏內容，因為不是很有效：研究表明一天結束的時候，人們最難的任務往往還沒做。與此相對，馬科維茨建議給每項任務分配時間版塊。「我告訴人們要和自己的日程表建立健康的關係，」他講道，「如果你都不知道自己有多少時間可用，怎麼去安排優先順序?你要在自己有限的工作時間裡，有意識地做決定。「標出時間版塊能讓你更有條理，同時幫你給各項任務設置了微觀的截止時間。記得留出空白時間給無可避免的危機和干擾，以及可能需要延長工作時間的任務。

6. 提取信息，而非推送

我們中的大多數人，每天都被郵件、電話和要求轟炸，而這些大都是不需要我們當下——或者甚至當天就去注意。

「人們在準備就緒時講信息推向我們，而不是在我們需要的時候，」 馬科維茨講道。與此相對，馬科維茨建議在需要的時候去提取信息，而不是任何時候都被動地接收信息。

" 怎樣去提取，而不是推送呢?當項目本身複雜同時有多方人員參與時，與其發郵件，不如口頭交流。不要頻繁地查看和回復郵件——批量處理信息，比如每三小時一次。創建一個電子簽名，說明你沒有時間回復所有郵件，有緊急事件請打電話。開會也一樣：你一定要在場么?「你需要設定期望值，」 馬科維茨講道。「你需要放慢奔涌而來的信息。」

7. 限制你的日常選擇

你無法改變出於工作需求所做的決定數量，卻可以限制自己在家的選擇。比如，歐巴馬總統只穿藍色和灰色西裝以避免不必要的選擇。他也使用只有三個選項的「決定」便箋：同意，不同意和再議。

「選擇太多讓人不知所措，」哥倫比亞大學商業學教授席娜·艾揚格講道。「你走進辦公室，一大撥人從四面八方向你襲來——通過郵件，電話和會議。問問你自己：現在的你，是主動的，還是只在被動接收?如果你實在被動反應，那麼在你講「等等，我該幹什麼來著?」之前，大半天已經過去了。建立例行程序，讓自己首先集中在需要做的事情上。

8. 前一天做好準備

好的睡眠固然重要，然而睡前時間是為第二天整理思緒的理想時段——不僅僅因為這樣做可以減輕明天的工作任務。

對入睡後人們的大腦掃描顯示：在我們沒醒著的時候，大腦在自行解決問題，因此睡前小小地回顧下工作可以幫助大腦留下印象，知道在睡眠階段應該解決什麼問題。「第二天清晨洗澡時，我們都有過靈光乍現的瞬間，」 克雷斯韋爾講道。「那是因為你讓大腦在留下信息印象之後無意識地運轉了。」但是避免在睡前去想壓力很大的項目，這樣做可能會讓你輾轉憂慮。而且，睡前一小時不要對著屏幕做事：研究顯示屏幕輻射出的藍光會讓睡眠斷斷續續。