A 君注:你一直在說自己很忙,沒時間干點別的事情,然而你每天卻花費了大量的時間在微信上,做著低效率的事情。AppSo(微信公眾號 AppSo)今天分享的這篇文章,幫你解決這個問題。
作者 | 鄒小強,9 年時間管理實踐者,撰有書籍《小強升職記》
我感覺人們已經快和手機融為一體了。
昨天我對 40 人分享《碎片化時代的時間管理》,現場讓大家打開手機(iOS),進入設置-電池-查看電池用量,幾乎 90% 的人,最耗電的應用是微信。
這毫無懸念,但平均每天使用的時長是 2.5 小時。一方面說自己忙得沒時間,另一方面卻有 2.5 小時花在手機上,這就讓他們自己有點小震驚和小尷尬了。
但是,看上去特別浪費我們時間的微信,也可以幫我們節省不少時間,我今天就跟大家分享幾個我使用微信的習慣,它們每天都在幫我節省時間。
1. 不能決定怎麼回復消息時,重新設置為「未讀」狀態
現在人說事情都不太打電話了,往往就是微信上吼一聲。
比如說客戶在微信上問:「上次那個合同改得怎麼樣了?」,當你看到這條微信的時候第一反應是懵了,合同條款還要等法務確認呢,可客戶顯然有點著急,我要怎麼回復他才能把事情說清楚,又不惹客戶生氣呢?
這時候很可能你接個電話就把這事情給忘了,或者跟別人說個別的就把這茬兒給忘了,結果第二天客戶就很生氣地投訴你。
我通常的處理方法是:
- 客戶在微信上問
- 我收到消息后不能決定怎麼回復
- 左劃一下,然後「標記未讀」
- 這樣它在我的微信上仍然會顯示有一個未讀消息,那麼即使我中間打岔把這事情給忘了,但只要我下次看微信的時候,我就能想起來。
時間管理其實管理的就是承諾,答應別人的事情如果忘掉了,這不僅對個人和公司信譽帶來損失,而且當對方提醒你這個事情的時候,往往事情已經變得緊急且重要。
我們必須放下手中的一切來處理這件事,想想看,一時疏忽會浪費我們多長時間?
2. 通訊錄同步,省得以後一條條錄入
如果不幸你的手機丟了,那要重新恢復原來的通訊錄需要多久?
- 有的人需要 3 小時,因為他要用新手機登陸微信,然後給所有人發消息:我的手機丟了,請告訴我您的姓名和電話,謝謝。然後再把收集到的姓名和電話重新錄入到通訊錄里,即使這樣,估計好多人還以為你是騙子,不會理你。
- 有的人只需要 2 分鐘,因為他們之前把手機通訊錄同步到了雲端,現在只需要從雲端拉回本地就可以了。操作步驟如下:
PS:需要下載 QQ 同步助手
時間管理裡面有個理念:2 分鐘任務,2 分鐘能解決的事情就立刻去做。
我對 2 分鐘任務還有一個理解:讓事情在 2 分鐘之內自動發生,節省自己大量時間。同步手機通訊錄就是個例子。
3. 挑出關鍵聊天記錄,發給相關人存檔
現在人跟人說事情都喜歡拉個微信群,快捷、方便、人人會用,但是如果我們需要把這些聊天記錄保存下來,給相關人閱讀存檔,或者是把聊天記錄發電子郵件作為證據保存,怎麼辦呢?
有些人就用微信桌面端,然後全部複製粘貼過去。這樣重點不突出,給閱讀人造成了很大麻煩。
反正如果我是老闆,有人發給我全選-複製-粘貼的東西,我是會罵人的。
我的方法是用微信的聊天記錄合併發送功能:
- 長按某一條聊天記錄
- 點擊更多,然後選擇你需要歸檔的聊天記錄
- 點擊發送,可以發送給某人,點擊「更多」,可以通過電子郵件或者滴答清單、印象筆記發送或保存。
己所不欲勿施於人,給相關方發送篩選過的信息,也能體現出我們的用心。
4. 快速收集待辦事項和資料
我用滴答清單管理事情,用印象筆記管理資料。
但問題是微信上也有很多好文章、好資料,如果每次都點擊收藏,那我豈不是有了兩個資料庫?微信收藏夾一個,印象筆記一個?
微信上也有好多人給我布置任務,就算用上面第一個方法把他們標記為未讀,那我豈不是有了兩個待辦清單?微信未讀消息一個,滴答清單里一個?
我的做法是把滴答清單和印象筆記綁定到微信,然後待辦事項和資料轉發過去,做到盡量減少收集的容器。
轉發的方法很簡單:長按-更多-選擇印象筆記或滴答清單-OK
印象筆記和滴答清單綁定微信的方法,:shijianguanli2015)回復「綁定微信」就能得到操作步驟的文章。
5. 加了 4000 個微信也沒有壓力
我加了 1200 個微信左右,但有些人比較喜歡交朋友。比如我知道的一位設計師,需要隨時掌握各種流行趨勢和新鮮內容,和圈裡人交流密切,他微信 4000+ 好友,但對他來說並沒有構成信息壓力,因為他要找流行趨勢時是這麼做的:
- 進入「訂閱號」
- 然後點一下「搜索文章」
- 選擇「朋友閱讀的原創文章」,他這個圈子裡最新鮮、最趨勢的東西全部出來了,節省了很多搜索、尋找、判斷的時間。
6. 結語
我們不能責怪工具佔用了自己的時間,因為這不公平,工具只是工具,如果善用工具,它一樣能成為提高效率的好幫手。
有一句話是你把時間花在哪,你就能成為什麼樣的人,那我要說的是:你怎樣使用工具,工具就怎樣塑造你。
文章授權轉自「小強的時間管理博客」,原文鏈接:4 個使用微信的好習慣,幫我每天節省至少 1 小時。