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HR痛點 | 最怕空氣突然安靜,最怕突然而來的辭職信

員工說走就走,頭也不回地邁出了公司的大門。

只留下了一個東西:

親眼看著招進來的員工辭職離開,沒錯,你又要開始招人了。

今天小編將梳理出與辭職信有關的風險點與實操知識並結合工作經驗給諸位HR寶寶們一些走心的建議,希望能幫助大家在工作中減少不必要的「麻煩」。

作為公司的HR,當收到員工的辭職信后該怎麼做?

PART ONE認真審查離職原因,咬文嚼字排除「雷區」

要記得!任何風險,都從文字的表達開始!

HR寶寶們在查看辭職信時,要快速在腦海中建立一個「連接」,即將文字與法條迅速掛鉤,把勞動者的離職原因和可適用的解除類型對接起來,比照后在腦海中作出判斷,這真是了無牽挂的離開,還是會有「后招」伺候?所以,在審查辭職理由要結合上下文再三思量,體察這字句後面隱含的風險。比如勞動者在辭職信中提及解除理由時就四個字「工資原因」,這樣的表述就很容易產生誤讀。比如有人理解為:勞動者不滿工資待遇水平;也有人可能理解為:工資未足額支付。實際上這裡是有風險的,不同的解讀導致的後果是截然不同的。前者可能被認定為個人原因辭職,毋需支付經濟補償金;而後者如果被證實確有相關事實,則有可能被認定為勞動者屬於被迫解除,勞動者依據《勞動合同法》第三十八條可以索要經濟補償金。天堂還是地獄,完全取決於你的細心哦!其二是避免勞動者辭職理由表述不一,比如勞動者和HR辭職懇談,又是敘舊,又是感恩,一副依依不捨的畫風,但對離職理由卻語焉不詳,輕描淡寫,但實際在離職原因處填寫的卻是「未繳納社會保險、未發工資」等理由。很多粗心的HR只顧傾聽和安撫,不再細細審查書面表述了,草草辦完離職手續,萬萬沒有想到後來卻引發了爭議,裁判機關只認書面理由,用人單位被勞動者以《勞動合同法》第三十八條反戈一擊,承擔了不必要的賠償責任,腸子悔青了吧!所以一定要注意!!!花言巧語不可信,書面依據才重要!

相信很多HR都遇到過這種情形:勞動者口頭或書面提出辭職后,一分鐘都不想在公司多待,恨不得下一秒就要離開,弄得公司很被動,無人接替崗位不說,搞的老闆也大為火光。

是不是感到一丟丟無奈?

《勞動合同法》第三十七條規定,「勞動者提前三十日以書面形式通知用人單位,可以解除勞動合同。勞動者在試用期內提前三日通知用人單位,可以解除勞動合同。」這就是法律賦予了勞動者單方解除勞動合同權利的規定。勞動者在書面通知用人單位后還應繼續工作30天,這樣是便於用人單位及時安排人員接替其工作,確保正常的工作秩序,避免因解除勞動合同影響企業的生產經營活動,給用人單位造成不必要的損失。但是在勞動者辦理完相關手續,結清相關事宜,崗位也有人及時接替的情況下,也未嘗不可批准其提前離職,在一定程度上,這樣的靈活操作可以減少用工成本的支出,比如薪酬待遇、社保和住房公積金成本等。

需要注意的是,如果勞動者交完申請后就不辭而別,也不辦理相關離職手續,用人單位完全可以記為曠工,按照相應的管理制度處理。

PART THREE

認審查員工簽字的真實性,留存有效書面證據

HR寶寶們要養成一個習慣,就是在處理員工關係異動有關的各類事件(請假、加班、調崗、外派學習、生產、辭職等)時,最好留存勞動者書面填寫的記錄如果單位本身有一套人事管理的範本表格,方便勞動者平時按需填寫,一定是最好不過的了。這樣的好處是,一是避免由勞動者製作書面文書上會產生的各種跳脫表達;二是表格上流程步驟清晰,審批程序明確,一目了然,便於管理。盡量避免口頭、電話、QQ、微信等方式的申請,這樣能保證在將來發生爭議時手裡有充分的書面證據。答:這裡,我們也要把握好一個度,對勞動者過於苛刻,要求其完成不可能的任務,只會適得其反,引發矛盾。這個時候不妨同意其後補書面申請的要求,然後不動聲色地對勞動者的通話記錄進行錄音,做好取證工作,以防其事後對口頭說過的話不承認。這裡有兩個建議:一個是對字跡顏色感到懷疑時,可以過片刻再核驗一下,查看有沒有褪色的情況發生;另一個是可以對照勞動者以前簽過字的書面材料,看有沒有明顯的字跡筆法上的出入。

以上種種,建議HR寶寶們在不動聲色中完成,細節體現情商!

PART FOUR

認保存辭職的原件,確保簽批流程即可

勞動者遞交辭職申請書是其真實意思表示的法律行為,意味著勞動者向用人單位表示真實的辭職意思。

所以,HR們只要確定勞動者「離意已決」,最好明確提醒對方,辭職信不能撤回,亦不能修改,防止勞動者借故收回造成不必要的麻煩。

這裡要注意,必須拿到辭職申請書,再啟動離職流程!

那如果有人問,勞動者先是遞交了辭職申請書,公司也啟動解除程序了,後來勞動者又借故拿走了辭職申請書怎麼辦?對於這樣的人,小薪就要罰你抄勞動合同法了。一般來說,HR收到辭職信后,人事管理規範的單位都會要求勞動者再填寫一張離職申請表,然後各部門依次審批簽字,核查有無未結事項,最後由相關上級領導決簽,同意即可辭職。這裡要注意,HR一定要收好辭職信的原件,而不是看完就退還給對方。收取!存好!鎖好!因為毀壞,丟失,被偷的情況屢見不鮮!

另外,對於簽批程序繁瑣的單位,為避免勞動者私自複印,用一套離職交接表複印件對付簽批流程,而私下拿走離職交接表原件用來做「其他文章」,在收到表后要好好審查所有的手寫字跡是否為原跡,盡量在一天之內辦完簽批程序,並收回原件。

員工辭職瀟瀟洒灑,HR卻要格外的注意,一封小小的「辭職申請書」有著很大的學問。昔日舊員工所思所想你無法知曉,但是身為HR我們可以做到最好。

這是對自己的尊重,也是對離職員工的尊重。

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