電商後台系統：管理後台篇之採購管理（執行層）

採購，從表面上看是公司花錢的部門，實則擔負了尋找、管理供應商的重任，確保公司絕大部分的供應鏈成本可以保質、保量的完成。

現在很多電商企業，都不自己生產產品，產品的來源基本上都是從供應商那裡採購，所以採購相當於負責了企業的第一利潤源泉（第一利潤源泉：原材料；第二利潤源泉：人力成本；第三利潤源泉：物流系統），其重要性不言而喻。

採購管理從大的方面我們可以分為：執行層、策略層和戰略層。

• 採購管理執行層，有些地方也稱為」小採購「，主要由採購員組成，職責包括下採購單、跟單、催單、結算等相關的執行操作。
• 採購管理戰略層，也可以稱之為」大採購「，也就是對供應商的管理，包括供應商開發人員，負責供應商的尋找、簽約、合同管理、樣品領用等；質量監督人員，負責供應商的貨品質量、價格、到貨準時率、售後問題等相關的績效考核。
• 採購管理策略層，也就是通過數據來驅動智慧採購，包括銷量預測、採購建議、自動補貨等，主要幫助採購人員做決策，包括哪個商品什麼時候需要採購，需要從哪個供應商以什麼樣的價格採購，需要採購多少數量等，以提高商品的現貨率和減少庫存周轉天數，進而提高效率、減少成本。

這篇文章主要介紹採購管理的執行層。

一、業務

採購業務，簡單的說，就是從某個地方，採購某些商品，到哪裡去。

從這句話中，我們可以看到幾個因素：

• 從某個地方：供應商
• 採購某些商品：商品
• 到哪裡去：倉庫

中間連接這些因素的叫採購單，採購單的內容和流轉也是這個流程的核心。

二、採購流程

採購業務的整個流程，主要包括正向的採購流程和逆向的採購退貨流程，兩個流程類似，所以這裡主要介紹正向的採購流程。

採購流程，主要牽涉到三個部門，採購部、倉庫和財務部，從採購部發起採購單，到倉庫引用採購單做採購入庫單，再到財務部引用採購入庫單做結算單，整個流程算是完整的採購流程。

採購的整個流程，是比較靈活的流程，比如我原計劃采A商品100件，實際供應商又送我5件，或者供應商少發了5件，或者A商品供應商分了多次配送過來等等，所以採購流程中間根據實際情況的調整也是非常必要。

• 業務部門、或者採購人員、或者根據系統的採購建議生成採購單，並把採購單提交審核
• 採購主管或者相關人員對採購單的進行審核，如果審核不通過，需要重新編輯提交
• 如果採購單金額超過一定數額，必要時候可以進行財務審核
• 採購單審核通過後，根據採購單的信息，供應商配貨到倉庫
• 倉庫根據審核通過的採購單，創建採購入庫單，採購入庫單可以根據實際情況選擇採購單中的某個或者某幾個商品，並且填寫實際入庫數量
• 倉庫對採購入庫單進行驗貨、入庫、配貨、上架等倉庫操作（這些屬於庫存管理內容，之後會具體說），同時採購單狀態變化
• 財務根據採購入庫單，根據供應商的結算類型（幣種、付款比例、賬期時間、是否開票等），創建結算單
• 財務把採購單裡面全部的商品都結算完畢后，採購單自動變成已完成狀態，採購流程結束

三、系統功能點

功能層面，主要包括對基礎信息的維護，包括供應商管理、採購商品管理、倉庫管理，對採購流程的管理，包括採購單管理、採購退貨單管理。大致的功能點如下，具體細節要根據公司的實際業務確定。

四、原型

以下原型僅作說明使用，具體細節需要根據實際業務進行調整。

採購開單頁面，此頁面是採購執行層的開始，主要包括採購單基本信息和商品信息。供應商，獲取供應商列表的數據，選擇此次採購從哪個供應商那裡采貨；收貨倉庫，獲取倉庫列表的數據，選擇此次採購要入的倉庫；商品信息，主要維護此次採購的商品數量和採購價，商品以SKU為單位進行採購。

添加商品，篩選出需要採購的商品，選中商品，填寫採購數量和採購價，進行採購。

採購單列表頁面，根據實際需要展示採購單信息，方便業務方查找、操作和跟進。

採購系統的執行層，是採購業務人員經常需要操作的地方，系統的靈活、流程的流暢可以大大提高業務的人員的操作效率、減少業務人員在操作上花費的時間，進而也可以使採購人員把更多的儘力花費在更有價值的供應商管理和採購決策上面。

採購管理執行層就介紹到這裡，歡迎感興趣的各位一起交流。