為什麼員工自主安排工作會比公司分配任務效率低？

很多職業的工作內容都是完成既定的一系列任務，比如醫生給病人看診，教師給學生批改作業，保險經紀處理保險金請求等。為了提高效率，不少公司會制定一系列的日程安排，要求員工按照既定順序完成任務。但具體到工作日常，員工們還是有一定自由：他們可以選擇完全依照公司既定日程，也可以按照自己的節奏完成工作。

在互聯網日益發達，移動設備、辦公軟體越來越成為生活日常的當下，員工們現在越來越容易獲得這種工作節奏自主權。我們都希望相信自己最懂得如何使自己的工作效率最大化，但最新研究顯示自主工作往往會比按照既定日程更低效，哪怕對象是最有經驗的員工。

在哈佛商學院的一項聯合研究中，學者們試圖對兩個問題提出解答：1. 是什麼因素讓員工選擇偏離公司既定的任務日程？2. 當員工選擇自主安排工作時，相應的工作表現效率如何？

為了找出答案，他們分析了一家大型放射服務公司2005年7月到2007年12月的近276萬份相關員工效率數據。通常不同類型的片（包括X射線、CT、MRI、超聲波等）是由公司中央排序系統分配的，而專家工作就是不斷地看片及作出相關診斷。由於放射科專家的一切工作都在計算機內完成，研究員們得以跟蹤每張片子的接受及處理時間從而作出分析。一般來說，每個專家一次要看5-6張片，而這就是選擇區別的地方：公司按照「先到先處理」原則排工序，而專家有按照自己工作習慣決定看片順序的自由。

研究發現，42%的時候放射專家會偏離既定系統排序。原因有下：

• 經驗 – 隨著專家工作年限增加，偏離既定工序的可能性會呈每年提高18.4%的趨勢。

• 畏難 – 同時面對容易和困難的案例時，人性心理會偏向選擇先把容易的完成，再集中精力完成複雜的任務。

• 分類 – 一些專家會按照不同分類集中處理同類型片子，比如先看X射線，然後是腦掃描等。

圖片來源：Harvard Business School

這種個人工序偏離對實際工作表現有什麼影響呢？首先可以確認的是，沒有任何證據可以證明提高效率會對專家工作質量造成影響。在80份樣本的抽查里，只有0.3%的情況收到僅僅輕微的投訴。這些放射專家收到足夠多的專業訓練，並且深刻意識到質量與速度兩者對病人的重要性。

個人偏離的影響更多是體現在平均處理速度的下降：平均讀片時間增加了13%，這種損失的時間對公司造成了潛在收入損失，具體在研究對象的公司里就是每年原本可以節省2494小時，提高3%的年收益。也就是說，個人偏離工序會降低放射科專家的平均工作效率；儘管偏差造成的時間差異會隨著經驗增長而減小，但在最開始時這種差異仍足以抵消2年的工作經驗效率。

一般來說，個人選擇要比公司制度化排序來得更靈活的假設是有一定道理的，就像分類處理要比嚴格遵守先到先處理原則更高效一樣。人為偏離工序的問題在於「選擇任務」本身花費的時間往往遠遠大於既定工序：很明顯，前者需要權衡哪項任務對個人效率最有益，而後者不需要花時間猶豫。這種權衡時間有其兩面性：它能允許個人對既有工序進行創新和改進，但也有可能因為花時間太久最後導致損失大於獲益。

這對我們有何啟示？

• 在大型公司里，經理層應允許擁有一定自主決策權

以一個大型零售連鎖公司為例，本地店長經理由於比總部更了解當地市場，應在定價、產品展示或品牌市場營銷方面擁有一定自主決策權。當然，這種自主權也需要經過恰當考量，使市場效果大於決策成本。

• 對一線基層員工則應制定更具體的執行策略

儘管公司制定工序難保盡善盡美，允許一線基層員工自主制定任務工序最終可能導致實際效率降低。因此更具體的統一工序策略及完善的員工反饋機制將是更好的選擇。