有什麼方法可以有效了解一個人?
生活中看他怎麼發微信,工作中看他怎麼發郵件。
想要被朋友喜歡,自然不能發什麼「拉票、求贊、刪好友」的微信;想要被領導賞識,當然也需要懂得起碼的「郵件禮儀」。
這篇文章就教你,如何一步步寫出一封「好郵件」。
1. 寫郵件的順序當你在寫一封新的郵件時,記住四個字:
由下到上。
我們寫郵件的順序最好是:附件,正文,標題,收件人地址。
這麼做的好處是你至少不會落下任何重要的信息。比如,我個人過去最常犯的錯誤就是「忘記添加附件」。都和對方說好了請查看附件,結果發現忘記添加,於是不得不重新補發一封。
這樣的順序能夠其實就是一種「防呆機制」,你不完成所有的步驟,郵件根本發布出去。
2. 說清楚4個「W」和1個「H」2.1 (W)ho:你在給誰寫郵件?看到指代不明的郵件,我就想起春節收到的群發簡訊,實在沒什麼繼續讀的動力。即便是群發郵件,也要寫明到底是寫給誰的,而不是一句「Hi」就過去了。
2.2 (W)hat:你想說什麼?都發郵件了,說明這個事情還挺重要的,那就別說廢話,言簡意賅說明意圖。
郵件中盡量不要用含混的描述,有數據和數字的,記得直接引用。
2.3 (W)hy:人家為什麼要回復你?你要把關注點調到對方身上。你要讓對方感覺這件事對他重要,他才有動力回復你的郵件。
說白了,多數人都只關心自己,這是人性,不要違背。
2.4 (W)hen:什麼時候需要答覆?每個人都有點拖延症,你不給對方一個明確的截止時間,對方有可能一直拖著不答覆。
「儘快回復」的意思就是「我其實沒那麼著急」。
2.5 (H)ow:希望對方如何應對?明確希望對方做出的回應,不然誰知道你想要對方怎麼做呢?
3. 內容可摺疊先把重點標記好,然後再補充展開內容。
比如先寫好幾個小標題一二三四五,然後再去補充裡面的具體內容。看的人有時間和興趣就仔細看,沒時間就只看小標題。
這樣做言簡意賅,邏輯清晰。如果你總喜歡嘮嘮叨叨,就規定自己一個點只說五句。
4. 標題要明確不要過短讓人摸不著頭腦,也不要太長讓人覺得是垃圾郵件。
用最少的詞把這封郵件的內容說清楚,用點不用面。
別把文字做成圖片發過去。
首先載入速度慢,在手機上看更是效率低。其次不能檢索,後期查起來太麻煩。最後大部分人的審美不夠專業,正常的文字至少不會減分。
其實這事和在微信上溝通是一樣的:能發文字就別發語音。
如果有鏈接需要添加,那就去用專業網站縮短它。看起來簡潔明快,不會讓人覺得反感。
有問題就反應問題,我們發郵件不是為了泄憤,而是為了解決問題。
檢查郵件的時候,如果發現某些詞對於解決問題沒有幫助,那就果斷刪去吧。
這封郵件應該只涉及相關人員,不要有事沒事抄送給他人,尤其是領導。
有成績的時候,感覺你在邀功,有爭執的時候,感覺你在呼喚老闆做主。凡事都告班導的孩子,未必就會成為人氣最好的學生。
寫好一封郵件拿出這篇文章自己檢查一下,如果都合格起碼保證你沒有犯嚴重的錯誤。
還有最重要的一條原則:
發出去的郵件就是潑出去的水。
不要一時頭腦發熱,就賭氣把不該發的郵件發出去了。哪怕你和別人吵翻天,也比你發一封怒氣沖沖的郵件要強。
這些「白紙黑字」的郵件都有可能成為你工作中的把柄,點擊發送之前記得考慮一下。
最後說一條「收郵件」的規則:收到以後即使沒空,也要回復一句「郵件已收到,過後答覆您」,讓對方起碼知道郵件已經收到了,不會懷疑是否發送失敗。
想要升值加薪,先從好好寫郵件開始。