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工作發郵件,這40個細節錯誤最坑人

工作發郵件,這40個細節錯誤最坑人

據統計,如今互聯網每天傳送的電子郵件已達數百億封,但有一半是垃圾郵件或不必要的。

「在商務交往中要尊重一個人,首先就要懂得替他節省時間」,電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間,只把有價值的信息提供給需要的人。

寫 E-mail 就能看出其人為人處世的態度。你作為發信人寫每封E-mail的時候,要想到收信人會怎樣看這封E-mail,時刻站在對方立場考慮,將心比心。同時勿對別人之回答過度期望,當然更不應對別人之回答不屑一顧。

1

關於主題

主題是接收者了解郵件的第一信息,因此要提綱挈領,使用有意義的主題行,這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容並判斷其重要性。

1、一定不要空白標題,這是最失禮的;

2、標題要簡短,不宜冗長,不要讓Outlook用「…」才能顯示完你的標題;

3、標題要能真反映文章的內容和重要性,切忌使用含義不清的標題,如「王先生收」;

4、一封信儘可能只針對一個主題,不在一封信內談及多件事情,以便於日後整理;

5、可適當用使用大寫字母或特殊字元(如「!」等)來突出標題,引起收件人注意,但應適度,特別是不要隨便就用「緊急」之類的字眼;

6、回復對方郵件時,可以根據回復內容需要更改標題,不要「RERE」一大串。

2

關於稱呼與問候

1、恰當地稱呼收件者,拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務,應按職務尊稱對方,如「x經理」;如果不清楚職務,則應按通常的「x先生」、「x小姐」稱呼,但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名,對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的,不要逮誰都用個「Dear xxx」,顯得很熟絡。

2、E-mail開頭結尾最好要有問候語。最簡單的開頭寫一個「HI」,中文的寫個「你好」;結尾常見的寫個BestRegards,中文的寫個「祝您順利」之類的也就可以了。

俗話說得好,「禮多人不怪」,禮貌一些,總是好的。即便郵件中有些地方不妥,對方也能平靜的看待。

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關於正文

1、E-mail正文要簡明扼要,行文通順。E-mail正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多,正文應只作摘要介紹,然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順,多用簡單辭彙和短句,準確清晰的表達,不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件,千萬不要學唐僧。

2、注意E-mail的論述語氣。根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係;郵件是對內還是對外性質的不同,選擇恰當的語氣進行論述,以免引起對方不適。

尊重對方,「請、謝謝」之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人,因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。「郵件門」就是深刻的教訓!

3、E-mail正文多用1234之類的列表,以清晰明確。如果事情複雜,最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長,沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4、一次郵件交待完整信息。最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚,說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼「補充」或者「更正」之類的郵件,這會讓人很反感。

5、儘可能避免拼寫錯誤和錯別字,注意使用拼寫檢查。這是對別人的尊重,也是自己態度的體現。如果是英文E-mail,最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文E-mail,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前,務必自己仔細閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯誤。

6、合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字型大小等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的,但過多的提示則會讓人抓不住重點,影響閱度。

7、合理利用圖片,表格等形式來輔助闡述。對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件,單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述,收件人一定會表揚你的體貼。

8、不要動不動使用「:)」之類的笑臉字元,在商務信函裡面這樣顯得比較輕佻。Business E-mail不是你的情書,所以「:)」之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合。

4

關於附件

1、如果郵件帶有附件,應在正文裡面提示收件人查看附件

2、附件文件應按有意義的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名;

3、正文中應對附件內容做簡要說明,特別是帶有多個附件時;

4、附件數目不宜超過 4 個,數目較多時應打包壓縮成一個文件;

5、如果附件是特殊格式文件,因在正文中說明打開方式,以免影響使用。
如果附件過大(不宜超過 2 MB),應分割成幾個小文件分別發送

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語言的選擇和漢字編譯

1、只在必要的時候才使用英文郵件。英文郵件只是交流的工具,而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。

如果收件人中有外籍人士,應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區的華人,也應採用英文交流,由於存在中文編碼的問題,你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

2、尊重對方的習慣,不主動發起英文郵件。如果對方與你的郵件往來是採用中文,請不要自作聰明的發送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你,也不要老土的用中文回復。

3、對於一些信息量豐富或重要的郵件,建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題,而影響郵件所涉及問題的解決。

4、選擇便於閱度的字型大小和字體。中文老實點用宋體或新宋體,英文就用Verdana或Arial字型,字型大小用五號或10號字即可。

這是經研究證明最適合在線閱度的字型大小和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體,最好不用背景信紙,特別對公務郵件。

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結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名,這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你,但不要為你的朋友設計這樣的工作。

1、簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息,但信息不宜行數過多,一般不超過 4 行。

你只需將一些必要信息放在上面,對方如果需要更詳細的信息,自然會與你聯繫。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的,比如你的座右銘,或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合,切記一定要得體。

2、不要只用一個簽名檔。對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來,簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在Outlook中設置多個簽名檔,靈活調用。

3、簽名檔文字應選擇與正文文字匹配,簡體、繁體或英文,以免成出現亂碼。字型大小一般應選擇比正文字體小一些。

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回復技巧

1、及時回復E-mail。收到他人的重要電子郵件后,即刻回復對方一下,往往還是必不可少的,這是對他人的尊重,理想的回復時間是2小時內,特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很佔用時間的,對於一些優先順序低的郵件可集中在一特定時間處理,但一般不要超過 24 小時。

如果事情複雜,你無法及時確切回復,那至少應該及時的回復說「收到了,我們正在處理,一旦有結果就會及時回復,云云」。不要讓對方苦苦等待,記住:及時作出響應,哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假,應該設定自動回復功能,提示發件人,以免影響工作。

2、進行針對性回復。當回件答覆問題的時候,最好把相關的問題抄到回件中,然後附上答案。不要用簡單的,那樣太生硬了,應該進行必要的闡述,讓對方一次性理解,避免再反覆交流,浪費資源。

3、回復不得少於10個字。對方給你發來一大段郵件,你確只回復「是的」、「對」、「謝謝」、「已知道」等字眼,這是非常不禮貌的。怎麼著也要湊夠 10 個字,顯示出你的尊重。

4、不要就同一問題多次回復討論,不要蓋高樓。如果收發雙方就同一問題的交流回復超過 3 次,這隻能說明交流不暢,說不清楚。

此時應採用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時並不是最好的交流方式。

對於較為複雜的問題,多個收件人頻繁回復,發表看法,把郵件越RE越高,這將導致郵件過於冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結,刪減瘦身,突出有用信息。

5、要區分Reply和Reply All(區分單獨回復和回復全體)。

如果只需要單獨一個人知道的事,單獨回復給他一個人就行了;如果你對發件人提出的要求作出結論響應,應該 replayall,讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發件人的提出的問題不清楚,或有不同的意見,應該與發件人單獨溝通,不要當著所有人的面,不停的RE來RE去,與發件人討論。

你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。 點擊「回復全部」前,要三思而行。

6、主動控制郵件的來往。為避免無謂的回復,浪費資源,可在文中指定部分收件人給出回復,或在文末添上以下語句:「全部辦妥」、「無需行動」、「僅供參考,無需回復」。

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正確地使用「發送」、「抄送」、「密送」

要區分 To 和 CC 還有 BCC (區分收件人、抄送人、密送人)。

1、To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的,理應對郵件予以回復響應。

2、而 CC 的人則只是需要知道這回事,CC的人沒有義務對郵件予以響應,當然如果CC的人有建議,當然可以回E-mail。

3、而BCC是秘送,即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合。

4、TO、CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助於提升你的形象。
5、只給需要信息的人發送郵件,不要佔用他人的資源。

6、轉發郵件要突出信息。在你轉發消息之前,首先確保所有收件人需要此消息。

除此之外,轉發敏感或者機密信息要小心謹慎,不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人;。

如果有需要還應對轉發郵件的內容進行修改和整理,以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人,讓人摸不著頭腦。

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來源:網路綜合

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