會計人：怎麼把憑證裝訂得漂亮？

會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。

1.會計憑證的裝訂。

一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。

會計憑證裝訂前的準備工作：

①分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；

②按憑證匯總日期歸集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數；

③摘除憑證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；

④整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金髮放單是否隨附齊全；

⑤記賬憑證上有關人員（如財務主管、複核、記賬、制單等）的印章是否齊全。

會計憑證裝訂時的要求：

①用「三針引線法」裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結扣應是活的，並放在憑證封皮的裡面，裝訂時儘可能縮小所佔部位，使記賬憑證及其附件保持儘可能大的顯露面，以便於事后查閱；

②憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證；

③裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。

會計憑證裝訂后的注意事項：

①每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；

②在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閱。

2.會計賬簿的裝訂。

各種會計賬簿年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。基本要求是：

（1）賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；然後按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。

（2）活頁賬簿裝訂要求。

第一，保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。

第二，多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類 業務、同類賬頁裝訂在一起。

第三，在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人）簽章。

（3）賬簿裝訂后的其他要求。

第一，會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現象。

第二，會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。

第三，封面應齊全、平整，並註明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬。

第四，會計賬簿按保管期限分別編製卷號，如現金日記賬全年按順序編製卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編製卷號。

3.會計報表的裝訂。

會計報表編製完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業可按季裝訂成冊。

第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；

第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編製說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；

第三，按保管期限編製卷號。

會計憑證裝訂前怎樣排序、粘貼和摺疊。

憑證記賬后，應及時裝訂。裝訂的範圍：原始憑證、記賬憑證、科目匯總表、銀行對賬單等等。科目匯總表的工作底稿也可以裝訂在內，作為科目匯總表的附件。使用計算機的企業，還應將轉賬憑證清單等裝訂在內。

裝訂前首先應將憑證進行整理。會計憑證的整理工作，主要是對憑證進行排序、粘貼和摺疊。

對於紙張面積大於記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向後，再自下向後兩次摺疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。

對於紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時以膠水為宜。小票應分張排列，同類同金額的單據盡量粘在一起，同時，在一旁註明張數和合計金額。如果是板狀票證（如火車票），可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。

對於紙張面積略小於記賬憑證的原始憑證，可以用回形針或大頭針別在記賬憑證後面，待裝訂憑證時，抽去回形針或大頭針。

有的原始憑證不僅面積大，而且數量多，可以單獨裝訂，如工資單，耗料單。但在記賬憑證上應註明保管地點。

原始憑證附在記賬憑證后的順序應與記賬憑證所記載的內容順序一致，不應按原始憑證的面積大小來排序。經過整理后的會計憑證，為匯總裝訂打好了基礎。

所有匯總裝訂好會計憑證都要加具封面。會計憑證裝訂前，要先設計和選擇會計憑證的封面。封面應用較為結實、耐磨、韌性較強的牛皮紙等。

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