search
尋找貓咪~QQ 地點 桃園市桃園區 Taoyuan , Taoyuan

「開會看手機」是一種病,得治

哎哎哎,老闆叫你呢!還看手機?!

想象一下,開會時我們在幹什麼?最明顯的場景是:沒輪到自己發言時,大家在刷微博、回復微信,坐在角落或領導視野之外的人說不定在逛著淘寶,匆匆跑出去接電話,拿快遞……

不得不承認,越是大企業,這種現象越是常見——員工在參加會議時,大多數人的思緒遊走在社交軟體和碎片化信息之中,很少有人在認真開會。

有人說,一個結構設計合理的組織,是應該沒有太多會議的。因為每個人清楚地了解自己所必須要做的事以及所需的各種資源。所以,過多的會議帶來的反而是低效。原則上,一個高效管理者的時間,不應該讓開會佔用太多。但會議是一種集中溝通的重要方式,目的是與相關人員一起達成共識,解決問題。所以,會議又不可避免。

那麼,究竟如何讓開會更加高效呢?日本豐田公司發明了能縮短一半會議時間「話題地圖」,其作用相當於幫企業省下了3.7億元的開會成本,以下,與你分享:

日本企業的管理中存在著一個很大的弊端。在員工日常工作中,各個部門領導人往往對於某些問題無法獨自作出決斷,需要通過開會來與員工討論,之後又要在工作崗位和部門領導之間協調,然後再次與員工討論,取得一致意見后,再在社長面前作正式的報告,如此繁複的流程一直持續。

這還是順利的結果,中途如果某一環節沒有達成一致,或報告被駁回,那麼所有流程將重新開始。

埃森哲(Accenture)調查報告顯示:

員工在參加電話會議時,80% 的人會瀏覽工作郵件,66% 的人會發送即時訊息和使用社交媒體,22% 的人會看新聞

——總之,就是很少人會認真開會。

數字技術的干擾也許是一個原因。因為人們習慣了多線程工作方式,超過六成的職場女性和五成的男性煩惱於「隨時被找到」。他們認為數字技術使得他們太容易被找到,導致過度打擾。但日本企業的管理制度也反映出,「開會」這件事本身就有問題。

據統計,日本白領工作效率低下主要有三大原因:

「管理層無法自己作出決定和推進工作」;

「部門內外反覆無用功的協調」;

「員工龐雜的資料製作」。

這三個原因都與開會有關。

隨著企業越做做大,會也越開越多,就「會議上花費多長時間?」這個問題,50 家日本企業的管理層領導的回答是——會議佔去工作時間的 26.5%。

除了時間,在經濟成本方面,如果假設大型企業的管理層年收入為 1000 萬日元,那麼每年有 250 萬日元花在了開會這件事上。一家員工數上萬的大型企業,20% 是管理職務的話有 2000 人是管理層,那麼,會議消耗金額是:

250 萬日元 x 2000 人=50 億日元

(約合人民幣 3.7 億元

可能一家日本企業一年會議上的耗費就超過 50 億日元,儘管多數企業領導人每隔幾年就會發出一次精簡會議的要求,但沒過多久還會再次增加,重蹈覆轍。在麥肯錫工作十餘年的日本企業家赤羽雄二,在對比了日美企業之間的管理差別後,甚至把「無效會議」所代表的效率低下,當做日本企業衰落的原因。

為此,日本豐田公司發明了能縮短一半會議時間的「話題地圖」,緩解「會而不議,議而不決」的問題,極大地減少了會議時間與以此帶來的經濟損失。

「話題地圖」的優勢在於,能夠使各種大大小小的會議在溝通中變得卓有成效,讓原本冗雜的話題總結得簡潔明快,參與人員更容易達成共識,縮短會議時間。

使用「話題地圖」方法,只需要一張紙。

如圖,討論從中央向四周呈現放射狀展開

中央部分填入話題。「話題」方向指出的箭頭指向「論點」,可以在四周的框內填入所討論的內容。然後將討論的結果用紅筆畫出,在箭頭末端寫出根據各個論點引出的「答案」。最後,將得出結論作為「下一步(Next Step)」應用到之後的推進會議或者實際的對策中。

討論核心寫在中央「話題」位置;

寫明各個論點;

框內寫入討論內容;

結論(答案)寫在箭頭前;

標明「下一步」推進對策或行動。

會議結束之後,即使沒有參加會議的人,也能夠通過閱讀「話題地圖」大致了解整個會議過程。

下面我們來看使用「話題地圖」的實際案例。例如,公司召開一個新產品的銷售活動企劃會。(會議持續 60 分鐘)

1規劃「話題地圖」

會議開始前,會議主持人可以在白板上事先準備好「話題地圖」,會議成員可以在一張紙上畫出模板。

中央位置填入「話題」,箭頭旁寫上「論點」,箭頭頂部位置為「討論區域」。

按重要程度,最重要的論點開始從右上角開始順時針書寫。(如果討論進入白熱化,發言延長導致會議時間不夠,剩下的論點可以留到下一次討論。)

左上角的「下一步」的框中可以填寫「風險擔憂」、「待下次商議事項」等遺留問題。

2針對不同論點給出意見

會議真正開始前,還需要做兩件事:

1、在各個論點下寫上「時間」——為了讓參會人員意識到某個論點在某個預定的時間段內必須討論完。(例如,論點1:如何向消費者傳遞新產品與舊產品之間的差異。9:10~9:30 20分鐘)

2、給參會成員派發紙張,要求他們將各個論點的意見寫在紙上。(如果每個論點的討論時間為20分鐘,那麼就大約給3分鐘書寫意見時間)

這樣做的好處是能夠使得各成員發表意見時,每個人都能參與其中,經歷充分的思考後,語言組織也很流暢。隨後主持人可以將意見整理到白板上,討論過程中如果出現「風險擔憂」和「待下次商議事項」就放入左上角的「下一步」框中。

3從每個論點中得出結論

從討論整合出的論點中依次得出結論:

論點 1:如何向消費者傳遞新產品與舊產品之間的差異?

重點:「傳遞方式」;

結論:用宣傳頁配合線上H5頁面將差異傳遞給消費者。

論點 2:什麼樣的活動亮點能引發顧客的購買慾望?

重點:「促銷亮點」;

結論:可以將消費者沒有意識到的「不可見利益」和「產品解決了哪些痛點」展現出來,並聚焦這部分。

論點 3:營銷力量薄弱的區域,如何提升營銷力?

重點:「應對營銷力薄弱的地區」;

結論:聯繫總部,協助應對A級客戶中的那些關係不緊密的客戶。

4設定下一步

最後,明確本次會議該採取的行動。

在這個步驟中,明確了營銷活動中需要的三點內容:

1、「線下宣傳頁與線上 H5」的具體策劃事項;

2、通過什麼方式讓消費者意識到「看不見的利益」,以及產品解決了哪些痛點;

3、關於聯繫總部的對接人及安排事項。

豐田汽車創始人豐田喜一郎(Kiichiro Toyoda)經常對手下員工說:「馬上把所有情況就在這裡給我講清楚。」所以,豐田所貫徹的「話題地圖」不僅能幫助企業縮減會議成本,還能讓員工在與上司的「口頭彙報」中言簡意賅,把自己的想法整理得簡單並充滿條理。

奇小魚支招

上班開會下班喝醉,使命願景全部作廢,刷刷手機,回家就睡,難道就活該老闆倒霉?有誰願意每年花3.7億僱人開會呢?所以,你需要提高會議的有效性和團隊的執行力了!不妨試試文中的方法,會前有目的性地準備,會上有針對性地討論,會後有領導力地執行,比如:在微辦公上發起會議時,備註里標明本次會議需要討論解決的問題並落實到人執行,跟進執行結果;在設置日程時,隨手添加「提前5分鐘提醒」,保證每段時間都專註在當下正在做的事情上;每次分配任務時,安排好需要做的環節,給每個環節設置deadline,然後嚴格按照計劃去做,這樣堅持下去,不僅能避免「會而不議,議而不決,決而不行,行而不果」的無效會議,而且能極大地扭轉團隊懶散低效的工作作風!

回顧往期精彩文章

  • 你還要被你的「努力感」欺騙多久?

  • 人生最壞的結果,無非是大器晚成而已

  • 為什麼軍隊能培養出大批出色的管理人才?

  • 80%的離職員工,不過是想離開他們的主管

奇魚微辦公核心團隊成員

由來自微軟阿里百度、360等

一線互聯網公司的資深專家組成

專為企業打造雲計算和大數據時代

最頂級智能一體化的移動辦公平台



熱門推薦

本文由 yidianzixun 提供 原文連結

寵物協尋 相信 終究能找到回家的路
寫了7763篇文章,獲得2次喜歡
留言回覆
回覆
精彩推薦