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2021/12/25
版權聲明：本文來源 hbr.org，轉自人力資源雜誌(ID: chinahrmo) 不代表管理智慧立場。如果您認為標註與事實不符，請告知我們。
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編輯 | 陳卓
導讀：職場生活中，我們總會遇到這樣的情況：上司突然給你布置一些工作。如果手頭工作較少，或已經完成的差不多了，那還好一點。但是假如仍有很多工作沒做完，那麼為了不影響工作進度，你是會直接向上司說明，還是在沉默中備受煎熬呢？
沒有人想被別人認為是個懶惰、完不成任務或者被踢出團隊的人。那麼當你向上司提出工作太多的時候，努力工作的你該如何維護自己的形象呢？
不管你忙成什麼樣子，要向上司說明你的工作量太大也是一件非常難以啟齒的事。
根據朱莉·摩根斯坦恩（《千萬不要在早上讀郵件》作者，研究所產效率方面的專家）的說法，原因有兩方面。
第一方面，你可能會擔心說了此事以後會丟掉工作。「你覺得如果你不能做這項工作，必定會有其他人做，這樣就感覺自己是個無足輕重的人」。
第二方面，很自然地想：我工作不夠努力，不夠聰明，效率不夠高，我應該能夠干好這工作的。所以你便在沉默中煎熬著。
但是這麼做對你的職業生涯來說是非常危險的。
3COze公司的創始人莉亞妮·戴維認為：「你過度工作是因為你有野心或者是你想給上司好印象，但是當你完成不了工作或者完成的工作過於倉促做得不夠好，也會讓上司認為你是個不可靠的人」。
所以當你忙不過來時真的要讓上司知道。以下是一些讓談話平和發展的方式。
1.坦白你完不成工作
感到不知所措和勞累過度並不意味著你工作能力不夠。
「不要如此苛刻地判斷自己。」摩根斯坦恩說，「大多數的機構，公司都是盡量少僱人，所以每人就要做更多的工作。」如果你是個好員工，有時就需要駁回上司的請求或者要求延緩時間。
「你不是懶惰，這不會對你造成壞的影響。」
其實並非每件事每時每刻都會在老闆面前提升你的信任度。「如果有些事情超越了下屬的能力範圍，很多上司希望他們能向上反映情況。」雖然你會感到難為情，因為交給你的任務你沒能做好，但是對公司來說這是「應該講的事情」。
「如果你不說出來，又不能完成任務，會讓你的團隊處於兩難的境地。」
2.向局外人謀求建議
當你很忙時，局外人的觀點對你處理你的工作負荷很有幫助。
「第三方的意見能推動你向前發展。」摩根斯坦恩建議你把你的項目角色和工作內容說給你信任的朋友或者同事聽。
「問問他如何看待你的工作量並給你一個誠懇的意見，這些工作量對一個人來說是否過多，你也可以問問你上司的意見，策略上指導你如何處理過多的工作。」戴維說。
向別人尋求指導可以在明確預期和更高效地工作兩方面有所幫助。
「可以這麼問上司，『為財務部門準備報告一個月花費5小時左右，行不行？在提高工作效率方面你有其他的建議嗎？』」 畢竟，你上司的想法肯定不會和你的一模一樣的。
3.與上司商量解決方案
就你工作量的問題跟經理進行一次開誠布公的談話需要正確的心態，摩根斯坦恩說。「你是和經理共同合作一起去完成公司的任務。」
她還建議通過陳述公司共同的宗旨來開始談話以確保雙方都能達成共識。然後再陳述為達到這個目標採取怎樣的方式，儘可能具體地說。
比如你可以說：「這個任務需要大量的研究，且這個研究很耗時間，」或者「現在我管理著一個團隊，做計劃花費我很多時間，我都沒有多少時間來做日常事務了。」
談話的下一部分更是核心部分：為闡明這件事主動提供三個方案。
如果你一個解決方案都沒有，千萬別跟上司討論這個問題。比如你可以提議某些事情不要按月完成而是按季度來完成，提議某個特定項目讓同事輔助你，或者讓公司雇傭臨時人員來減輕你的負擔。
反正你的目的就是「讓你手頭上的事情能夠延遲，能夠委派給他人，取消或者減少。」
4.設定優先順序
當你手頭的事情還沒有捋順，上司又安排另外的事情給你做時是很折磨人的。「上司經常是不考慮地安排工作，不考慮每件事要花費的時間，」戴維說。
你有必要向上司解釋你手頭上正在做的工作然後問他：「這些事情哪件最重要？你應該如何優先安排剩餘的事情？」
你的上司需要對於這件事情的安排給個「明確工作效率的程度」，是緊急馬上要做的，還是不著急慢慢來。
如果你不確定你是否能完成任務，那麼無論發生什麼事情都不要當場滿口答應下來。
而應該說「請告訴我這事該怎麼辦，如果我能在我現在所做的事情基礎之上看看能不能完成，我能明天給你回復嗎？」給自己預留一些時間。
5.主動向接手的同事提出幫助
即使你手頭上有太多工作無法接手領導的任務時，也要儘可能為其他接手的同事提供幫助。
這會給上司傳達的訊息是：「我覺得我沒有接納這項任務是不想耽誤我手頭上其他的工作，但是我可以從我的時間安排上抽出些時間，來幫助接納這個任務的同事。」比如你可以主動參與到集體討論會中，閱讀初稿，提意見。
即使你提供的幫助有限，也反映了你是個有責任的員工。
6.做個坦率誠懇的人
每個人的人生當中都會有這麼幾次不盡人意的私事需要及時優先處理。
如果你正經歷這麼一段時期，比如你的母親被確診有嚴重的疾病或者孩子在學校正經歷艱難時期，那麼最好是優先去處理這些事。
你可以這麼跟上司說「如果我無視這些事情，那麼它會給我的家庭造成巨大的壓力並且影響我的工作，」你的語調應該是坦率的，態度應該是「誠懇且儘可能集中思想去講訴。」
向上司說清楚情況並且說明處理此事需要的大概時間。你可以這麼說：「這種事情不會經常發生，但是接下來兩個星期我會有點忙，請理解。」通情達理的好上司是會理解你的狀況並且欣賞你的誠懇。
「把自己弄得精疲力盡而成為所謂的英雄是不值得提倡的。」
7.和同事緊密合作
跟上司說你工作太多要求減少工作量這事總不會每次都順利的。
當上司不願意做改變時，你可以給團隊成員提個醒，說你工作太多忙不過來。
如果上司不給你減負，團隊成員也許能幫你把耽擱的部分工作完成。即使他們不能幫你，至少他們得到了一個警示，那就是你工作量已經很多了，所以不能讓你一個人做完。
「如果上司繼續忽略你忙成狗的樣子，那麼你該考慮換個新工作了。」
建議
該做：
向經理或者同事徵求意見用何種方法增加時間來完成上面交代的任務。
坦率地問優先完成的任務是否可以對換或者權衡下能否完成。
用詢問的方式自動向同事提出是否需要你的幫助。
不該做：
對自己要求苛刻。偶爾婉拒上司給個任務或者要求延長完成時間並不意味著你是個懶惰的人。
面對過多的工作當場答應。告訴上司給你點時間等你核算好工作量再給他答覆。
本周上線案例：
《壞男孩：亞洲領先的追女生社區，如何走進500萬男生的生活方式？》
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