如何掌控你的時間和工作

在職場中，每個人需要工作的時間是8小時，有些人花在工作上的時間更久。那麼為什麼有些人的效率很高，而有些人則完成又差又慢呢？

有效的時間管理、合理的安排工作，以及進行高效的溝通，是每個人職場人必不可少的一些良好習慣，只要我們花點時間想下，我們就能發現這些習慣也可以變成本能。久而久之，你會發現，越是在工作中掌握主動權，你最終得到的結果就會越多，同時工作也會變得更加輕鬆。

有效的時間管理

我曾經很詳細的記錄了自己在工作中的時間安排，得出來的結果有點讓人失望，我發現自己一天當中有大部分的時間花在了手機上，而且剩下的時間裡，發瘋似的忙個不停，做事情沒有輕重緩急，感覺自己一天到晚很忙的樣子。

最糟糕的是，我想要讓上司重視我，於是我對於他們分配給我的任務全盤接受，每天我只想著一件事，那就是只要我做好了所有的工作，我就能升職。

但是，有一次看到一句話，這句話徹底的點醒了我。

「你要圍繞自己的職業規劃來組織每天的工作，在大多數情況下，你的工作都應該圍繞你想要的結果展開。」

史蒂芬 柯維在他的大作《高效能人士的七個習慣》中，他建議將任務分成四類：

第一類緊急而且重要的任務，這類任務可以幫助你保住自己的工作。

第二類不緊急但很重要的任務，這類任務可以讓你推進自己的職業生涯，能給你帶來升職加薪。

第三類緊急但不重要的任務，他們可以讓你在團隊成員中得到好名聲。

第四類不緊急又不重要的任務，但如果處理不好，可能會導致你被解僱。

像我自己之前每天埋頭應對各種問題，那隻能說明我把90%的時間都花在第一類和第三類任務上了。

學會有效的時間管理之後，你會完全脫離第四類任務，減少在第一類和第三類任務上投入的時間，要把更多時間用在解決第二類任務。

最基本的辦法之一就是給自己列張「備忘清單」，有意識的把清單上的任務分成四類，然後想想哪些任務可以劃掉，哪些可以拖后再做哪些可以授權給別人。在處理第一類和第三類任務時，想想看你該怎麼用最少的努力來得到最大的結果。要時刻牢記部門流程和你的工作風格。

還有最重要的就是每天要檢查一下自己是如何利用時間的，對自己的表現進行評估。有效的時間管理和任務管理能讓你儘快實現長期目標，這樣你每天工作時都會有一種目標感。

一切從「NO」開始

當我們處在一個公司里最底層的職位時，我們往往會得到很多原本不屬於我們的任務，一些年長的資歷較高的前輩，總喜歡看著急於討好所有人的年輕人像只耗子一樣忙來忙去。

在辦公室說「NO」是一門藝術。

我在實習期的時候就曾讓自己陷入一個窘境，後來可想而知，鬧得我兩邊都不落好。

那個時候我的前輩就教導我，慢慢的我開始學會了怎麼樣去拒絕一些自己做不到的任務。

首先，我們要像上司明確自己的工作範圍。了解有哪些人有權給你分派任務，並記清楚每個人大概都會分給你怎樣的任務，比如有個同事讓你處理一大堆文件，但他並不是團隊中最有權給你分配任務的人。

這時你就應該很禮貌的告訴他，雖然你很想幫助他，但還是希望他能夠先跟你的直接上司溝通一下。這樣你就可以巧妙的把主動權轉給了你的上司，你的上司很可能會替你拒絕他的指派，尤其是當處理這些文件本來就不在你的職能範圍內時。

僕人心態並不是最好的時間管理方式，如果你養成了習慣，只要算是一派任務，你便立刻行動，那麼他們就很容易期待你一直這麼做。記住，總體來說，第二年任務應該優先於第三類任務，所以不管工作多忙，你都要儘可能抽時間處理第二個任務。

如何度過每一天

工作中感覺壓力最大的往往都是那些工作沒有條理的人。很多同事都會抱怨他們感覺同時協調多項任務和多個人比較困難，但這種能力其實非常重要。

第一步：列出框架

接到任務之後，我們首先會考慮這項任務的分量，以及一般該用什麼方式處理，然後就會制定一份簡單的大概方案，最後把任務分解為一些更細的任務。

第二步：列出項目表格

在召開團隊會議之後，我們需要用軟體做一張項目表格，列出每一個具體步驟及相應的負責人，然後每天檢查項目表格，確保每個人都能在截止日期前完成自己的那部分任務

第三步：溝通

要想成功地組織一個項目，必須在團隊成員之間建立一種高效的溝通機制。這樣可以確保大家不僅清楚自己的工作進展，還能了解其他人的工作進展如何。

首先，我們先討論一下幾種常見的溝通風格：

進攻型：用這種方式進行溝通的人會把所有問題都推給別人，把所有榮譽都攬到自己身上，但這隻會降低整個團隊的合作默契度

消極型：這種溝通方式很難讓大家了解全局，用這種方式溝通的人往往不願意跟大家分享信息，不能積極主動的提供反饋，而且不會表達任何不同意見

自信型：這種人不會去判斷，別人通常會以聊天的方式跟人溝通，他們有很強的自控能力會在回應之前三思，為避免把問題個人化，而且懂得顧全大局

那麼你可能會問該如何培養自信型溝通風格呢？《工作中的情感智商》作者亨德利 偉辛格的建議：

是用事實來支持你的立場，

告訴對方你完全理解他的看法重複，

你的立場要前後一致，不要提高嗓門，

如果需要告訴對方你的感受你可以使用「我覺得」這樣，比如「聽說您不願意把這個項目分配給我，我覺得有些失望」而不要用責備式口氣，比如「你居然不相信我可以處理好客戶關係」

盡量達成折中方案

仔細觀察一下，看看你身邊那些比較自信的人是如何做的。最好是能夠在辦公室里給自己找幾個榜樣，並注意觀察他們是如何與人溝通的。

如何掌控你的時間和工作，關鍵在於我們自己是怎麼行動的。