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Word合併列印 Word裡的合併列印功能的很好用，我們可以利用一個固定的「Word檔案」，配合一個名單，這個名單可以是Word檔、Excel檔，甚至是Access資料夾，就可以很輕鬆的做「套印」的動作，會節省很多的時間與人力，相當適合用在「列印標籤、名條」、「邀請函」…任何想的到的文件都可以利用這個好用的功能。 所以在很久以前就寫了「使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤」、「每個人都要學的Word實用技巧教學-合併列印」 這篇教學文章，那時原本的計畫是想要寫一系列的「合併列印」的教學，後來實在是太懶…應該是說要寫的內容實在是太多了，所以這第二篇合併列印的教學一直出不來，就在前一陣子格友「小毛(maluco326@gmail.com)」的留言，讓我了解到…「我不能在混下去了」，所以第二篇的「合併列印」的順位就先提升到第一位了。 在這一篇的合併列印所要教到的，和上一篇很類似，格友小毛提到的問題，「如果我要在一頁上印兩個人的邀請函呢？因為這樣才不會浪費紙張」，是的這就是我這一篇所要加強的。另外，若您有興趣，也可以再接著看合併列印與Outlook電子郵件的結合教學「Word合併列印教學之三：「合併列印」結合Microsoft Outlook寄出電子郵件」。 課程檔案下載 我在這是以「Word 2003」版來做範例的示範，其餘的Word版本使用起來也都大同小異，Word 2007使用起來和Word 2003差比較多，但是只要你懂了，Word 2007的合併列印你一樣會操作的。 練習的檔案有兩個要下載： 一、「Invitation2.doc」； 二、「list.xls」。 同時我也附上了完成的檔案供大家參考： 「Invitation2_ok.doc」 實例操作教學 Invitation2.doc長這個樣子，如下圖，這樣一張A4紙就可以放兩個邀請函了。 接下來請看以下的教學。 Step1. 以下圖，如果你有看過「每個人都要學的Word實用技巧教學-合併列印」的話，你一定可以自己操作到這一步的，什麼!!都忘記了？沒辦法了，我再提示一下吧! 「工作窗格」的操作如下： 步驟1. 選取文件類型 -> 【信件】。 步驟2. 選取開始文件 -> 【使用目前文件】。 步驟3. 選取收件者 -> 【使用現在清單】 ->請按【瀏覽】設定list.xls路徑。 步驟4. 寫信 -> 【其他項目】。(先使用滑鼠點一下文件中想要插入〔名稱〕的位置後，再去按〔工作窗格〕裡的【其他項目】，這個動作需要重覆做兩次，一次做左邊的邀請函，另一次做右邊的，要是插入時插錯位置，也可以將〔名稱〕標示剪下後，再貼到正確的位置)。 Step2. 進行完步驟4後，你一定等不及要來看成果了吧!趕快按〔下一步：預覽信件〕吧! 「工作窗格」的操作如下： 步驟5. 選取開始文件 -> 【使用目前文件】。你一定很訝異，怎麼兩邊的「被邀請者」的名字是一樣的？因為…我們還沒做完你就急著要看成果了嘛! Step3. 接下來請按〔上一步：寫信〕回到上一個步驟4來。 此時我們要做一個這篇文章的核心動作，就是要插入一個叫〔Next Record〕的標記，那要插入到哪呢？在兩個〔名稱〕 的標記的間的任何段落文字後都可以。 而要插入這個特殊的標記，要先打開「合併列印」工具列，請按下功能表的【檢視】->【工具列】->【合併列印】。之後要是你再回到﹃工具列】上，你會看到【合併列印】的左方就會是打勾的狀態。 Step4. 先在左邊最下面隨便找一個地方，按一下滑鼠左鍵，將文字的插入點放在那，在【合併列印】工具列上的〔插入功能變數〕上按一下滑鼠左鍵，然後點選〔Next Record(下一筆紀錄)〕，如下圖： Step5. 插入〔Next Record(下一筆紀錄)〕標記後，你可以參考一下我插入的位置，其實只要是在〔名稱〕標記的中間就可以了，就算是原本的文字位置移動到也沒有關係，不一定要和我一模一樣的位置才行，因為這個〔Next Record〕標記實際在輸出時，是不存在的，所以它實際上是不會改變到文字的位置的，所以你不用擔心。 Step6. 最後你再按「下一步：預覽信件」時，你就可以看到正確的結果了。 Step7. 接下來的操作， 步驟6. 完成合併 -> 【編輯個別信件】。跳出「合併到新文件」的對話盒後，請根據自己的需求來選擇「全部」、「目前的記錄」或是「從xx到xx」，最後再按下〔確定〕就好了。 74 Comments Add Comment → changyang319 這個好像就只能這樣，我不曉得要如何利用現有功能，來達成這個需求。 2016-12-10 Reply 訪客 您好，真的很感謝你的教學，讓我在製作簽收單時很方便。只是我另外想請問：如果word檔案表格不是固定幾列的話，有辦法使用這樣的功能嗎？ 例如：A單位 3人、B單位 6人、C單位 8人。 每個單位為1頁，目前檔案表格如果設定8列，那完成合併時，會發現第1頁除A單位3人資料外，還會出現B單位頭5人資料… 有無可能達成依單位人員完成合併列印？ 還是只能徒手去修呢？ 感謝 2016-11-14 Reply changyang319 這個我做不到，要指定數量的話，我只能用土法鍊鋼的方式，像小明五次的話，就小明小明小明小明小明，直接輸出五次。 2016-09-01 Reply Michelle 你好,請問,我的excel 有姓名跟數量,標籤需要根據數量重複列印 例如: 姓名 數量 —— —— 小明 5 小華 3 這樣小明的標籤要印5次 小華要印3次 請問如何設計,謝謝 2016-08-25 Reply changyang319 你是指我使用了左右兩欄嗎？我使用兩欄，這樣一張A4紙，就會有左右兩邊可以使用。 如果不用欄數來控制的話，也可以使用透明的表格來分割頁面。 2016-07-22 Reply Ann 請問您開始的是時候是怎樣將一張A4紙放兩個邀請函的呢？謝謝^^！ 2016-07-14 Reply changyang319 我個人認為，用現有的公式，應該沒有辦法達到你想要的功能，這類的需求，應該都要用VBA來寫程式，把這些資料用資料庫的方式來操作。 2015-03-20 Reply 林胖子 您好想請教您一個問題　 比如我有個資料檔類似 業務A 　Ａ品　數量　７ 業務A 　b品　數量　７ 業務A 　c品　數量　７ 業務b 　Ａ品　數量　７ 如何才能讓它們可以　在業務人員時切頁　 而又在單頁中詳列　品項呢 2015-03-19 Reply changyang319 Excel提供的是資料，所以它的格式設定成怎樣，Word這邊是不管的，所以你要設定的，是設定Word的格式，在設定時，是要設定 <<欄位範例>> 這些所插入的功能變數喔。 2015-03-17 Reply Sunping hi, 你好，感謝分享；） 另有1問題請教，我在word2013插入excel2013的欄位時，文字大小不一樣，該從那邊設定插入格式字體的大小？ 我試過在excel2013設成跟word2103一樣標楷體14點，但執行後文字還是無法一樣大小。 再1次感謝你！ 2015-03-17 Reply changyang319 這是可以的，就不要加Next就好了，例如： <<名稱>> <<地址>> <<名稱>> <<地址>> <<Next Record>> 這樣上面兩個<<名稱>>和<<地址>>，就都會是相同的。 2014-12-19 Reply Zhang Sheng-xian 您好請問您知道如何重複套印嗎 就是說有一二聯兩聯要套印一樣的資料2次 2014-12-10 Reply changyang319 來，看一下我抓的這張圖，這張是我從我的Word Starter 2010版上抓下來的，應該和正式版的2010差不多才對。 https://mrtang.tw/album/photo/277465258 2014-07-02 Reply 訪客 Step4. 先在左邊最下面隨便找一個地方，按一下滑鼠左鍵，將文字的插入點放在那，在【合併列印】工具列上的〔插入功能變數〕上按一下滑鼠左鍵，然後點選〔Next Record(下一筆紀錄)〕 這個功能在 "OFFICE 2010" , 請問在那可找到? 2014-06-27 Reply changyang319 我在文章上應該有說明，就是在每一筆資料之前，都插入一個Next Record，也就是說，一張A4若要有8筆不同的資料，這上面應該要有7個Next Record的標記，只有最後一筆後面不需要加上而已。 2014-06-11 Reply Ya Wen Fan 你好，想請問，若是我想要在一張a4紙上有八筆不同的資料，要怎麼使用才有呢? 2014-06-09 Reply changyang319 謝謝您喔，沒有想到我回答網友的問題，居然也能間接幫到您。 這也要多虧您認真的爬文，以及過人的慧根，才能順利的解決問題的。 2014-06-08 Reply 小草莓 DEAR版長 您好： 看了你的教學，頓時開通了!! 我的問題跟Ya Wen Fan 一樣 (文字方塊跟圖片的混合版)，用了表格之後，果然全都可以套了! 感謝救了小女子一命 (不然以後都要手動一個個貼會瘋掉 -_-") 請接受在下膜拜 (純粹是感謝文 ~哈) 2014-06-06 Reply changyang319 最好要有圖片的說明，要不然我實在不懂您的意思。 2014-03-24 Reply emily 依您的教學試多次後，只出現第一頁2筆資料是正確的，其他頁資料會不正確 我要做12個月8種項目共96格，還有合計不會出現，不知您願意幫我看看嗎? 2014-03-21 Reply changyang319 請問您的意思是，在一張A4文件中，會有8個相同的表格，然後要在這8個表格中，填入8筆資料嗎？ 如果是的話，Next Record加在每一個表格之後即可，也就是說，你這個文件中，會有7個Next Record。 而您說全部顯示為0的問題，我是不曉得要怎麼做，才會出現你的問題，所以要請你在Excel的「員工號碼」欄位中，將「儲存格格式」設為「文字」，而不要特地將每個儲存格前加上「'」這個字元。 2013-10-13 Reply fai au ieong 多謝賜教獲益良多，現有問題是我一份文件有8格表格都要合拼入資料，是否每一格都要有功能變數Next Record呢？而Next Record是否一定用鼠標插入表格內之空位？另外我試過資料欄的員工號碼部份合拼後可顯示，但當部份的含有英文字母開頭的全部顯示為0，我亦嘗試過於excel修改在英文儲存格前加(')改為文字但都不能顯示。 2013-10-13 Reply changyang319 抱歉，我幫不上什麼忙，因為我好像也想不到應該怎麼做。 2013-10-12 Reply cooker 我想問如果用《Next Record》之後，想用第一ROW的資料，可以如何幹才是好? 2013-10-11 Reply changyang319 抱歉，您有沒有注意到你樓上那層的問題？ 我也有試過，如果你用了「文字方塊」的話，就沒辦法去動態改變裡面的文字，你應該想辦法，不要用文字方塊，單純用表格來達到相近的效果。 2013-08-18 Reply Ya Wen Fan 我想請問一下，我整個文件是由圖片和文字方快組成的 要如何在同一張上做4個不同筆 2013-08-18 Reply 張 麗英 謝謝你 2013-08-13 Reply changyang319 抱歉，我剛才有試過，合併列印真的對「文字方塊」沒有作用，如果是我的話，我會想辦法把文件，用表格來取代掉「文字方塊」。 2013-08-13 Reply 張 麗英 這個方法對於文字方塊沒有效耶。因為我自己設計的名牌有用到文字方塊。不會自動跳到下一筆。有辨法可以決解嗎？謝謝你。你的文章真的幫我很多忙。 2013-08-12 Reply changyang319 抱歉，因為我不曉得您的資料來源excel檔及word檔next record的位置，所以無法幫你判斷解決的辦法。 2013-07-16 Reply 訪客 不好意思我想問一下 我現在要設定50筆資料但是都有設定Next Record，可是在第3筆之後他的資料就開始跳號了，我該如何解決?謝謝 2013-07-13 Reply 訪客 您好~我寄到您的MAIL了謝謝 2013-06-14 Reply changyang319 抱歉，我聽不太懂，可以拍個圖片給我看一下嗎？拍的圖片要有Next Record及你所插入欄位的位置，以及你所預覽的表格，看是要寄到我的信箱(changyang319@gmail.com)給我，還是直接在此留言，貼上該圖片的網址。 2013-06-14 Reply 訪客 請問~我做了一個表格,表格內階使用了「Next Record」很成功,但因為在表格外有一些基本資料也使用了插入欄位,按下預覽表格內資料都有合併,表格外的都顯示不出來了 如果取消「Next Record」這動作就可顯示出了。 請問要怎麼同時可以使用「Next Record」並合併其他資料呢?謝謝 2013-06-14 Reply changyang319 在2007版的Word比較特殊，它的工具列都是要使用到時，才會顯示出來，我印象中在做合併列印時，會有多出一個合併列印的頁籤，由於我目前手邊的電腦都沒有2007的，要等假日的時候，我找一台電腦來試試看。 剛才試了一下，Next Record在「郵件」頁籤中的「書寫與插入欄位」裡，在該區域的右上角有個「規則」的下拉式選單，從那個下拉式選單中，就可以找到「Next Record」標記了。 2012-10-07 Reply 宜婕 版主:請問一下，2007版的word它的next record功能變數，要從那裡插入??遍尋不著很苦惱…謝謝 2012-10-03 Reply Amy 不好意思~請問~ 我多筆excel的客戶資料要使用word印出"橫式郵寄標籤".要如何套用…. 弄很久預覽還是空白的…. 2012-08-08 Reply 如芳 老師想請問你2007EXCEL跟WORD合併列印，我會使用一列一列傳出的合併列印，如果現在我的編號001有5個，002有1個，但是我希望編號001能合併列印到同一頁上，也就是我不希望1-5頁是001的資料，我希望第一頁是001所有資料、第二頁是002所有資料、第三頁是003所有資料，要如何解決?謝謝! 2012-01-13 Reply changyang319 抱歉，這我不會。如果是我碰到這種情況，我想我會修改其中一個資料夾，新增多個欄位，再利用vlookup的函數來取得另一個工作表的資料，而這幾個新增的資料，是不用來編輯的。 2011-10-15 Reply kose0922 版主請問一下： 我要合併列印到word的表單資料是來自於同一的excel工作簿裡的二個工作表，請問該如何設定呢？謝謝？ 2011-10-12 Reply changyang319 抱歉，我不會，好像有點困難。 2011-06-29 Reply howard 您好 我在excel 上已經有一個數量 請問要怎麼直接套用可以讓標籤列印excel上設定好的數量呢 謝謝 例如 電腦 數量4 可以讓他印4張 謝謝 2011-06-29 Reply changyang319 不客氣喔，謝謝你的造訪。 2011-06-12 Reply Katy 這個問題困擾我很久了，終於找到一位高手幫我解決，太感激了！ Thank You！！！ 2011-06-07 Reply sfhsu 大大您好： 合併列印時若要將原先excel中的二位小數，以百分比形式列印到word中，在功能變數中我該如何書寫？謝謝！ 2011-05-20 Reply changyang319 我不懂你的意思，有圖可以看，或是有檔案可以寄給我看的話，我才會懂的。 2011-04-18 Reply joce191282@hotmail.com 版主: 我想用office 2010用同一張套到二張不同的報表.還有為什麼我套出的報表都會變成二張,範例是一張而已~可以麻煩你幫我解答一下好嗎?謝謝你^^ 2011-04-10 Reply kose 謝謝版主的指導，問題已解決，果然如您所言。 我還有一個更進階的問題想請您指導一下，就是合併列印有沒有辦法合併excel所產生的每個人的長條圖？謝謝 2011-03-27 Reply changyang319 剛剛我試了一下，不需要加第二個Next Record，下一頁Word會自動切換到下一筆記錄。另外，我在試的時候，一開始我也看到我的情況怎麼也和你一樣，就是發生12、23、34筆的情況，後來才發現那個是預覽資料的起啟設定，最後你要按「完成與合併」才是真正的結果，不曉得你懂不懂我的意思？如果你還是有問題，把檔案寄給我，我看一下。changyang319@letskuso.com 2011-03-26 Reply kose 您好：感謝您的回覆！ 我已照您所說的每一頁加入二個next record，但結果仍相同，是不是我的設定有問題？ 2011-03-26 Reply changyang319 你在第2位受邀者的後面，還要再加入一個Next Record標記，也就是每一頁要有兩個Next Record。 2011-03-26 Reply kose 您好： 想請教一下，我合併後的結果，第一頁是編號1和2兩位受邀者，而第二頁是編號2和3，第三頁是3和4…，請問一下：我是哪個地方少設定了什麼？謝謝！ 2011-03-26 Reply apple 編輯頁明明就有，預覽列印就是沒有，原來問題發生在最外層的列印設定，請選擇–>WORD選項–>顯示–>列印選項–>把下面六個選項都打勾就是了，唉!害我找很久。以為是BUG。 2010-12-23 Reply changyang319 你真是認真，我想這個大概是Word裡面格式有設定的問題，我也不太曉得正確的問題所在，如果可以的話，你可以把這個檔案寄給我，如果簡單的話，我可以幫你看一下。我的Mail是 changyang319@gmail.com 。如果文件是重要的東西不方便給別人看就不勉強。 2010-09-28 Reply rlf28003 感謝您的分享..我也學會了..但是遇到一個小問題..在word看都很正常..但是預覽列印時會多一頁空白頁..例如第一頁..空白頁..第二頁..空白頁..第三頁..以此類推,不知這該如何解決 2010-09-28 Reply changyang319 謝謝您，希望你能趕快的學會。 2010-08-20 Reply 老學徒 看來網頁開了很久,老人家還是慢了好幾拍.謝謝你詳盡的教學.完全能站在初學者的程度來教學'最近在做摸彩券和兌換券的事情傷腦筋,希望我能搞清楚! 2010-08-19 Reply Shawn Chiu Hi~ 我自己找到方法了，在主文件類型中，要使用「目錄」，就不會有分頁符號了。 2009-11-05 Reply Shawn Chiu 感謝回答，我懂了。不過感覺有點可惜啊～沒有到全自動的地步。可能VBA可以作吧？希望word 這部份的選擇細項可以多一些啊！ 2009-10-29 Reply changyang319 Next Record是一定要加的，如果你是因為要加很多次Next Record而覺得很麻煩的話，其實「Next Record」是可以用「複製、貼上」的，使用複製、貼上就很好設定那500筆資料了。 2009-10-28 Reply Shawn Chiu 你好，如果想要將500筆資料一口氣列出，不要插入分頁符號，可以設定嗎？謝謝 2009-10-28 Reply 佳1021 讚!!! 2009-10-07 Reply Emma 這個方法對於文字方塊沒有效耶。因為我自己設計的名牌有用到文字方塊。不會自動跳到下一筆。有辨法可以決解嗎？謝謝你。你的文章真的幫我很多忙。 2009-09-26 Reply 路人 我有照著做了，可是我的檔案在編輯畫面看得到字，卻印不出來，預覽列印也是一片空白。 2009-09-23 Reply changyang319 很高興幫到您的忙。 2009-08-21 Reply 受益路人 非常感謝您的解說 受益匪淺 幫了我很大的忙呢!!! 2009-08-20 Reply changyang319 謝謝您的讚美。 2009-07-01 Reply 鄉民 good job 非常仔細地教學 讓人受益良多 2009-06-30 Reply changyang319 不客氣。 2009-06-25 Reply VAYA 寫得好清楚,受益匪淺~THANK YOU!! 2009-06-24 Reply qq 你太厲害啦~~ 沒看過..像你寫的那麼仔細的 謝謝唷~~ 2009-06-04 Reply 小雪 好感動哦，讓我解決令人煩惱的問題耶…^o^ 2009-03-19 Reply 墨泉 真的太感謝了>< 找了好久，終於在這裡找到解決方法實在是感動到不行QQ 非常謝謝你>W< 2009-02-11 Reply 球 寫的很清楚，真是太感激你了!! 2008-09-12 Reply