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來公司的路上，更準確的來說是去地庫的樓梯上，就想清楚了今日最重要的三件事。到公司之後，迅速投入戰鬥狀態。其實高效本質與忙碌無關，只與你對目標的關注和行動相關。 這是我記在知識星球和朋友圈的一段感悟，事實上，這樣的事情屢次發生，比如周日的時候我曾經寫到： 最近養成一個好習慣，即在場景切換的時候，能立刻用兩三分鐘梳理下一個時段最重要的幾件事，並且能對優先級排序。比如剛才回家的路上，很快梳理了今晚待做的四件事，而且排了優先級和順序。到家之後立刻能進入狀態，這讓我的各方面效率高很多。 寫這篇文章的時間是2018.10.18早晨7點，而我在構思此文前，就已經明確了今天要做的兩件大事。 以上種種現象表明，我自己已經養成一個習慣：每天早晨第一時間思考「今日要事」，每天晚上會自我檢視：今日要事完成了多少。這讓我最近的工作效率高了很多，而我所強調的「終身成長」，與此密切相關。所謂終身成長，就看你日日堅持什麼？為什麼堅持？產生了怎樣的影響？人生沒什麼秘密，就在於當下如何度過，24小時如何分配。 但是，如何把這個好習慣帶給更多人呢？比如帶給身邊的同事？帶給星球上的輝友？我得把方法更加簡化才行。並且最好讓他們不知不覺體會到這種好處。 這種想法，首先來源於我自己的改變。我之前的習慣是願意影響他人，但不太喜歡直接去管理他人。一方面自己不屬於支配型的心理，另一方面也缺少管理的技巧和能力。但是，人是可以改變的，尤其是我自己。我自己以前都是放羊式管理下屬，別說1對1溝通，就連周報也不會仔細看。但現在，我可以在每周一，花一小時與同事逐條review他的周報。而且會要求他按照OKR的精神，每天寫日報。我每天都會給出即時回饋。在這些細節中，找到了管理的妙處。 為了推廣這種習慣，我把要求總結成更加細致的「日報寫作指南」，明確規定了日報寫什麼，怎樣寫。也基本明確了周報寫什麼，怎麼寫。 比如日報，只關注兩部分，第一今天完成什麼，第二近期計劃是什麼。聽起來簡單，但是做好很難。比如工作日報和工作日志不同，不需要事無巨細記錄各種工作細節，日報的「完成」部分只需要關注：「關鍵產出」。所謂產出是指它不是一種行動的記錄，而是結果的紀錄。太多人在寫日報時總是說：「今天我做了什麼」，對不起，你的老板不關心你今天做了什麼，他只關心你今天完成什麼。所以，在「完成」一欄，只需要寫真正在今天有產出的內容，寫具體的產出結果。比如「做到了模塊A的代碼」，或者 「完成稅務申報模板」。怎樣體現「關鍵」？需要問自己，這個完成的事項是否與我自己部門、個人季度OKR相關？是否與自己部門和個人的季度目標密切相關？符合「產出」和「關鍵」兩個條件，才算是「關鍵產出」，需要紀錄在工作日志里。 這會令很多日常工作極為忙碌的人感覺「沮喪」，因為他會發現自己的工作居然忙的沒有意義，無法寫到日報里 ——這就是慘淡的現實，太多人一天忙碌，但工作價值極低。 很多人會問，每天的瑣事要不要做？是不是還是要做？對，這個沒錯，還是要做，但是站在長期的角度，瑣事需要提高效率，需要有自動化的支撐。站在長期的角度，你每天要做的不是去忍受瑣碎的小事，而是引入自動化的工具，梳理流程，提升做瑣事的效率。如果你每天工作不是這樣去想，你就是在浪費自己的生命。 因為符合「關鍵產出」是極為嚴格的要求，所以很多人在一開始寫的時候，絞盡腦汁，發現自己的「完成」一欄為空，或者勉強有一欄。這個不奇怪，這就是你的現狀，接受現狀，再圖改進。 僅僅是「完成」一項，就這麼難寫。後面還有「近期計劃」，比如我對每一條近期計劃有五點要求，要求體現出四大要素和一個關聯。四大要素分別是計劃完成時間、行動、完成標準、產生的影響，強調的是SMART原則，而一個關聯強調的是與個人、部門OKR（或目標）的關聯性。要寫出這樣標準的「近期計劃」的確不容易。任何人接受和習慣，都需要一個過程，這個過程的前期很痛苦，並非日報需要那麼多文字，而是一個剖析自己，對自己徹底坦白的過程。幾乎每個人在用這種方法時，都會發現自己日常工作很多時間都「忙的沒有意義」。 此外，我參照日報，總結出周報模版和周報的具體寫法，基本上，如果你能按照上述標準寫日報，就能很方便的用同樣標準寫周報。 在我自己實踐、團隊實踐之後，我計劃向更多的同事、輝友推廣這種習慣。這會改變你的每一天，也會改變你的每一周。要徹底改變自己，沒有什麼比改變每日行為更好的切入點了。 小結一下：大家對於個人的管理，對於團隊的管理，都可以從堅持日報、周報習慣做起。日報該怎樣寫？寫什麼不寫什麼？周報該怎麼寫？有哪些注意事項？都值得深入探討。其實日報和周報都可以和OKR密切結合，作為實踐OKR的日常行為。如果一個事情，無法日日實踐，就無法真正改變自己和團隊。 許多成就斐然的人，未必比你我聰明，也未必比你我勤奮，更多時候，只是因為他們自我控制的能力更強，能夠把更多的時間和精力用在執行上罷了。 如何才能像他們一樣，提高自己的執行力呢？ 分解，再分解—你真的明白你要做什麼嗎？ 很多時候，我們的執行力低，其實是一開始就出了問題——我們在制定計劃的時候，並不真的明白自己想做到什麼。 舉個簡單的例子： 每天背單詞； 每天用30分鐘背單詞； 每天用30分鐘，通過某單詞 APP 背50個單詞； 這三種計劃，哪一種更好些？答案是顯而易見的。 同樣，「每天健身1小時」就比不上「每天用1小時，無氧運動4組，每組5分鐘，再慢跑半小時」。更具體一點，你還可以列出每一組無氧運動的類型（伏地挺身、深蹲……），每一組應該做到多少下，等等。 簡而言之，計劃要分解到基本步驟，達到「看到計劃，不用動腦就能立刻執行」，才能起到真正的效果。 如果我想提高英語閱讀能力，寫「每天閱讀英語30分鐘」，可以嗎？不夠好。因為我們的選擇太多了。 選擇《華爾街日報》《紐約時報》還是《經濟學人》？ 閱讀國際版、中國版還是經濟頻道？ 閱讀長文章還是短文章？ 是深入閱讀、摘出所有不懂的單詞並搞懂，還是泛泛讀一遍？ 諸如此類。 當你開始執行的時候，如果還要費勁去思考這些問題，執行效率怎麼可能高？ 許多時候，正是這些無謂的操作步驟和思考過程，大大地降低了我們執行計劃的動力。 「思考」和「行動」，對大腦來說是兩套截然不同的工作。當我們準備行動時，我們的大腦會為行動做好準備，這時，如果讓「思考」橫插一腳，就相當於被迫脫離「行動」狀態，重新回到「思考」狀態，然後再調整回來。 顯然，這會大大影響我們的專注。 好的計劃應該是這樣的：在規劃階段，做好詳盡而細致的安排，執行時，無論處於什麼情況，都可以立刻著手操作，無需再進行任何思考。這樣才能確保每次執行的高效。 另一方面，將計劃分解到基本步驟，減少執行過程大腦的加工參與，讓它成為一個下意識的行動，也可以起到另一個作用：減少我們對不確定預期的焦慮感。 我們總是很容易感到焦慮。其實，焦慮是怎麼來的？正是由於對預期不確定，而自己又沒有方法可以減少這種不確定，這才導致了焦慮。 你有沒有過這樣的體驗：在執行計劃的時候，總是容易走神，擔心自己做不好、無緣無故出錯、走彎路、拖延太多時間……諸如此類。這些，都是焦慮的體現。如果放任這些念頭不管，它們就會對整個執行過程造成干擾。 怎麼解決這個問題呢？最好的辦法，就是在規劃的時候，把一切都準備好，這樣，等到執行時，就可以直接行動，不需要再進行思考、分析、安排，也就大大減少了讓自己產生焦慮和雜念的機會，變得更加專注。 所以，下一次在制定計劃的時候，可以這樣檢測一下： 你的計劃夠不夠明確？ 具體到每一個詳細步驟了嗎？ 每一次執行是否可以重復，還是要重新設置？ 如果遇到問題可以怎麼辦？ 把這些都考慮好，作出詳細的描述，寫下來。這才是一個真正有可行性的計劃。 觸手可及——離你的目標再近一些 對於一些重復性的任務，如果很難堅持下去，該怎麼辦呢？ 傳統的想法，是利用意志力，強迫自己堅持執行。但這樣做，很容易產生厭煩和抵觸情緒，最終的結果，就是將你對這件事情的興趣消磨殆盡。 更好的方式，是順應自己的情緒和狀態，同時營造一個良好的條件環境：當你產生意願時，可以毫無阻力，立刻著手去行動。 為什麼這樣說呢？ 做任何一件事情，都可以看作「動力」和「阻力」的角力——當一件事情的動力超過了阻力，我們就會去做；反之，我們就傾向於不去做。 「動力」包括哪些呢？物質獎勵，精神上的滿足感，成就感，對他人施加影響的權力感，對不良狀態（比如掛科）的規避，對預期的樂觀信念和強烈需求，諸如此類。 「阻力」包括什麼？自己的體力投入，時間投入，精力投入，其他事情的即時反饋、感官愉悅，等等。 當阻力超過動力，我們就很容易裹足不前。這時，即使用意志力強迫自己去行動，也多半會事倍功半。 所以，一個有效的方法，是盡最大可能減少阻力，以期當我們的狀態位於高點時，可以用最短的路徑去進入狀態。 簡單來說，當你做好計劃之後，想一想： 按照這個計劃操作時，需要經過什麼樣的步驟，需要用到什麼材料？ 這其中，有哪些步驟可以提前準備好，哪些材料可以放在最順手的地方？ 盡量把這部分工作在規劃的時候搞定。這樣一來，當你準備行動的時候，你隨手就可以拿到需要的東西，立刻開工，杜絕一切不必要的拖延和低效。 舉個例子：如果你突然之間產生興趣想去跑步，而跑鞋、運動服、腰包放在衣櫃里，你需要打開衣櫃，從舊衣服里把它們翻出來，是不是就感覺沒那麼有動力了？ 而如果它們就掛在門口的衣架上，挑逗著你的視線，結果是不是會完全不一樣？ 如果你喜歡讀書，你就應該把書放在你觸手可及的地方，隨時可以抓起一本來看。節省去書架上翻找的時間。 如果你想鍛煉寫作，就找一個運行最流暢的軟件，放在桌面最顯眼的位置。節省找到軟件、打開的時間。 不要小看這幾秒鐘，很多時候，正是這不起眼的幾秒鐘，導致了這樣一個簡單的念頭：「下次吧。」 而反復多次的「下次」，積累起來，就是質的區別。 簡化一切操作的步驟，讓自己可以第一時間、下意識地進行行動，是培養良好習慣最核心的方法。 問自己一個問題，再試著解決它 「問題導向」是我在工作中，經常向團隊夥伴普及的一個思維方式。 如果你的計劃是學習一個新領域，但卻不知道從何入手，那麼，給自己設立一個問題，再試著想辦法搞懂它，是一個行之有效的方法。 舉個例子，比如你計劃在三個月內初步弄懂西方藝術史，但是你對此一無所知，怎麼入手呢？如果從最基本的通史和概論翻起，也許很容易就會失去興趣，難以堅持下去。這個時候，你可以根據自己的興趣，設定幾個問題： 如何正確地鑒賞一幅畫？ 印象派的歷史、風格、特點和地位是什麼？ 什麼是現代藝術和後現代藝術？ …… 以興趣為原則，提出問題之後，再自己去請教別人、搜尋資料、進行對比閱讀、提煉觀點，最後歸納整理，試著給出一個自己的回答。 在這個過程中，你勢必會碰到許多不理解的名詞和術語，盡力去把它們弄懂。由於有一個問題作為引導，而這個問題又是自己感興趣的，那麼，你的興趣會被一直調動著，也會有更多的動力去攻克這些疑難。 當你解決這個問題之後，你會發現，你通過弄懂這個問題，實際上揭開了整個「西方藝術史」的一部分——盡管可能只是很小的一部分，但也足夠使你打下根基了。下一步，就是繼續提出你感興趣的問題，繼續攻克下一個問題。 無論學習什麼領域，這個方法都是適用的。 同樣，在執行計劃時，你也可以不斷地向自己發問： 這樣的流程規範嗎？ 這樣的操作高效嗎？ 這樣的解決方案合理嗎，有沒有更好的可能性？ 這樣的結論全面嗎？有沒有反例？有沒有特殊例子？ …… 諸如此類。 本質上，這是利用好奇心和內在驅動力，推動自己向目標前進。這樣一來，執行效率和續航能力，都會得到極大的提升。 這個過程中，最忌諱的就是心氣太高。不用著急，慢慢來，循序漸進。一旦制訂好了計劃，就不要輕易地去變動它。 採用問題導向的思路，根據問題來組織目標，制訂規劃，你會發現，原本覺得難以入手的計劃，突然就變得簡單了許多。 先設立一個小目標，然後完成它 我在以前的文章里寫過：使我們對工作產生興趣，並且樂在其中的，是什麼呢？是薪水嗎？ 不是，薪水只是一個「保健因素」：它可以使我們不討厭工作，但沒法使我們熱愛工作。 真正使我們對工作產生熱情的，是成就感。 成就感會讓你強化自己的存在感，體會到自身的價值和意義。對我們的大腦來說，成就感，是最有效率的一種激勵方式。 在計劃的執行中，我們也可以依此照辦。 如果你的目標過大，計劃過於長遠，那麼，很容易令人產生畏懼和抗拒，因為會有一種「再怎麼做也望不到頭」的不確定感，從而產生焦慮。這個時候，你可以試著把計劃分解成一個個小目標。目標之間環環相扣、彼此遞進，完成一個小目標後，就激活下一個小目標，繼續攻克它。 這樣一來，每一次完成一個小目標，都是對自己的一個正反饋。它會激活大腦的「獎賞機制」，從而使我們充滿動力和熱情。 學過編程的朋友都知道，任何一個編程的教程，都不會機械地向你灌輸代碼知識，而是通過一個個實際案例：這周完成一個簡單的小程序，下周加上一個功能，下下周做到更複雜的功能，下下下周再把UI完善…… 直至程序全部做到，這些知識也已經牢牢地烙印在了你的記憶里。 這就是利用「成就感」和「s目標」的機制，不斷地催發我們對執行計劃的興趣和熱情。 每一個新功能的做到，既是一個小目標的完成，又讓我們獲得了充盈的成就感，從而產生強烈的想進一步探索的渴望。 這些小目標應該滿足什麼條件呢？ 目標的頻次，設定在 1 – 2 周。既不會太頻繁，又能有效看到成果。 目標的難度，應該是稍稍高於你的正常能力，這樣一來，才能激發你付出更多的努力。 目標之間，應該是有關聯的，最好是依次遞進。 合理運用目標的分解進行激勵，你會更容易進入「心流」，讓計劃的執行變得再無障礙。 內在驅動力：這真的是我想做的事情嗎？ 其實，說了這麼多，最重要的，還是你自己的心態： 這真的是你發自內心想去做的事情嗎？ 無論你採用什麼樣的方式，最有效的內在驅動力，是你自己的渴望。只有你真正覺得有意義的事情，你才會有更強的動力去完成。 所以，找到自己的興趣點，以此為基礎設定目標和計劃，並且在其中找到長遠的意義，這才是提高執行力最好的方法。 不要太在意外界的影響，重要的，是直問自己的內心：我想成為一個什麼樣的人？對我來說，什麼才是最重要的？ 職暢之友 誠意推薦 如有侵權 請聯繫後台刪除