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歡迎點擊「科學報」↑關注我們！給學生1：Email要認真寫最近發現學生處理Email的時候有不少問題：先是給學生髮了3封Email布置任務，但沒有收到一封回信。然後，收到學生轉發給我的一個郵件，轉發的時候居然一個字也沒寫，正文留了一片空白。再然後，看到學生髮給另外一個研究團隊問問題的一封Email，居然沒有落款，不介紹自己。 心裡一聲慨嘆，本來想偷懶，可是學生確實太不懂規矩，所以還得和學生們講講如何寫Email的事情。今日的老師雖說只是拿錢教課，額外的教點工作常識也算是應該的。1. 方便收信人處理。電話什麼的必須馬上回應，Email則可以在任何方便的時候處理。2. 防止遺忘。QQ和微信電話，很多時候看完聽完立馬就忘了；而Email一般是處理完才會存檔，很少出現忘記處理的問題。由於現在記性越來越差，如果有人打電話給我，我經常告訴他們要同時發Email提醒我。就我個人而言，電話或者面談的內容基本上是撂爪就忘，而收到的Email則肯定會按時處理好。3. 細節準確。口耳相傳很容易出錯，比如要網址、文檔、或者電話，Email都是最好的方式。4. 留個備份，方便以後查詢。QQ微信什麼的聊天記錄很快就找不到了，Email才是永久記錄。由於以上這些好處。現在，大學里和同事們的官方交流的時候Email基本上是唯一的途徑。學術圈裡，對細節的要求非常高，Email可以說至關重要。具體到科研合作，極少的時候，一些簡短的問題可能會通過QQ或者微信發過來希望我迅速解答；但如果回復的內容稍多；我回復的時候一般會刻意的改用Email，自己留個備份也方便對方閱讀和處理。總的來說，這年頭，Email就是professional的代名詞。大到基金申請小到中午約飯，只要與工作相關的，用Email都是合適的；相比之下，電話、微信、面談的適用範圍其實都非常窄。1. 沒有稱呼，沒有落款，給陌生人寫信不自報家門。寫Email一定要有稱呼，最後要有落款。如果是對陌生人，一定要對自己有所介紹。對自己介紹越多，對方越了解你，回你Email的可能性越大。實際上，大家經常收到Email不知道發送者是誰。既然別人不知道誰的信，不回Email也就再正常不過的。2. 轉發Email或者發送附件的時候，自己什麼話也不說。如果沒什麼可說的，最簡單的可以給一個背景介紹：「XXX，這個是我從Y那裡得到的消息，請參考。」；或者最簡單的，寫上「FYI」。3. 收到信息不回。收到Email，如果是有信息的，必須回復。完全可以簡單回復 「好的。我會儘快處理。」，或者直接說 「收到」 甚至是 「謝謝」。（註：群發的郵件，很多時候可以不回）其實，寫Email也有一個最簡單的原則，如國人所謂 「見信如晤」（見信如見人）。如果把每一封Email都想象成一次短暫但是真實的會面，郵件正文如何寫也就自然清楚了。如前文所說的三個情況：見了陌生人你當然要介紹自己。給別人代東西過去，你見面的時候當然要解釋一下是什麼東東。收了別人的文件，你會不說一句謝謝嗎？另外，以前看過一段文字，說給別人留下深刻印象的最簡單方法就是寫一條長Email。不得不承認，讀長Email常常是痛苦的事情。具體到我個人，行走江湖這麼多年，見過的很多長Email都暗藏殺機。雜誌發來的爆長的審稿意見自然不用多說，讀起來簡直讓人有自殺的衝動。當年，同事向老闆告我狀用的就是一條超長Email。直到今天，我還記得老闆皺著眉頭帶著無奈的眼神用緩慢的語速和我說的話：「…she wrote a really long Email…」另外，所有人都應該學習在Email里通過書面語言協調多方、解釋並處理複雜問題的能力。在不見面的情況下就解決複雜問題，這個技能超級有用，有機會可以細說一下。 請按下方二維碼3秒識別