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發工資條是每個薪酬HR每個月都必做的一項工作，有的企業給員工發紙質的工資條，而有的企業更傾向於發放電子版的工資條。不論哪種形式的工資條，員工收到的工資條都只能顯示該員工本人的工資信息。基於這點，很多薪酬HR在做工資條的時候就頭大了，可能做工資條的工作量比做工資表的工作量還大。但是一個企業，每個人的工資條里顯示的工資分項都一樣，只是裡面數據不一樣，那有沒有一種簡便的方法，讓發工資條這件「大事化小」呢？答案是肯定的，下面我就來教大家一種簡便方法群發工資條，而且群發單顯。當然，需要批量列印工資條的也可以在本教程中找到方法哦。你需要3個工具Excel、Word和Outlook（如果是列印紙質版的工資條的，Outlook不作要求）。Excel用於製作工資表，Word用於製作工資條的模板，Outlook用於群發郵件。（用的office版本是2010版，其他版本大致操作一樣，可能菜單位置不一樣，大家需要注意一下。）教程的基本原理a. Excel和Word「合作」，讓Word裡面顯示Excel表格的數據b. Word和Outlook「合作」，讓Outlook用郵件形式把Word裡面的內容發出去。第一步讓Word文檔顯示Excel表格的數據1. 製作更方便導入word文檔的Excel工資表打開我們的工資表，我們每個月用於計算工資的工資表，裡面有很多分項，還有各種公式，就像這樣：然而我們在製作工資條的時候，並不是要將所有的分項都顯示在工資條中。另外，為了方便計算，原始的工資表中的數據，都是「數值」格式，數值格式的數據在導入word的時候容易出錯。所以我們原始的工資表並不適合作為我們word版工資條的數據來源。這時候我們需要另外一張表，裡面有員工的郵箱信息（發紙質版工資條的可以不要郵箱信息），表頭裡所有的欄位，都是你要顯示在工資條里的工資分項，就像這樣：這張表我給它命名為【工資條】，怎麼將原始工資表的數據導入到【工資條】這張表中，建議用vlookup函數，該函數的使用方法也不在這裡贅述了。這裡提醒大家注意的是：把Excel數據導入到word裡面的時候，Excel裡面的數字須是【文本】格式，否則在word里顯示的時候容易出錯。所以大家把原始工資表裡的數據通過vlookup函數導到【工資條】這張表裡以後，別忘了【全選】，然後將單元格格式設置為【文本】格式。這些都操作好了之後，將【工資條】這張表保存到大家容易找到的地址。2. 編輯word版工資條模板Word版工資條模板大家可以自行設計，要求排版美觀大方，方便閱讀就可以。這個模板裡面的分項應該在上一步【工資條】表格中的都可以找到（不要求word裡面各個分項和Excel裡面的欄位完全一樣），就像這樣：3. 將Excel表格數據導入Word模板中Excel版的【工資條】和word版的工資條模板都完成之後，下面就可以開始導入數據了，在這裡用到的是【郵件合併】功能。具體操作在剛才的Word版工資條模板中，分別點擊上方菜單【郵件】——【開始郵件合併】小箭頭——【郵件合併分佈嚮導】。之後，在文檔右邊會出現郵件合併的操作界面，我們先選擇文檔類型，信函和電子郵件都可以。這裡我們以【信函】為例。選擇好后，直接點擊下面【下一步：正在啟動文檔】，就像下面這樣：接著操作界面會提示大家設置信函，這裡選擇【使用當前文檔】就好，然後點擊下面【下一步：選取收件人】，就像這樣：然後在選取收件人界面，我們選擇【使用現有列表】（因為我們剛剛已經製作好了【工資條】表格），然後點擊【瀏覽】：這時word文檔會彈出一個對話框，提示我們【選取數據源】，我們找到剛才保存的【工資條】表格，然後點擊打開：然後系統會提示我們選擇剛才【工資條】表格裡面的某一張插頁，我剛才做的【工資條】表格裡面只有一個插頁，所以選擇【sheet1】就好，像這樣：點擊確定之後，系統會再彈出一個對話框，這時候大家會發現，我們剛才【工資條】表格裡面的數據都在這個對話框里顯示出來了。而且我們可以通過【姓名】前面的對勾，選擇我們要發放工資條的人，比如哪個人不需要給他發工資條，那我們把他姓名前面的對勾去掉就可以了。發放工資條的人員都確認無誤之後，就點擊確定。像下面這樣：再看我們的工資條模板文檔，現在還沒有什麼變化，但是上面有個菜單【插入合併域】，從導入Excel表格之前的灰色狀態，變成了可點擊狀態（可以對比前面的截圖）：這時候，我們需要把Excel版【工資條】表格中的各個欄位和word版工資條模板中的各個分項一一對應起來。我們將游標移到到特定位置，然後點擊【插入合併域】，就會出來【工資條】表格中所有的欄位，我們單機滑鼠選擇就可以了，就像這樣：再重複剛才的步驟，將游標移動到下面表格的「姓名」後面，然後再次點擊【插入合併域】——【姓名】；然後將游標移動到表格的「月份」後面，然後點擊【插入合併域】——選擇【月份】……重複這個步驟，直到將表格裡面各個分項都填滿，就像這樣：完成以上的合併步驟以後，點擊菜單欄里的【預覽結果】，我們就會發現，【工資條】表格里的數據已經奇迹般的跑到word裡面來了，這就是員工看到的最終的工資條效果了。而且我們可以通過點擊左右箭頭來預覽每個人的薪資詳情：第二步生成工資條1. 批量生成用於列印的工資條在上一個步驟中我們預覽確認都沒有問題之後，就點擊【完成併合並】的小箭頭，選擇【編輯單個文檔】，在彈出的對話框里選擇【全部】：點擊【確定】，系統會自動生成並打開一個新的文檔——《信函1》，這樣，Excel版【工資條】表格裡面所有人的Word版工資條就生成了。系統默認每人顯示一頁，我們也可以在這個文檔裡面調整一頁顯示2人或者多人的信息，調整完后就可以列印併發放啦！2、 用Outlook一鍵群發單顯電子版工資條如果我們預覽無誤后的工資條不是用於列印的，而是要發送郵件到每個員工的郵箱里，這時候在點擊【完成併合並】的時候，就選擇【發送電子郵件】：然後在彈出的對話框里，【收件人】處顯示都是Excel版【工資條】里的所有欄位，我們選擇下拉菜單中的【郵箱】。而【主題行】就是我們平時在發郵件的時候，填寫的「郵件主題」，這裡我們自己按實際情況填寫就好，下面的發送記錄，就選擇【全部】：確認無誤之後，點擊【確定】，這時候，我們辛勤的Outlook就開始為我們默默地群發郵件了，打開Outlook，看看已發送列表裡面，同事們已經收到了各自的工資條：最後保存我們的Word版工資條模板以備下次發工資的時候用。以上就是第一次用【郵件合併】合併功能發放工資條的詳細步驟了。可能有些同學會說，這麼多步驟好複雜啊！可是這些步驟只是第一次操作的時候複雜一些，我們下個月再發工資條的時候就不需要這麼複雜了。下面是第二次發工資條的方法1.找到並打開我們之前保存的Excel版【工資條】，將這個月的原始工資表的數據導入到【工資條】裡面。別忘了這個月人員增減，還有數字格式最後要設置為【文本】哦。註：這裡不建議大家新建新月份的Excel版【工資條】，直接用上個月的表，更新裡面的數據就好。因為這個表只用於發工資條用，每個月的工資數據我們有原始的工資表呢。2. 打開我們上個月保存的Word版工資條模板。打開的時候會彈出如下對話框，我們直接選擇【是】：此時，我們發現模板一被打開，文檔裡面已經導入了工資條的數據。因為上一步我們選擇【是】時，word就自己調用了我們更新過的Excel版【工資條】，不需要我們再像第一次操作那樣去完成合併，這也是為什麼上一步中建議大家直接使用第一次保存的Excel版【工資條】，而不是新建。因為新建一個Excel，意味著我們要重新再來一次合併步驟：我們在打開Word文檔的時候，就已經完成合併，完成了數據從Excel到word的過程。接下來我們需要做的就是批量生成Word版工資條並列印，或者是Outlook發送電子版工資條。我們直接點擊【郵件】——【完成併合並】，選擇【編輯單個文檔】或者【發送郵件】，剩下的步驟就跟前面講的一樣啦：