Zi 字媒體

相信好多人都有類似經歷：發出求職郵件之後杳無音信，發出工作郵件請人幫忙，卻好像石沉大海。這究竟是什麼原因？因為你根本不會寫郵件。全世界每天發送出去的郵件高達 1000 億封，每一秒鐘發送出去的郵件高達 110 萬封。對於好多人來說，每天收到幾百封郵件並不是稀罕事，平心而論裡面絕大多數郵件寫的怎麼說呢，爛到讓人不想讀，平庸到讓人看都不願意看一眼…… 所以本文的目的就是為了幫助大家學會如何發送「別人願意看」的郵件，讓你的郵件「每封必回」。郵件要簡短我從來不讀超過三行的郵件。當然這只是我個人的習慣，但是試想一下一個現代社會超級繁忙的人，怎麼會願意花費十幾分鐘讀一封不知道是否重要的郵件呢？ 所以，請不要讓你的郵件超過三行，既節省你的時間，也節省收件人的時間，還能夠突出你想表達的要點。 如果你是在不能在開頭一兩行把事情簡要說完，那你溝通這件事就不應該通過郵件了，試著打電話或者見面溝通吧。 試著做標題黨比如用極有意義、獨一無二一封郵件最重要的就是標題，試想我們每天在朋友圈裡見到那麼多推送，但是能讓我們點進去看的無一不是好標題。 所以你的郵件標題最好是極為獨特並扣人心弦的那種。最好你能讓你的郵件標題像新聞標題那樣引人入勝，吸引收件人的注意力，勾起他的興趣，讓他願意打開這封郵件。 大家大可以在標題里用一些誇張辭彙，比如獨一無二的，極有意義的。大家可以多留心一下某易新聞，那標題，簡直了…… 好標題的另一個作用就是易搜索。 大家可能都有體會，在手機上搜索郵件超級麻煩，所以如果你的標題足夠好，就應該能讓別人記住其中的一些關鍵詞，這樣是非常能給對方好感的。如果不能，比如等收件人還想看一下你的簡歷的時候，他搜索不到你的郵件就意味著你喪失了一次機會。請讓郵件簡單易讀難讀的郵件意味著沒人想讀如果你知道有多少人是用超小號字體發郵件的，你可能會震驚於這個世界上怎麼會有這麼多人在發郵件時根本不考慮對方的閱讀感受。要知道用小號字體組織的郵件在手機上幾乎看不清。 所以我們在發郵件的時候最好用 12 號以上的字型大小（甚至是 14 號）。而字體我也建議大家選用一些較為常見的字體，太花哨的字體實際上會削弱郵件的表達作用。除非你另有所求，比如想用花哨展示你的創意。字體推薦大家就用一般的宋體即可。千萬不要用黑體，因為黑體有一種壓迫感。 而且請大家一定要對主要信息加以標示，比如加粗、下劃線、背景色等。因為沒有人有耐心一點一點的找尋關鍵內容。如果對方漏掉關鍵內容，你的郵件的溝通作用就會大打折扣。 還有一些值得注意的點就是：段與段之間應當空行，可以把重要段落或語句單列一行。這些小方法都有利於對方閱讀。一個人拿到一封郵件可能會有如下行為：忽略、刪除、回復、直接執行郵件需求。 對於一般人來說，接到郵件都會根據這封郵件的需求來判斷自己下一步該怎麼做。試想一下，一個陌生人來到你家，只有當他說明來意，你才會跟他有進一步的交流。 所以一般人會不會把郵件看下去的一個重要因素就是看你的來意。如果你把需求放在幾個大段中間，那你基本上就搞砸了。 所以寫郵件的時候盡量要把需求或者說請求放在第一行的顯眼位置，然後再說原因。 請求一定要簡單簡單到讓人無法拒絕要知道，你在郵件里提到的請求越簡單，那麼別人就越不容易拒絕。因為別人看郵件並不是實時的，而且也不是面對面的，所以很容易拒絕操作較為困難的請求。如果你的請求像下面這些一樣簡單，被答應的可能性就大很多： 請問您這周有時間么，我在電話上請教您XX問題，5分鐘即可。請您看一下這封郵件並簽字。您能簡要介紹一下XXX這個人么？我非常期待您能幫我寫一封推薦信，推薦稿我已幫您起草好等您審閱。 對於這樣的郵件，我一般會回復一到兩個字：好或者不好。這樣的郵件往往都簡單到無法讓人拒絕。記住，方便別人，就是方便自己。 別人沒有義務幫你做這做那，如果要求很麻煩，就很容易被拒絕。比如我在郵件里向你借十萬塊錢，那你八成會把我當成詐騙犯，或者是沒誠意，把我的郵件發垃圾箱了。 急要事別發郵件急事、大事打電話、面談 很多人喜歡什麼工作都用郵件，但是有急事或者十分重要的事情時，郵件並不適用。因為沒有人有義務事實等在電腦前，看你的郵件。 請大家一定要記住，郵件並不是電話或者會面的替代品，而是附屬品。特別是在有急事或者要事時，郵件只能夠作為溝通來往的「存在證明」，但你不能期望它一下子就得到回復。最不濟，你在發郵件之後，也應該打電話通知對方郵件已發出。 郵件系統問世已經 45 年了，儘管這個系統發展至今也並沒有革命性的變化，可是絕大多數人並沒有受過發郵件的相關培訓。以上只是我們在工作中的一點感想，如果大家有什麼好的建議，歡迎留言互相學習。投稿郵箱：283685283@qq.com，一經採用，奉酬50元。加入QQ交流群，即刻獲取大量文稿資料（群號450847317）。加入辦公室工作微信交流群吐槽請教，請點「工作交流」菜單。加群均需分享下方的群名片到朋友圈。石頭的新作《秘書工作手記：辦公室老江湖的職場心法》噹噹網正在打折促銷！