辦公好幫手-Word排版左右互搏術-01—樣式功能釋疑

兩個A在Word中代表什麼？

兩個A的精神

各位知道這個符號的精神是什麼嗎？有兩個A，所以就是DOUBLE A？「關鍵時刻、絕不卡紙！」，當然MS Word和Double A沒有關係！

如果此台影印機是彩色的那應該會更精彩^o^

那這個符號到底是啥麼？是的，是Word中「樣式」的功能鍵，「樣式」在於排版可說是靈魂之所在，就像瓦斯爐不能沒有瓦斯一樣，所以想要排版排的好，不可不知「樣式」！

「樣式」是多種「格式」的總管理，你也可以說他是「段落」的範本，以下是我們一般寫PAPER時常會看到的規範，例如：

1. 報告採用單面打字為原則，內文之文字大小以12點為原則，行距為1.5倍行高

2. 中文內容請用「標楷體」字型，英文、數字內容用「Times New Roman」字型

3. 報告內文格式：(採WORD的預設值即可)

(1) 邊界：

上下邊界各為2.54CM
左右邊界各為3.17CM

(2) 與頁緣距離：

頁首：1.5CM
頁尾：1.75CM

(3) 章節格式：

章次請使用第一章，第二章，…等中文數字編號，章名在同一行。

章次及章名應位於當頁版面的頁首頂端。

章、節、段的編號請使用第一章.第一節、第三章.第二節.第五段或者1.1 , 3.2.5 , …等有層次順序之中文或阿拉伯數字。

節次、段次及名稱自版面左端排起。

(4) 頁碼格式：

致謝至表目錄以i , ii , iii , …等小寫羅馬字連續編頁。

報告本文至簡歷以1 , 2 , 3 , …等阿拉伯數字編頁。

(5) 圖檔格式：

為避免轉檔時產生錯誤，請您使用以下圖型檔案格式：
.gif 和.jpg格式（盡量不要使用.bmp格式，如有其他圖檔格式，請先轉成 gif 和 jpg 格式，以免檔案太過龐大）

而我們一般就是將自己產製的報告輸入或叩貼到Word中，然後再依以上的規範，土法煉鋼地一項項的將文章修整成符合規範的需求。

所以我們會常常「重覆」設定，排版起來十分繁瑣，事實上，有更快更好更穩的方式，那就是設定「樣式」。

要製作一個有規範要求的報告，須先將「範本」製作好，而不要直接開始撰寫，這樣作的好處是可以確保內容與規範完全相符，並且增進製作效率。而編寫範本建議為邊界、版面、段落、階層樣式、摘要及目錄、頁碼及浮水印的順序製作。

依照規範先把樣式設定好

那麼，什麼是樣式呢？

樣式是應用於文件中的範本、表格和清單的一套格式型態，它是指一組已經命名的字元和段落格式。它規定了文件中標題以及內文…等各個文件元素的格式。使用者可以將一種樣式應用於某個段落，或者段落中選定的字元上。使用樣式定義文檔中的各層級標題，如標題1、標題2、標題3……標題9，就可以自動化地製作出文件的標題目錄，這部分將於下一篇文章和大家介紹。

使用樣式能減少許多重複的操作，在短時間內排出高水準的文件。如，使用者要一次改變使用「標題一」的所有文字的格式時，只需修改該樣式即可，而所有套用「標題一」的段落會自動被修改。

例如，「標題一」的樣式最初為「12pt、標楷體、分散對齊、粗體」，若後來希望「標題一」樣式為「14pt、新細明體、置中」，此時不必重新設定每一個「標題一」，只需改變「標題一」樣式的屬性就可以了。

換個說法，樣式就有點像是部落格的版型，部落格若想要換個不同的風格，例如字型顏色變換，以及超連結的表示…等，不需要一篇篇文章更改，而只要修改版型即可，同樣地，一個文件製作時若有好好設定「樣式」，若爾後需要增修文件內容時，就可以直接套用，而不須勞神重新設定起，而且還可以達到「自動化」的效果，例如鬆輕自動產生「目錄」！

在未來的文章中，拆組達人會帶大家了解樣式如何設定，以及如何利用樣式「自動化」完成文件目錄，敬請期待！

WORD教學系列文章