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個人資料保護法Q&A-父母向學校索取學生成績或其他校內表現記錄，學校該怎麼辦呢？

2021/12/25

◎蕭家捷律師

讀者們若是小時候像筆者一樣調皮搗蛋，可能都會有過害怕父母收到學校過單的機會，每天的小考、段考到每學期的成績單，父母能不看到最好就不要看到。小時候以為長大了就不會有這種煩惱，沒想到上了大學，依然有許多住在宿舍的外縣市同學，都要趕在成績單寄到家以前回家，才能在父母看到成績單前先行攔截。在個資法施行後，若是父母希望藉由成績單及其他學校表現相關記錄資料，得知小孩子在學校是否認真向學、遵守校規，是否還能夠直接向學校索取相關資料？學校在遇到家長的請求時，又該如何回應呢？

學生在校的學習過程、考試訓練考核及成績、評分評語或其他學習或考試紀錄等，都是個人資料的一部份，屬於主管機關公布的個人資料類別第Ｃ○五七項之「學生(員)、應考人紀錄」，既然是個人資料的一部分，則其蒐集、處理與利用自然都需符合個資法的規定；將學習成績或相關行為記錄交給家長，則屬於利用的行為態樣，故而我們在判斷學校將成績或其他校內表現記錄交給家長是否合法時，須要判斷的就是此種利用行為是否合法。

有關公私立學校於個資法之適用，依據法務部函釋（101年11月1日法律字第10103109040號函）公立學校如係各級政府依法令設置實施教育之機構，而具有機關之地位，應屬本法之公務機關。非由各級政府設置之私立學校，則屬本法之非公務機關。前開學校對於學生的學習成績、獎懲記錄或其他學生在校活動相關個人資料的利用，若學校屬公務機關，則須遵守個資法第16條規定，應於執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符；若屬非公務機關，則依第20條規定，原則上僅得於蒐集之特定目的必要範圍內為之，才會是屬於合法的利用行為。

事實上，無論是公立學校或私立學校，其法定職務或是蒐集學生個人資料的特定目的，理論上應該都是「學生（員）(含畢、結業生)資料管理」。因此，只要合於學生資料管理目的範圍內必要的利用行為，應皆是個資法上合法的利用行為。目前的疑問應該是，學校提供學生的成績或在校表現記錄與家長，是否屬於學生管理的特定目的必要範圍？

若於學生未滿20歲之情形，家長依法仍得行使親權，故應可理解為家長須藉由瞭解子女在校受教育之情形等表現及學習成績，方有助其親權行使之完整，因此，應容許家長向學校請求取得在校表現與成績記錄等資料，且依「國民教育法」第13條授權教育部訂定之「國民小學及國民中學學生成績評量準則」第9條第1項之規定：「學校就國民中小學學生學習領域及日常生活表現之成績評量紀錄及具體建議，每學期至少應以書面通知家長及學生一次」，國民中小學本有將成績評量及表現之記錄提供予學生家長之義務，於國民教育繼續延伸至高中後，高中生之成績將可為相同解釋。

至於大學教育，縱使不屬國民教育之一部，惟因大一、大二學生通常亦仍屬未滿20歲之未成年人，因此，父母基於親權行使之目的向學校請求該等學習相關成績或獎懲記錄應仍屬合理。但如學生已滿20歲者，由於已是完全行為能力人，父母亦無親權，此時似無理由繼續允許家長取得學生之在校成績或其他個人資料，亦即，如學校將學生資料提供已成年之學生家長，可能有構成目的外利用或是超出法定職務必要範圍的可能。

綜上所述，學校是否能將學生表現及成績記錄交予家長或監護人，應是取決於學生是否為成年人有完全之行為能力，學校將已成年之學生相關成績及表現記錄交予家長，有構成目的外利用或是超出法定職務必要範圍之可能。故而，成年學生之家長，若欲查詢學生的成績或其他獎懲或學習記錄，應事先得到學生本人的書面同意。建議公私人學校若要避免這個問題，可考慮提供「學生家長調閱學習相關資料申請書」等類似文件，申請書附上學生本人書面同意之簽名欄位，以另外取得當事人書面同意之方式處理此一問題，不然的話，就只能請家長自己跟子女好好的溝通囉！

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