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時間管理|待辦事項分為重要與緊急,你從哪一個象限開始做? – 小小的100種任性生活

時間管理|待辦事項分為重要與緊急,你從哪一個象限開始做? – 小小的100種任性生活

時間管理|待辦事項分為重要與緊急,你從哪一個象限開始做?

到了年末我總是會回顧一下一整年做過的事情,然後接續安排新一年的生活計畫。在這期間,我會大量蒐集關於自我成長、學習以及理財、時間管理規劃等等資訊,如果發現新的方法或觀念,我就會運用在新一年的計劃中,這也是我邁向理想生活的方式之一。

上個星期我接收到一個新的想法,讓我感受到衝擊,我覺得非分享不可。如果你常關注時間管理的議題,那麼應該很熟悉有一種時間管理方法稱為「四象限」法。

 

|什麼是時間「四象限」法?|

這是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論,把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分,基本上可以分為四個「象限」:既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。接著將事情分類至四個象限中,依照「既緊急又重要」→「重要但不緊急」→「緊急但不重要」→「既不緊急也不重要」這樣的順序處理各種待辦事務。

這個時間管理方法對於我而言一點都不陌生,但上個星期我卻在蕾咪的Youtube頻道中,聽到對於時間「四象限」法的新闡述,當下我有如醍醐灌頂般,並且點頭如搗蒜地表示認同。

 

時間管理|待辦事項分為重要與緊急,你從哪一個象限開始做?

|應該從「重要但不緊急」開始執行|

根據時間「四象限」法的說法,所有的事情應該從「既緊急又重要」的事情開始執行,但其實應該從「重要但不緊急」開始才是最合適的。因為如果我們將待辦事項中的「重要但不緊急」的事情都預先處理完成後,那麼事情就不會被放到「既緊急又重要」。也就是說,在待辦事項中並不會有「既緊急又重要」的事項,除非是臨時出現的突發狀況。

調整處理待辦事項的優先順序之後,你會發現在執行各項事項的時候,時間更加充裕,也能更細緻地將重要的事情處理好。

 

時間管理|待辦事項分為重要與緊急,你從哪一個象限開始做?

|真的能處理完所有的待辦事項?|

另外一個新的想法是,將所有地待辦事項分類至四個象限中,真的有辦法處理完所有的待辦事項嗎?

關於這地問題我深深地認為,待辦事項根本不會有完成的一天,因為每一天都有新的待辦事項出現,而前一天地待辦事項可能只處理完部份而已,因此所謂地待辦事項清單只會越來越長!

蕾咪針對這個問題提出的解決方法是,必須學習「斷、捨、離」,將根本不需要處理的待辦事項刪除,僅處理那些對你而言有意義的待辦事項就好。而我對於這個答案也非常認同,因為我回顧自己的代辦清單之後,發現被我寫上去的事項中,其實有很多都是不需要處理的,或者隨手即可處理完成,根本不用放到代辦清單中,僅需每天預留半小時至一小時處理雜事就行。

 

 

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