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2021/12/25
Microsoft Word
Microsoft Word一個看起來很簡單實際上並不簡單的軟體，版本從Office 97、2000、XP(2002)、2003，一直到現在的2007版，功能一直的在加強，愈來愈好用。
大部份的人用Word都能很容易進入狀況，簡單的把文字輸入到螢幕中，打出自己想要的文件，這也是Word的優點「簡單易用」。所以大概很少人會去看有關Word的書籍吧! 想說這東西這麼簡單怎麼還需要看書呢？
也因為這個原因，大多數人打出來的Word文件都沒有照著正確格式來走，也許列印出來和你打出來的是一樣的，可是背後的格式設定、多餘的空白鍵…亂七八糟的，所以你只有辦法打一、兩頁的文件，當你想打長一點的文件時，苦的是要幫你收拾爛攤子的人。
在開始之前，我先說明一下，什麼樣的文件適合在Word打，真的要搞清楚。所有的表格、文件…都適合在Word打，而需要自動計算、分析的文件就需要到Excel去打。
我以前認識一個人，他不管什麼文件都喜歡打在「Excel試算表」裡。有一次，我看見他把很長的公司規章也打在Excel時，我以人道精神進行道德勸說，像這樣的東西應該要打在Word比較好，他不信，他說：「我比較會用Excel，所以打在Excel比較好改」，規章這種東西是會改的，尤其是公司還在討論每一條的細項時，所以當每次開會持續的在修改這份公司規章時，他每次都要花很長的時間在調整格式、插入列、調整頁數數字…，最後我當然是不管他，他喜歡把自己搞的很忙，怪誰？我看他倒是很自得其樂，以為這樣就是「很會Excel」。
簡單易用的Word骨子裡有些簡單的規則需要我們來遵守，遵守這些規則能幫助我們日後能很快的修改原有的文件，底下我先列出幾個許多人常犯的錯誤，供各位參考。
一、Enter與Shift+Enter
在Word中，最最最基礎、同時也是重要的就是Enter與Shift+Enter，儘管如此的重要與基礎，可是卻很容易被人忽略，甚至還有很多人還不曉得有這個Shift+Enter，而拼命的使用Enter來換「行」。
如上圖所示，這三行文字裡有兩個段落，第一、二行為第一個段落，第三行為第二個段落。所以當你在同一個段落時想要換行時，就應該要打「Shift+Enter」。
沒有按照這個規則的話，當你調整「段落間距」時就會大亂，使用「自動編號」時也會亂七八糟，所以遵守正確的格式來打文件，可以讓你使用更多、更快速的功能來幫你管理文件。
二、沒有使用縮排
第一行的段落用二個空白鍵來縮排文字是一個很不好的習慣，當你想每一行都自動的幫你空兩個字時，你最好乖乖的使用「縮排」的功能。
你可以透過兩個方式來使用「縮排」的功能，
一、使用工具列上的「格式(O)\段落(P)」，在「縮排與行距(I)」頁籤裡就可以做「縮排」的設定。
二、直接用滑鼠拖曳尺規上的「首行縮排」、「首行凸排」、「左邊縮排」及「右邊縮排」。
[Word 2007]
但在Word 2007就有一點點不同，Word 2007的尺規在沒有觸發的狀況下，會自動的隱藏，如下圖：
所以你必需將滑鼠移至內容區及選單區的交界處，也就是紅色箭頭所指的位置，尺規欄位才會顯示出來。
此外，若要叫出「段落」對話盒，則需點擊選單工具列「段落」區塊右下角的「小箭頭」，如下圖。
三、沒有用分頁符號
很多人為了要換頁會打一連串的Enter鍵，直到下一個段落的位置到達下一頁的位置，如下圖：
使用這種方式的缺點就是只要換到下一頁的段落之前新增了一行，之前打的一堆Enter就會被推到下一頁去，所以每次你新增了文字，你就要一直的刪除這些多出來的Enter符號。
所以這種情況應該是要插入一個「分頁符號」才是最正確的，插入「分頁符號」的方法，從工具列上的「插入(O) \ 分隔設定(B)」，然後「分隔設定類型」選擇「分頁符號(P)」。
(你可以使用「標準模式」來看到「分頁符號」的標誌)
[Word 2007]
而在Word 2007中，插入「分頁符號」的方式有點不同，你要切換到「版面配置」，再從選單工具列中的「版面設定」區塊中，點擊「分隔設定」，從分隔設定的下拉式選單中，就以看到「分頁符號」及「分欄符號」，如下圖：
四、沒有使用定位點
當遇到同一行文字裡的部份文字需要有不同的位置時，就要使用定位點，而不要用空白鍵來定位。
如下圖範例，我使用了兩個定位點來定位「聲聲慢」及「李清照」，那為什麼要用定位點呢？因為使用「定位點」來調位置絕對比用「空白鍵」好調而且又快。
五、編號自己打
在出考卷時沒使用自動編號的話是惡夢一場，打好後若是要調整題目的前後順序，包準調死你。我猜想沒有使用的人應該是使用了之後題號會亂標吧! 至於題號會亂標的問題，就是我在第一點所說到的Enter與Shift+Enter的問題。
六、段落之間用Enter來充當空白
最後再補充一個常見的錯誤，這個錯誤發生在段落與段落之間空隔的作法，有些人當想要在段落之間加大距離時，會選擇最直接的作法，「Enter」鍵，如下圖：
比較一下上圖(錯誤)和下圖(正確)，你會發現到上圖(錯誤)是用「Enter」來做空隔，因為有「Enter」的段落符號，而下圖(正確)卻沒有「Enter」的段落符號，這決對不是我用影像處理軟體把它去掉了。
正確的用法應該要使用「段落」裡「段落間距」區域的「與後段距離」或「與前段距離」來設定，如下圖，我設定了「與後段距離」3列。
不是五個常犯的錯誤嗎？怎麼變六個？
在我寫部落格的教學文章中，雖然這篇瀏覽人數不是最多的，但卻得到最大的迴響，感謝網友們的鼓勵，所以我又再新增了另一個常見的錯誤，希望大家都能學到使用Word最正確的方式。
此外，若您在Word及Excel方面，想要更提升自己能力的話，您一定不能錯過Word及Excel最重要的功能「合併列印」與「樞紐分析表」。
95 Comments
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wawa
我認為排版上，個人最不能接受的反而是英數符號與中文符號的濫用，該用雙位元的不用，不該用雙位元的卻用了，每次在幫他人校稿，我都得花很多時間在標點符號的置換！
那些不會排版的人，亂用工具是很可怕的！靠左縮排就靠左，那種左右對齊到底有多少意義？與其左右對齊，不如關閉中英文與標點符號的壓縮字元功能！
Word其實有太多工具，讓半吊子的人來用，所造成困擾，實在不勝其數，我能理解你口中那個用Excel來編排的人的想法是甚麼，因為不會有複雜的排版問題！
當然，Excel並非最好的選擇，所以我很強調，如果你不會排版，請用記事本！編輯好後貼過來word就ok！我能接受空白，也能接受Enter鍵的痕跡，也能接受自己打的編號，就是不要給我用那些難搞的工具，增加修訂人的loading，你沒那個功力與那份美感，沒有那份排版的邏輯性，就給我乖乖用內文編輯！
我相信遵守那份簡單邏輯，打出來的文章，一樣好看！
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wawa
我到覺得自己喜歡單純格式，像這種排版方式，閣下認為是正確的，但是對於其他修改的人卻是苦頭，畢竟當文章越長，很難有人記得前面的排版設計如何，在這種情況下，交給第二者或第三者或是更多手之後，都是另人困擾的，搞到後來只是越來越亂而已！
原因是什麼？每個人都有自己一套工作法則與認定，排版這種工作並不是每個人都需要這樣尖銳的技巧！更不是每個人都認同！更別說，初版者如果沒有寫好規矩，後面的人校稿或新增，都是製造混亂的來源！
我給初學者的建議是，請別用word工作，直接用記事本工作，當需要圖表或其他功能再來用Word！記事本根本不需要那些技巧，自動就搞得服服貼貼！那些縮排與定位點，我告訴你，沒有多少人用得好！
所以也別責怪他人不會用段落縮排或換節符號，我個人知道這些功能，但是很奇怪，我就是很反感！沒事用甚麼凸排，沒事用什麼換節符號，沒事在那裏搞不同的段落幹嘛，沒有真正排版美感的人，寧可用最簡單的方法做事，也不要用那些複雜的功能，把版面搞爛！
想到達羅馬，路不是只有一條，對於只想打打文字的人來說，簡單的那一條路就可以了！什麼最常犯的五個錯誤，我一點都不認同！
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煩惱
版主您好,前陣子重灌電腦,Microsoft Word 2010比較新我用不習慣,之前應該是舊版,
想問表格線要怎麼調整?兩個表格中間那條線,用箭頭調整,就只能調0.5公分,不需要這麼大間距,我找不到哪裡設定,請問哪裡可以設定?謝謝! -
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無名
查資料意外點進來的
一直都認為word是個很不好用的東西
既然是大眾常犯的錯誤,就表示是微軟設計不良1:shift+enter以前看過,但之後仍然自動捨棄,換個行才懶得按2個鍵
2:首行空2字,少量文章人工處理即可,手放鍵盤上何必去抓滑鼠
3:分頁符號我有在用,使用上還算認同
4:同2
5:認同,但因編輯數字不便,仍習慣用人工作業
6:用空白換行,因為方便啊,一個鍵搞定,去弄設定做什麼大家都錯,就是因為『錯的方法比較好用』,也比較直覺
該檢討的不是使用者,而是微軟為什麼使用者會去背熱鍵,就是懶得移手去抓滑鼠,工作效率也差很大
相對要用到滑鼠的,都是打完全文才去做編輯
打字打一半的換行,調整,本來就該是鍵盤2~3個鍵就該搞定的東西 -
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Shiow Chen
謝謝版主，因為重灌都是電腦公司幫忙的，且不是正版，所以更新可能也沒有辦法，電腦公司給我的回答就是重來，連ENDNOTE公司也叫我重新做，唉!下次我可能會考慮土法煉鋼，不要設那麼多的格式，再重來一次，我真的會吐血。
雖然沒有實質上的幫忙，還是很感謝版主!祝新年快樂! -
changyang319
這個Endnote在您提出之前，我還真沒有看過，這也沒辦法，因為我沒有寫過論文，所以不曉得有這樣的東西。
我是認為同樣都是Word 2010版，應該是不會這樣才對，會不會是您現在的Word 2010沒有更新到最新Service Pack的緣故？
目前Office 2010最新版的是Service Pack 2，你可以試看看http://support.microsoft.com/kb/2687455/zh-tw
如果幫不上忙的話，真的抱歉，這部份我實在是外行。
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Shiow Chen
請教版主
日前電腦重灌，WORD2010，原本論文寫到一半很順，卻因為重灌出現問題，原本的圖、表還在，順序也還在，但插入新的圖表，按(參考資料)(插入標號)卻無法找到原來的編碼，(找不到原本的圖1-?，表1-?)，重新再編變成又另外一套編碼，唉!電腦白痴的我真的快昏倒，google了許久，也找不到相關問題的解決。當然全部重來可能可以解決，但之前許許多多的心血都要白費了。連endnote都亂了，先生有幫我重裝endnote但就是怪怪的，我真的沒有把握參考文獻也可以做得跟以前一樣，要請教版主這問題有沒有辦法解決?謝謝您! -
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翻書找不到答案的人
請教版主，關於把表格內名單一次性做最適文字大小的技巧。
本人用word製作表格名單，現在想要把所有名單填入表格之後做最適文字大小，讓表格內的名單能在框格內完美平均分散放置。但是所有名單填入表格之後無法一次性做最適文字大小調整，必須一格一格的去做，請問版主有何方法能解決我的難題？
本人迫切急需答案，請速回復。謝謝！ -
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Vicky
謝謝您的分享.
關於定位點,我還是不太清楚. 我把游標點到尺規,出現定位點符號,但怎麼移動該符號,字依然沒動.
另想請問: 一行文字中間想列上甲方: 乙方:(甲方乙方為上下並列),要怎麼弄? 我之前都使用插入文字方塊. 這樣對嗎?
謝謝! -
icegril
您好，我在公司擔任文管職務，我們公司的各階管制文件，就像您本文開頭所說，沒因正確的WORD編輯手法，導致排版雜亂，人員也越改越亂，主管指示全廠文件重新改版，用正確的方式進行編寫，而我~被賦予教大家正確使用WORD的方式，但是我對WORD也是一知半解，下週就要開課，倉卒之下是否能引用您此篇文章及範例進行教學，我會在講義上注明是引用您的網頁，以及附上網址等資訊，謝謝！
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Allen
TO 19樓
分頁跟分節符號都會影響文章的編排…. 如果有機會編排長篇文件的話
可以的話… 在段落裡的第二頁次 有一個 "段落前分頁" 可以使用…
又不會影響頁碼及章節 -
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就是藍
上電腦課時老師也會教一些技巧，不過都忘光了。不過老師都說一般人用的是土法煉鋼的方法(就是以上不正確的方法)，上完課還一直用土法煉鋼來打word，真是對不起老師啊，看完大大的文，還是快把筆記再拿出來複習好了。
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正在學word的人
我以前也想說word很簡單，哪需要學呢?！
現在想考TQCword買書來看，才知自己不懂得還多的呢！
主要還是感謝大大精心比較了五大點常犯錯誤，且有貼比較圖，更易了解，若熟析段落、編號、定位點的使用，對編輯長篇文章真的受益良多！ -
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築夢歆瓴
您好：
您提到的這些都是一般人常範的錯誤，我也非常認同，但是若是下一頁一開始即是表格的話，使用分頁符號會有一種情況發生，會造成上面有一行空白行而且無法刪除，只要一刪除就會跳回上一頁，因此我是比較建議大家用分節(下一頁)符號(不會造成表格上方多一行空白列)，而且在頁碼編製上比較不會出現問題，有一種方法可以把分頁跟分節符號叫到工具列上。
方法：工具→自訂→插入→插入分頁或分節符號。(非常實用)
以上建議給大家參考。 -
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Leo
我覺得,打文件或是不使用到統計的話.真的來使用WORD就可以了,看到一些朋友或是同事,來亂的,都使用EXCEL,那如果都是去使用EXCEL畫表格的話,那WORD可以收起來了,來分工合作吧!!!,我不敢說我的WORD很強,可是,我還很清楚什麼時候用EXCEL,什麼時候用WORD,
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陳俊宏
版主您好，我是市立聯合醫院資訊室工程師，因近期需要辦理員工文書處理教育訓練，由我個人擔任講師，拜讀您的文章覺得寫得實在精闢，懇請您允許小弟引用於醫院內部教學使用，部分內容為了因應醫院特性需作小部份修改移用，所借用的圖示及文章皆會標明出處及參考網站，懇予您授權，感激不盡，謝謝！
俊宏敬上 -
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annishe
哈囉~~您好：
我是靜宜大學國際企業研究所的學生，因為自己喜歡逛旅遊部落格，所以希望能接觸有關旅遊部落格的相關議題來做研究。這是一份研究『搜尋旅遊部落格(Blog)資訊的經驗』的學術問卷，希望可以煩請您幫忙填選。
以下是問卷的網址，您的協助對於本研究的完成相當重要!
敬祝 身體健康，萬事如意！
http://www.my3q.com/home2/191/weinaaie/38899.phtml
謝謝您的幫忙唷!! -
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