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2021/12/25
Word合併列印
Word裡的合併列印功能的很好用，我們可以利用一個固定的「Word檔案」，配合一個名單，這個名單可以是Word檔、Excel檔，甚至是Access資料夾，就可以很輕鬆的做「套印」的動作，會節省很多的時間與人力，相當適合用在「列印標籤、名條」、「邀請函」…任何想的到的文件都可以利用這個好用的功能。
所以在很久以前就寫了「使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤」、「每個人都要學的Word實用技巧教學-合併列印」
這篇教學文章，那時原本的計畫是想要寫一系列的「合併列印」的教學，後來實在是太懶…應該是說要寫的內容實在是太多了，所以這第二篇合併列印的教學一直出不來，就在前一陣子格友「小毛([email protected])」的留言，讓我了解到…「我不能在混下去了」，所以第二篇的「合併列印」的順位就先提升到第一位了。
在這一篇的合併列印所要教到的，和上一篇很類似，格友小毛提到的問題，「如果我要在一頁上印兩個人的邀請函呢？因為這樣才不會浪費紙張」，是的這就是我這一篇所要加強的。另外，若您有興趣，也可以再接著看合併列印與Outlook電子郵件的結合教學「Word合併列印教學之三：「合併列印」結合Microsoft Outlook寄出電子郵件」。
課程檔案下載
我在這是以「Word 2003」版來做範例的示範，其餘的Word版本使用起來也都大同小異，Word 2007使用起來和Word 2003差比較多，但是只要你懂了，Word 2007的合併列印你一樣會操作的。
練習的檔案有兩個要下載：
一、「Invitation2.doc」；
二、「list.xls」。
同時我也附上了完成的檔案供大家參考：
「Invitation2_ok.doc」
實例操作教學
Invitation2.doc長這個樣子，如下圖，這樣一張A4紙就可以放兩個邀請函了。
接下來請看以下的教學。
Step1. 以下圖，如果你有看過「每個人都要學的Word實用技巧教學-合併列印」的話，你一定可以自己操作到這一步的，什麼!!都忘記了？沒辦法了，我再提示一下吧!
「工作窗格」的操作如下：
步驟1. 選取文件類型 -> 【信件】。
步驟2. 選取開始文件 -> 【使用目前文件】。
步驟3. 選取收件者 -> 【使用現在清單】 ->請按【瀏覽】設定list.xls路徑。
步驟4. 寫信 -> 【其他項目】。(先使用滑鼠點一下文件中想要插入〔名稱〕的位置後，再去按〔工作窗格〕裡的【其他項目】，這個動作需要重覆做兩次，一次做左邊的邀請函，另一次做右邊的，要是插入時插錯位置，也可以將〔名稱〕標示剪下後，再貼到正確的位置)。
Step2. 進行完步驟4後，你一定等不及要來看成果了吧!趕快按〔下一步：預覽信件〕吧!
「工作窗格」的操作如下：
步驟5. 選取開始文件 -> 【使用目前文件】。你一定很訝異，怎麼兩邊的「被邀請者」的名字是一樣的？因為…我們還沒做完你就急著要看成果了嘛!
Step3. 接下來請按〔上一步：寫信〕回到上一個步驟4來。
此時我們要做一個這篇文章的核心動作，就是要插入一個叫〔Next Record〕的標記，那要插入到哪呢？在兩個〔名稱〕
的標記的間的任何段落文字後都可以。
而要插入這個特殊的標記，要先打開「合併列印」工具列，請按下功能表的【檢視】->【工具列】->【合併列印】。之後要是你再回到﹃工具列】上，你會看到【合併列印】的左方就會是打勾的狀態。
Step4. 先在左邊最下面隨便找一個地方，按一下滑鼠左鍵，將文字的插入點放在那，在【合併列印】工具列上的〔插入功能變數〕上按一下滑鼠左鍵，然後點選〔Next Record(下一筆紀錄)〕，如下圖：
Step5. 插入〔Next Record(下一筆紀錄)〕標記後，你可以參考一下我插入的位置，其實只要是在〔名稱〕標記的中間就可以了，就算是原本的文字位置移動到也沒有關係，不一定要和我一模一樣的位置才行，因為這個〔Next Record〕標記實際在輸出時，是不存在的，所以它實際上是不會改變到文字的位置的，所以你不用擔心。
Step6. 最後你再按「下一步：預覽信件」時，你就可以看到正確的結果了。
Step7. 接下來的操作，
步驟6. 完成合併 -> 【編輯個別信件】。跳出「合併到新文件」的對話盒後，請根據自己的需求來選擇「全部」、「目前的記錄」或是「從xx到xx」，最後再按下〔確定〕就好了。
74 Comments
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訪客
您好，真的很感謝你的教學，讓我在製作簽收單時很方便。只是我另外想請問：如果word檔案表格不是固定幾列的話，有辦法使用這樣的功能嗎？
例如：A單位 3人、B單位 6人、C單位 8人。 每個單位為1頁，目前檔案表格如果設定8列，那完成合併時，會發現第1頁除A單位3人資料外，還會出現B單位頭5人資料…
有無可能達成依單位人員完成合併列印？ 還是只能徒手去修呢？ 感謝 -
Michelle
你好,請問,我的excel 有姓名跟數量,標籤需要根據數量重複列印
例如:
姓名 數量
—— ——
小明 5
小華 3這樣小明的標籤要印5次
小華要印3次
請問如何設計,謝謝 -
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林胖子
您好想請教您一個問題
比如我有個資料檔類似
業務A Ａ品 數量 ７
業務A b品 數量 ７
業務A c品 數量 ７
業務b Ａ品 數量 ７
如何才能讓它們可以 在業務人員時切頁
而又在單頁中詳列 品項呢 -
Sunping
hi, 你好，感謝分享；）
另有1問題請教，我在word2013插入excel2013的欄位時，文字大小不一樣，該從那邊設定插入格式字體的大小？
我試過在excel2013設成跟word2103一樣標楷體14點，但執行後文字還是無法一樣大小。
再1次感謝你！ -
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changyang319
來，看一下我抓的這張圖，這張是我從我的Word Starter 2010版上抓下來的，應該和正式版的2010差不多才對。
https://mrtang.tw/album/photo/277465258 -
訪客
Step4. 先在左邊最下面隨便找一個地方，按一下滑鼠左鍵，將文字的插入點放在那，在【合併列印】工具列上的〔插入功能變數〕上按一下滑鼠左鍵，然後點選〔Next Record(下一筆紀錄)〕
這個功能在 "OFFICE 2010" , 請問在那可找到?
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小草莓
DEAR版長 您好：
看了你的教學，頓時開通了!! 我的問題跟Ya Wen Fan 一樣 (文字方塊跟圖片的混合版)，用了表格之後，果然全都可以套了! 感謝救了小女子一命 (不然以後都要手動一個個貼會瘋掉 -_-") 請接受在下膜拜 (純粹是感謝文 ~哈)
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fai au ieong
多謝賜教獲益良多，現有問題是我一份文件有8格表格都要合拼入資料，是否每一格都要有功能變數Next Record呢？而Next Record是否一定用鼠標插入表格內之空位？另外我試過資料欄的員工號碼部份合拼後可顯示，但當部份的含有英文字母開頭的全部顯示為0，我亦嘗試過於excel修改在英文儲存格前加(')改為文字但都不能顯示。
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changyang319
抱歉，我聽不太懂，可以拍個圖片給我看一下嗎？拍的圖片要有Next Record及你所插入欄位的位置，以及你所預覽的表格，看是要寄到我的信箱([email protected])給我，還是直接在此留言，貼上該圖片的網址。
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訪客
請問~我做了一個表格,表格內階使用了「Next Record」很成功,但因為在表格外有一些基本資料也使用了插入欄位,按下預覽表格內資料都有合併,表格外的都顯示不出來了
如果取消「Next Record」這動作就可顯示出了。
請問要怎麼同時可以使用「Next Record」並合併其他資料呢?謝謝 -
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如芳
老師想請問你2007EXCEL跟WORD合併列印，我會使用一列一列傳出的合併列印，如果現在我的編號001有5個，002有1個，但是我希望編號001能合併列印到同一頁上，也就是我不希望1-5頁是001的資料，我希望第一頁是001所有資料、第二頁是002所有資料、第三頁是003所有資料，要如何解決?謝謝!
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版主:
我想用office 2010用同一張套到二張不同的報表.還有為什麼我套出的報表都會變成二張,範例是一張而已~可以麻煩你幫我解答一下好嗎?謝謝你^^ -
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changyang319
剛剛我試了一下，不需要加第二個Next Record，下一頁Word會自動切換到下一筆記錄。另外，我在試的時候，一開始我也看到我的情況怎麼也和你一樣，就是發生12、23、34筆的情況，後來才發現那個是預覽資料的起啟設定，最後你要按「完成與合併」才是真正的結果，不曉得你懂不懂我的意思？如果你還是有問題，把檔案寄給我，我看一下。[email protected]
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apple
編輯頁明明就有，預覽列印就是沒有，原來問題發生在最外層的列印設定，請選擇–>WORD選項–>顯示–>列印選項–>把下面六個選項都打勾就是了，唉!害我找很久。以為是BUG。
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changyang319
你真是認真，我想這個大概是Word裡面格式有設定的問題，我也不太曉得正確的問題所在，如果可以的話，你可以把這個檔案寄給我，如果簡單的話，我可以幫你看一下。我的Mail是 [email protected] 。如果文件是重要的東西不方便給別人看就不勉強。
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rlf28003
感謝您的分享..我也學會了..但是遇到一個小問題..在word看都很正常..但是預覽列印時會多一頁空白頁..例如第一頁..空白頁..第二頁..空白頁..第三頁..以此類推,不知這該如何解決
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