【英文信件】英文 Email 好難寫？完整格式讓寫信不再頭痛！

Email寫作課程大補帖

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想寫一封好的 Email，就要先了解 Email的架構：

美國 Carnegie Mellon University 在 Basic Structure of an Email 中，將 Email 內容分為八個要素：

N編會逐步解釋每個步驟的要點，快張大眼睛和N編一起學習吧！🤓

一、信件主旨（Subject Line）

信件主旨就是要讓收件者「在最短時間內了解這封信的目的」，所以不要把寫主旨當成作文，寫出 "I want to…” 這種長句，精練的點出信件主旨就好囉！

※舉例而言，

•  "Requesting information about X”
  「請對方提出有關X的資訊」
• "Sales Promotion for X"
  (通知收件人)「有關X的促銷活動」
• “Interested in learning about X”
  「請對方教導、分享關於X的知識」

二、開頭稱呼語（Greeting）

稱呼語會依照寫信對象的身分和關係而調整，

※寫給朋友、熟悉的同事：
可以直接寫 Hi / Hello 加上對方的名字（first name），
如 " Hi John," "Hello Tammy,”
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※寫給主管、長輩等寫正式信件：
寫Dear + Mr. ∕ Ms. + 對方姓氏（last name/surname）∕ 職位 ∕ 全名，舉例而言，若要寫信給美國總統 Donald Trump，
可以寫
"Dear Mr. Trump,”
“Dear Mr. President,”
"Dear Mr. Donald Trump,”
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※如果不知道收件者的性別：
可以用 "To Whom It May Concern,"

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※寫求職信時，
寫 "Dear Hiring Manager,”，直接對雇用經理展示你的敬意
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※註，（有點複雜大家解釋一下~）：
Mr. 為「先生」，是 Mister 的簡寫，
Ms.是「女士」，未婚、已婚女士皆可適用，
Miss 為「小姐」，只適用於未婚女子；
Mrs. 只能用於已婚女士，後面會加上丈夫的夫姓

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三、介紹自己（Identification of self）

如果與收件者不熟，或是透過其他方式拿到對方的聯絡方式，在信件的開頭介紹自己、解釋與對方的關係是很重要的~

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※寫信給教授：

• "I am a student in your（class name）." 
  （我是您某堂課的學生）
• "My name is Jessie Chen, Professor Lin gave me your email address."
  （我叫 Jessie Chen，透過林教授得到您的電子信箱）
• “My name is Jaime Smith. We met last week at the Conference at X University.”
  （我叫 Jamie Smith，我們上週在X大學的會議中見過面)

四、解釋寫信目的（Reason for email）

比較正式的常用句型為 " I am writing to V. ..."

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• " I am writing about ∕ in reference to ∕ regarding to...
  （這封信是關於...）
• " I am writing to inform you that ∕ of... "
  （我想通知你...）
• " I am writing to enquire ∕ inquire about..." 
  （我想問有關...）  

五、解釋情況、需求（Describe situation）

這部分的長度因情況而異，記得寫信不用刻意挑困難、冷僻的字寫；簡單、清楚地告知自己的情況或需求，讓對方快速了解就好囉！

另外，建議段落的第一句話用主題句（Topic Sentence），簡單解釋該段的重點和內容，可以幫助收信者快速閱讀，抓到每段的重點！

六、解釋後續規劃（Action Plan）

解釋完自己的情況、需求後，如果有需要收信人協助的部分，可以參考以下幾個範例句型：

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• “I would be more than happy to meet at your convenience.”
  （希望能在你方便的時間見面）
• “If you’re free, I’m available to meet on X day at X time.” 
  （如果你方便，希望能在X天X點見面）
• “If you have some free time, would you be able to give me a call?”
  （如果你有空，希望你可以打電話給我）

七、結論語句（Closing line）

寫完信件內容後，通常會請對方回覆自己的想法或問題，以下的例句可供參考：

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• "Please feel free to contact me if you need any further information."
  （如果你需要任何進一步的資訊，歡迎隨時聯繫）
• "If you require any further information, feel free to contact me."
• "If you have any questions, please feel free to contact me."
  （如果你有任何問題，歡迎隨時告知）

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• I look forward to hearing from you soon / meeting you next Tuesday.
  （希望能盡快得到你的聯絡 ∕ 我很期待下周二與你見面）
• I’m looking forward to your reply.
  （我很期待收到你的聯絡）

※註： "look forward to +Ving" 表示期待、期盼的意思

八、結尾用語（Sign-off）

終於來到Email的結尾！以下為幾種常見的結尾用語：

※正式Email（寫信給長輩、上司等）

• Yours sincerely, ∕ Sincerely,
• Yours respectfully,  ∕ Respectfully,
• Best regards,
• Best wishes,
• Cordially, （「誠心地」意思）

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※非正式Email

• Cheers, （除了「乾杯」外，這個詞也有「謝謝」和「掰掰」的意思喔）
• Best, （為 "Best Regards,” 的簡稱，但比較沒有距離感）
• As ever,

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作者介紹 | Naomi

AmazingTalker的SEO實習生，

喜歡學習、踏出舒適圈，努力提升自己的同時，也期許能為他人及社會帶來正向影響力。