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2021/12/25
【推薦本文原因】
你真的了解Excel嗎？每次使用Excel都覺得很吃力？相信很多人在工作上都會使用到Excel，使用的好，能幫你彙整好資料，使用的不好，只會讓自己更苦惱，分享此篇文章給你，解答十種常見的Excel問題，讓你更快速上手！
「要學好Excel，觀念絕對比技巧更重要，」Microsoft Office專家王作桓指出。王作桓現為台灣微軟Microsoft Office內部訓練資深講師，連續11年榮獲「微軟全球最有價值專家」（Microsoft MVP Award）殊榮，擁有超過20年企業電腦課程規劃、訓練資歷，著有《Excel工作現場實戰寶典》、《Office2013提昇企業效率達人實戰技》等書。 請王作桓來解答一般工作者最常見的Excel問題，搞懂觀念再學技巧，你也能晉級Excel達人。
Q1使用Excel的基本觀念是什麼？
報表格式要正確：Excel被創造的目的是資料分析，所以正確的「資料庫格式」（database）是報表能否製作完善的關鍵。正確的資料庫格式就是以第一列為資料標題，每筆資料再由上往下、一列列輸入，中間不可留空，也不要插入函數，保持資料完整乾淨。
盡量使用樞紐分析： 善用Excel的內建工具，8成報表都可以用樞紐分析（詳見Q10），有效率又好上手，剩下2成不能用樞紐分析製成的報表，才使用函數。
設對函數才能提高效率：函數的相對、絕對位址（address）設定要正確。因為Excel在複製貼上公式時，都會自動調整運算範圍，函數位址設立正確，就能提高效率。
Q2哪些快捷鍵一定要記起來？
Ctrl＋上／下／左／右鍵： 不用點擊滑鼠，就可以快速跳到資料表4個角落的儲存格。 Ctrl＋Shift＋數字鍵： 圈選要換單位的儲存格後，按搭配鍵與數字，即可轉換數字單位。
F4功能鍵： 可重複上一個步驟。假設最後一個動作是在上方插入空白行，再按一次F4就能重複上方插入空白行。
Alt鍵＋「＝」： 快速算出數字總和。在要填入總和的儲存格，按下「Alt」和「＝」，就可快速得到數字總和。
Q3如何用Excel做數學運算？
運用Excel做基本加、減、乘、除很簡單，只要在答案格中先輸入「＝」，游標圈選要運算的數值，再輸入四則運算公式，就能得到答案了。
例如，想計算B2、C2儲存格數字相乘，只要在答案格D2輸入「＝B2*C2」的乘法公式，就能算出答案；接著可以拖曳這個儲存格來填滿其他空格，不用一格格計算，公式會自動調整範圍。
Q4如何合併兩格文字、又不用重新打字？
針對這個問題，使用「&」運算符號或是CONCATENATE函數，就能將多個列中的文本連接起來。
例如，想合併右表的姓名與部門名稱，在單元格C1中鍵入公式「=A1&” “&B1」，或者是CONCATENATE（A1,” “,B1）即可。公式中的空格代表在顯示文字間插入空格。
Q5如何把數據資料變成圖表？
有時一連串的數字令人暈頭轉向，表格化的資訊反而清楚。想快速建立圖表，只要圈選想做成圖表的儲存格數據，然後按F11功能鍵，就能馬上完成一張圖表。
Q6下拉式選單如何使用？
製作大型報表時，常需要輸入固定重複的資料，例如是否出席的「是」、「否」、「未回覆」等。如果把資料轉換成下拉式選單，就不用一一複製貼上，直接點選清單，省時又能提高正確率。
1.選取要做下拉式清單的儲存格。點上方工具列「資料」的「資料驗證」。
2.接著在「設定」中，儲存格內允許欄位選擇「清單」；在來源欄位填入你希望顯示的項目「是,否,未回覆」，選項間須用英文逗號分隔。按下確定即完成。
Q7從A到Z大家都會排序，但換成中文字怎麼排序？
碰到想用中文字排序或自訂順序時，很多人會傷腦筋，其實解決方法很簡單：
1.先點選欲排序的儲存格，接著點選上方工具列「資料」的「排序」，選擇「自訂排序」。
2.在跳出來的對話框中，點選「順序」下拉選單中的「自訂清單」。清單中可以找到如星期、月分等類別，也可以新增清單，點選後按下確定，即可排序完成。
Q8表格想從橫式改直式，怎麼做最快？
好不容易做完橫式表格，老闆卻堅持要改直式的窘境，不少人會摸摸鼻子，一個個重新複製貼上。但其實Excel有個超好用功能：轉置表格。
首先，「複製」要使用的表格，選取要貼上的位置後，按右鍵清單的「選擇性貼上」，勾取「轉置」再按確定即大功告成。
Q9出現像亂碼的數值代表什麼意思？
輸入公式時，常常會出現看似亂碼的文字，但每串亂碼都有其意義，只要看懂並修正，就可以順利解決。
亂碼：#DIV/0!
原因：公式中的除數為0或為空白值，如500/0 解決方法：避免除數為0或空白的狀況，或使用If等函數控制
亂碼：#NULL!
原因：使用不正確或沒有相交集的範圍運算 解決方法：修正範圍運算
亂碼：#NUM!
原因：公式中使用不正確的參數，或公式結果的值太大或太小 解決方法：逐步修正公式中的錯誤
亂碼：#NAME?
原因：在公式中使用了Excel不能辨別的文本或運算範圍時，產生錯誤值 解決方法：檢查名稱，找出並修正公式中的錯誤
亂碼：#REF!
原因：公式引用的欄位被刪除或是欄位中有誤 解決方法：修正欄位中的錯誤，或點選上一步復原正確的狀態
亂碼：#VALUE
原因：
1.公式中本該數字與數字運算，卻將數字與文字運算，造成錯誤
2.公式本該引用單一數值，卻不小心引用了一個區域
解決方法：
1.修改公式中的文字格式，輸入正確數字
2.修正公式為引用區域的函數，或修正引用的區域為單一數值
Q10「樞紐分析」是什麼？
最被王作桓推薦必學的內建工具就是「樞紐分析」。 樞紐分析一般用來快速合併或比較大量資料，用樞紐分析製成的報表，可依不同需求隱藏或露出欄位，設定好的儲存格公式也能自動進行運算。
以採買用品的資料為例，建立樞紐分析表的步驟如下：
1.先建立正確的資料庫格式，確認資料具有欄標題或表格標題，而且不含空白列。
2.選取表格範圍，接著點選上方工作列「插入」的「樞紐分析表」功能，按確定後，新增到新工作表。
3.在右方樞紐分析表的欄位清單中，勾選想呈現的欄位，並可在右下方拖曳欄位名稱，自行排列資料出現在左方報表的位置順序。 如此一來，報表就不像原始資料沒有分類，樞紐分析過的資料既分類呈現，數值也自動運算完成，一眼即可掌握。
主圖Photo by rawpixel on Unsplash
文章資料來源為【Cheers】，經TC彙集整理，部分內容為TC創作，未經授權不得轉載。
TC Summary
Excel操作其實很簡單，你要先了解基本觀念，熟悉幾個基本快捷鍵，並了解亂碼代表的意思，進而去練習以上分享的幾個關鍵技巧，讓你好上手，工作起來更快速。
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