全方位檔案管理解決方案 - Synology Drive入口平台

有使用過Google雲端硬碟都能體會單一入口的優點，要開啟或建立各式檔案格式不必穿梭不同的應用程式，有鑑於此，很高興看到 Synology Drive 的誕生，整合原本的 File Station、Cloud Station、Synology Office的全新運用，提供單一窗口讓使用者更直接方便，替檔案管理與協同合作再次完美的融合呈現，可支援網頁瀏覽器、PC桌面及 iOS/Android 行動裝置連入，讓使用者隨時隨地皆能存取檔案與協同處理。

Synology Drive

Synology Drive 是全方位的檔案管理、分享及同步解決方案。你可以將 Drive 視為NAS設備的檔案入口網頁，只要有網路，可網頁瀏覽器、PC 用戶端及行動裝置連上。有了 Drive，使用者不但能輕鬆與團隊成員分享檔案，將常用的資料同步至多台用戶端電腦，並在行動裝置上隨時隨地瀏覽檔案，且結合Synology Office更可輕鬆團隊協同處理辦公文件。

1. 雲端空間的蛻變
2. Synology Drive 使用者介面
3. 管理文件檔案及資料夾
4. 分享的協同運作藝術
5. 檔案的加密與解密
6. 電腦與行動裝置也可以Drive
7. Drive 管理控制台
8. 網域與應用程式入口

雲端空間的蛻變

好幾年前，筆者迷上Dropbox雲端空間的服務，Dropbox申請完只有2G的空間實在太少了，很容易造成不敷使用的窘境，所以只要有關Dropbox的免費空間贈送活動消息，當時各部落格的頭條文章大概離不開空間贈送的話題，其實Dropbox官方一直以來也陸陸續續提供很多小任務來贈送免費空間，想不花錢增加免費空間，但有了空間後，雲端服務的重頭戲紛紛上場，當然首推的是辦公室應用軟體，可惜Dropbox擁有雲端空間卻在服務上採取合作的方式，似乎感覺力有未逮的狀況。

網路免費的空間不勝枚舉，Dropbox打破了不人性化的操作門檻，一直火紅後到現在，雖然雲端空間出現了疲憊的轉型期，但仍然是一股不可忽視的勢力，每每說到雲端空間，大家還是會說 Dropbox 是最常用的雲端空間，老實說，之前不管是Google雲端硬碟或是微軟的OneDrive，其各平台的運用都不及Dropbox，不過Google雲端硬碟有著自家眾多的服務，當然不可小看哦！尤其是Google雲端空間已將同步與備份整合在一起，只要你有夠大的雲端空間，讓你備份整台電腦也沒問題，這個戰場似乎將Dropbox打個措手不及。

我們都知道微軟已提供許多線上應用程式，只要有Microsoft帳號即可在雲端上使用 Word、Excel、PowerPoint、行事曆、工作、 OneNote 等應用服務，Windows 10內建桌面的OneDrive工具，似乎在起步上就已經贏了一半了，後起之秀的OneDrive雲端空間，夾著微軟的優勢也是不容忽視的。

筆者購買Synology NAS，除了有類似Dropbox與 Google雲端硬碟的同步功能外，另有兩個主因，其一是NAS擁有無限空間的自主性，另一是Cloud Station Backup的功能，就是以機器為主的資料夾同步備份，也就是PC上每個資料夾都可以設定同步備份。沒想到Google也來這招，讓你沒有單一資料夾侷限的問題，就是隨心所欲地同步任何電腦上的資料夾，簡直就是把雲端空間當作是自家的備份硬碟一樣，不過Google真正目的是讓你花銀兩來擴充Google雲端硬碟的空間吧！

其實Synology早已嗅出一些端倪，在DSM 6.0後推出了Synology Office套件，包含即時通訊軟體 Chat、團隊日曆 Calendar與郵件服務 MailPlus，除了MailPlus 需購買帳號授權外，其餘都是免費，這樣在私有雲的Synology NAS上，硬體結合軟體的高戰鬥實力，輕鬆打造為中小企業的應用中心，要空間有安全私人的空間，要軟體辦公室協同應用套件，網路服務與媒體套件應有盡有，不過每個應用套件雖然運用有整合協同處理，但似乎沒有向Google的雲端硬碟一樣有共同的入口平台。

有使用過Google雲端硬碟都能體會單一入口的優點，要開啟或建立各式檔案格式不必穿梭不同的應用程式。很高興看到Synology Drive的誕生，整合原本的 File Station、Cloud Station Drive、Synology Office的運用，提供單一窗口讓使用者更直接與方便，替檔案管理與協同合作再次完美的融合呈現。

Synology NAS主推私有雲的環境，特別打造了完善整合的私有雲辦公室協同應用套件-Synology Office，以優質的軟硬體整合實力，將原僅用於儲存的NAS設備，搖身一變成為中小企業的辨公室應用中心伺服器，真的一台Synology NAS就能給你完美的解決方案，如今加上Synology Drver整合Cloud Staion 成為各式文件格式的窗口，讓協同處理更加靈活與方便，且無縫整合新的 Moments 套件，讓您毫不費力地管理經由 Moments 上傳的相片與影片。

Synology NAS的Drive套件，說穿了就是一個免費無限制容量的Dropbox空間，無論在家或出外，你的電腦永遠都有一個資料夾幫你看管重要檔案，看起來可能只是個普通的資料夾，但它其實是一個專屬於你且能隨時自動更新的私有雲端，Drive 會推送所有儲存在內的文件、音樂、和相片到任何你在使用的電腦裡，然後幫你自動同步，也可自動化備份用戶端電腦上的資料，搭配Cloud Station Backup套件一樣沒有單一資料夾侷限的問題，就是隨心所欲地同步任何資料夾，以確保你的PC不會因應硬體損毀而資料遺失。

個人覺得Synology Drver就是Cloud Station Drive套件的進化版，並結合了 File Station 與Synology Office 的運用，將日常所需的檔案處理作、分享與協作工作僅僅的框在一起，不必在各個套件與平台中穿梭於尋找，大幅提高生產效率，也讓部署的IT人員更輕鬆方便。

Synology Drive 使用者介面

Synology Drive使用「家目錄」服務功能來規劃每個使用者的目錄與空間，這樣每個使用者帳號會自動對應各自的目錄，所以「家目錄」服務可指定所在的位置，甚至可以啟動資源回收筒的功能。

如果你登入看不到Drive應用程式，表示用戶沒有此套件的運作的權限，那你必須將此用戶的帳戶打開Drive應用程式允許權限。

Synology Drive主畫面走的是清爽的介面風格，左邊側欄（紅色框）有應用程式啟動區、通知中心與帳號，藍色框內為類別與標籤區，綠色框則是檔案清單顯示區。

「應用程式啟動器」就是套件的快速入口區，假如您同時在 NAS 上安裝了 MailPlus、Chat或 Calendar，可按一下「應用程式啟動器」即可出現如下圖，這樣就可快速地啟動於協同的套件中。

「通知中心」圖示鈕是來檢視由 Drive 所發出的通知訊息。

Drive的類別與標籤區總共有七個類別選項及自訂的標籤，「我的檔案」就是個人文件的管理中心，點選圓形加號圖示鈕即可拉下選單視窗，有資料夾、文件、試算表、簡報、使用範本、加密與匯入（新增其他檔案）等選項功能，簡報是DSM 6.2後Office新加入的服務，這樣辦公室應用更加齊全了。而其類別選項功能說明如下：

我的檔案：檢視目前的檔案及資料夾。
團隊資料夾：檢視您有權限存取的團隊資料夾。
與我共用：檢視其他使用者分享給你的檔案及資料夾。
與他人分享：檢視您分享給其他使用者的檔案及資料夾。
最近存取：檢視最多顯示 1000 筆您最近存取的檔案（其中包含分享的檔案）。
已加星號：檢視您有標記星號的檔案及資料夾。
資源回收筒：檢視被您刪除的檔案及資料夾。
標籤：檢視您已加上標籤的檔案及資料夾。

其實我的檔案就是「家目錄」下使用者名稱夾內的Drive對應資料夾內容，下圖使用File Station查看admin用戶的畫面。

筆者試著建立試算表，沒有微軟MS-Office，在私有雲的NAS上竟然也可輕鬆試算一下哦！試算表的編輯左側欄是工具鈕，假如你有安裝Chat套件，在左側欄下方你會發現有個Chat插件，不只可讓你啟動Chat，更可以在編輯中邊協同處理邊溝通。至於公式的支援當然比不上微軟的MS Office龐大怪獸的功能，但基本的公式大都有支援，想不到一台NAS蛻變私有雲後還可以使用免費的Office，總是特別讓人有如獲至寶的感覺。

其實之前Synology就推出了SpreadSheet套件還相當陽春，DSM 6.0整合進Synology Office中，其功能也新增了不少（如貨幣與圖表的支援等），圖表的功能相當重要的，感覺 Synology Drive+ Office就是Google雲端硬碟+Office的私有雲版。

Synology Drive是檔案的入口平台，與Synology Office緊密結合，主要提供文件、試算表與簡報等辦公室運用與個人的檔案管理平台，文書就是類似Microsoft Word的文書處理軟體，文畫畫面一樣有左側欄工具鈕與Chat插件，筆者匯入1年前撰寫的Microsoft Word文章，沒有任何錯誤，對於一般文書處理來說綽綽有餘。

DSM 6.0 正式上線推出的私有雲協同合作平台Synology Office套件後，讓筆者相當青睞、讚譽有加，不過一直覺得好像少了簡報功能，終於千呼萬喚始出來，DSM 6.2新增 Slide 簡報一樣也有協同編輯功能，並內建多種主題可以直接運用，這個新成員加入後，Synology Office更加完善，私有雲辦公室運用又邁向另一里程碑，如今搭配入口的Drive平台更是如虎添翼。

Drive是整合File Station、Cloud Station、Synology Office的入口平台，有基本的檔案管理與Cloud Station同步備份功能，又有雲端的辦公室套件整合，當然也不會故步自封，輕鬆可以新增匯入任何檔案，讓你全方位的管理與備份檔案，也能駕馭協同處理辦公運用工具。

管理文件檔案及資料夾

Drive主畫面上依類別顯示資料夾與檔案清單，不管是新增匯入、新建都會在「我的檔案」下表列顯示，點選一個文件，你會發現上方的工具列（綠色框）由灰色變成可選擇狀態，有標籤、分享、移動到、複製到、刪除與更多等按鈕，更多則是一般平常使用的開啟、複製、剪下、加上星號、加密、資訊與下載等。

你可以利用資料夾來分類管理文件，但Synology Drive有個好用的標籤功能，讓你隨意新增標籤，透過標籤輕鬆的分門別類管理文件，事後更方便整理與查詢。建立標籤很簡單，請按下標籤旁的加號圖示出現新增標籤視窗，輸入名稱並選擇顏色後按下〔確定〕即可建立標籤。

來測試好用的標籤功能，選擇文件後再點選上方的標籤圖示鈕，此時會下拉出你已建立過的標籤名稱，勾選標籤來分門別類（可多選），這樣以後整理與查詢更方便。

善用標籤除了可以輔助資料夾分類的不足外，最大的優勢就是快速取得同標籤的文件清單，如下圖挑選ERP標籤後，能夠讓讀者一目了然列出此標籤的所有文件，除此之外還可以看到被貼上那些些類別的標籤，進而快速找到要找的目標文件。

使用拖曳方式到資料夾也是來去自如，超方便的。

你也可以物件導向的介面方式來操作，直接在文件上按下滑鼠右鍵，一樣也有常用的功能選項，挨踢路人甲選擇「刪除」試試看，整個操作如同File Station的替身一樣方便自如。

萬一不小心刪除了重要文件怎麼辦？不用擔心，Synology Drive也有提供資源回收筒的功能哦！

文件多時可以建立資料夾來分類，也可利用加星號方式來輔助往後的搜尋，其實就是類似我的最愛一樣，被標記星號的文件會出現在「已加星號」類別內。

文件清單的顯示模式與排序可以變化的，如下圖所截圖合併所示。

分享的協同運作藝術

Synology Drive是個辦公室組合套件、空間與管理的結合，支援協同處理的功能，想要與人共享並合作處理共同的任務，Synology NAS辦得到哦！只要在我的檔案上選擇一個文件，按下上方的「分享」圖示。

接著再指定要公開或分享給DSM使用者，分享時可以決定要給予檢視或編輯的權限，就這麼簡單即可完成協同處裡的基本設定。分享後要刪除或新增協同處理的成員也很容易，只要再進入「分享」畫面，你會看到目前的成員，按下成員旁的「X」符號圖示即可刪除，要新增一樣按下加符號圖示鈕，操作方式與之前一樣。

分享後的文件可以在「與他人分享」類別內找到，且滑鼠指標移至紅色框內的圖示會自動顯示分享那些人。

被分享的使用者會在通知中心上收到一則來自分享人的訊息通知。

被分享人的「與我共用」類別內也會出現分享人送出的文件。

當三方進入協同處裡的服務環境，協同編輯時會看到三個不同顏色儲存格焦點，只要將滑鼠指標移至儲存格焦點，會顯示參與協同處裡的使用者名稱。

Drive入口平台進入Office後可以編輯Word、Excel、PPT格式檔，其進入編輯的介面大致一樣，左邊側欄有應用程式啟動區、標籤、分享瀏覽歷史版本、加密、資訊、Chat與帳號快速鈕（紅色框內），若文件有分享協同處理，你會看到藍色框內有哪些人在一同工作。

Synology Office不僅是辦公室套件的集合，對於套件與套件間的整合也是不愧餘力，點選Chat圖示鈕馬上於右下角彈出Chat的小視窗，綠色框內看正在編輯此文件的使用者，因此Synology Office 可與 Chat 完美的整合，讓線上協同合作變得更即時，讓合作成員更具互動性。

一邊協同合作編輯，一邊即時訊息溝通，不用擔心協同合作的人在哪裡，即使遠在天邊的非洲，只要有網路，一樣可以完成老闆交付的工作。

編輯檔案時會自動定時儲存一個版本，即使您未儲存就關閉檔案，也無須擔心任何資料會遺失。當然也不會時時刻刻來來儲存，原則上是接收到第一個指令已過了十分鐘就會儲存，每份檔案的完整版本歷史皆會被儲存起來，並會記錄最後修改的時間及使用者。當你進入瀏覽歷史版本畫面後，右邊是列出儲存的歷史版本清單，左邊是選擇的預覽畫面，利用預覽畫面可以讓你很清楚版本間的差異，想要還原至哪個歷史版本都輕鬆自如。

檔案的加密與解密

雖然私有雲比上公有雲安全多了，但有時家賊難防，檔案的加密也是必備的條件，Synplogy Drive當然也不例外的支援，若覺得文件有些重要與機密性，即可在建立新檔案時選擇有加密的文件、試算表或簡報。

除了建立新文件時使用加密外，也可以開啟Office文件進入編輯來加密，使用左側欄上的加密圖示鈕來加密文件。

筆者較喜歡使用滑鼠右鍵選單方式來加密，因為帶出的選單畫面功能眾多，符合檔案總管的操作模式。

當加密完成後，原先的原始檔案將會移至資源回收筒內，所以筆者到資源回收筒查看，果然多出了剛剛進行加密的文件檔。

挨踢路人甲試著將放入資源回收筒上的檔案還原，還原時可以取代、略過或還原後重新命名（兩個檔案都保留），為了查看差異，所以選擇兩個檔案都保留。

結果發現與原來加密的檔案少了鎖頭圖示，星號出現了，仔細看了說明後才知道，原來加密後，原先的標籤、評論、分享權限、星號與歷史版本都不會保留，所以事後再為既有的檔案進行加密需要特別注意這點哦！

電腦與行動裝置也可以Drive

Drive不只是網頁方式平台，也支援電腦與iOS/Android 行動裝置，讓使用者不會因為裝置問題，可隨心所欲的同步與管理檔案。進入Drive網頁畫面上的右下角，你會看到立刻取得Drive應用程式的小提醒，點選來下載桌面與行動裝置的版本。用戶端桌面軟體目前支援Windows、macOS 及 Linux 環境，方便您進行同步任務。

出現下載的畫面，有桌面的電腦版與手機的行動裝置版。

例如挨踢路人甲下載電腦版的後安裝，出現Synology Drive安裝精靈畫面，接下來都使用Windows的招牌安裝方式「下一步」即可安裝完成。

安裝完後首次執行會出現歡迎的畫面，按下〔立即開始〕。

連結NAS是基本的首要條件，直接填入「QuickConnect ID」識別碼（也可網域或IP)與NAS使用者名稱與密碼，假如的NAS沒有設定 SSL資料傳輸加密，記得取消勾選。

目前同步的類型有兩種，一種類似之前的Cloud Station Drive功能加上新的團隊資料夾，另一種是純粹只同步與我共用的資料夾。筆者選擇紅色框內的同步檔案或團隊資料夾。

會根據使用者自動對應家目錄下的使用這名稱，若想選擇同步的模式與檔案過濾條件，可以點選〔進階設定〕來調整，不想手動調整，則考依照預設值則可按〔下一步〕來繼續。

上圖若你選擇〔進階設定〕則會出現下圖的同步設定窗，有資料夾、檔案過濾與同步模式三地分頁畫面，下圖是筆者在網頁的Drive上有建立的兩個資料夾，利用進階的設定可以選擇不想同步的資料夾，當然事後也可以設定。

在【同步模式】分頁畫面上可以選擇雙向同步、單向上傳或僅由NAS上下載同步資料。

接下來就是導覽的畫面，不想每次進入都看到導覽，記得要勾選左下方的「不要再顯示此訊息」。

電腦版的Drive會在工作列的右邊產生一個狀態圖示，點選出現如下圖，可以看到通知與最近的更新。

雙點擊即出現設定的畫面，有同步任務、同步日誌、通知與與全域設定，同步任務可以看到你的連線狀態、連線的主機與PC上同步的資料夾，想要暫停、刪除或編輯連線都可以在這裡變更。

顧名思義，同步日誌就是記錄同步的點點滴滴啦！

通知當然就是事件的訊息，例如下圖就是Admin分享了一個檔案與我共用的通知訊息。

全域設定就是電腦版的Drive的參數設定，在一般、通知、顯示設定、代理伺服器分頁畫面上有林林總總的選項，無法一一解釋，有中文說明應不難理解。

還記得之前的同步類型有兩種嗎？不必重新安裝電腦版Drive，只要在同步任務上選擇〔新增〕。

看到這畫面是不是很眼熟呢？這時請選擇「啟動同步與我共用」。

到Drive的同步任務畫面上，可以看到除了我的資料夾的同步外，也看到了別人分享與我的共用資料夾，讓工作更清楚明了我的同步檔案還是別人分享與我的協同工作。

為了讓使用者有更佳的小螢幕操作平台，也特別針對行動裝置開發專屬的App，無論你在家或外出辦公，行動裝置讓你身在何地皆能隨時進行資料的備份與協同處理，目前流行的支援的Android與iPhone行動裝置也有支援，你可以使用類似QRCode軟體來拍照連結至商店上下載，下圖是iPhone與Android的Drive QRCode圖。

挨踢路人甲以Android手機為實例，首先必須連上Synology NAS的服務主機，第一個是NAS的IP位址（或QuickConnect ID），至於帳號與密碼當然是NAS上允許登入Drive應用服務的用戶，登入後即進入個人的「我的檔案」畫面上。

由於手機螢幕尺寸的問題，版面是專為手機而設計，介面的編排稍有差異，但還是不改Snology的易使用精神，只要熟悉網頁的操作方式，手機版的介面只要接觸幾分鐘即可輕鬆操作。

Drive 管理控制台

Drive 管理控制台是您安裝 Drive 後，系統會自動安裝的一款套件，大致體驗玩了 Drive 的功能後，來看看「Drive管理主控台」有什麼特別的功能，主要是集中化的同步設定與管理員能隨時掌握Drive 的資源運用，就是多台用戶端電腦、行動裝置及其他 Synology NAS 裝置之間同步檔案監控。下圖是Drive 管理控制台的主畫面，左邊有總攬、用戶端清單、日誌、團隊資料夾與設定，右邊內容顯示的區域，如下圖是總覽的畫面，可以看到用戶端數量、帳號數量、同步空間的位置與已使用的空間等。

版本瀏覽器可以讓你查看變更的歷史記錄，紅色框內選擇想要查看的使用者，下方時間軸可輕鬆查看不同時段的差異變化，確定日期選擇檔案後，按下滑鼠右鍵即可瀏覽之前的版本、複製下載，甚至可以回復。

用戶端清單上可以看到有連線的設備與狀態，也可偵測出來源的IP位置與開始連線的時間。

日誌就是每個裝置的事件記錄，這裡可以讓你鉅細靡遺的找到連線的一舉一動。

分享協同處裡已經是相當方便，假如你有團隊在經常性的協同處理，那啟用團隊資料夾在適合不過的，因為利用團隊資料夾功能，部門成員都可以共同管理檔案，無須額外的權限設定，此外也有版本控管的功能，版本數量預設是32，你還可以調整上限與版本淘汰的規則，讓你可以隨時復原不小心覆寫或刪除的檔案。

啟用團隊資料夾的同步前，會出現一個說明視窗，主要是提醒要注意使用者帳號的權限，不要指定共享資料夾為團隊資料夾後，若有使用者僅擁有讀取的權限，則會產生無法同步回NAS的狀況。

在設定頁面上，可以根據使用者限制、日誌刪除規則，以及資料庫位置來自訂或微調同步設定，也就是管理員可以替每位使用者設定不同的同步限制，因此可以更精準的調整使用這權限。

團隊資料夾是獨立出來管理的，所以沒有在我的檔案資料夾內，是不會同步這個資料夾的，所以需手動來自行加入同步動作。

紅色框就是同步團隊資料夾內的任務設定，這樣我的檔案、與我共用與團隊資料夾分開同步，在管理與運作上的分野明確，個人覺得相當實用。

網域與應用程式入口

使用IP進入NAS後再執行Synology Drive套件，整個感覺有些「遜」，或許對一般人來說無傷大雅，但對中小企業來說，私有雲平台上沒有網域名稱有點說不過去，網域對雲端來說是相當重要的前哨站，一般來說，申請網域需付費的，個人覺得使用自己的網域名稱進入私有雲，付費是值得的，有了網域後最大的優點就是，只要地球上有網路的地方，不論你搬到天涯海角，不用再記住那數字號碼，就可以輕輕鬆鬆的進入私有雲的Synology NAS設備。

不想使用付費的網域，也可使用免費的Synology QuickConnect即可讓你走到哪都可輕易連回到NAS上，拋開這些惱人的IP連線問題，想要享受私有雲端輕而易舉（參考Synology 搭配 QuickConnect，讓你走到哪裡都可輕易連回家中的NAS文章），下圖是啟動QuickConnect的功能，你可以看到QuickConnect ID與DSM的網址，有了DSM網址就可以不用使用IP來連入了。

其實Synology NAS也提供了免費的DDNS服務（不過無法自訂二級網域），當然你必須要有固IP位址（浮動固IP也可），老實說動態IP真的不建議啦！想要使用免費網域，還有「twbbs.org」的選擇（申請方式可以參考申請免費的網域TWBBS.ORG文章）

其實每次進入DSM畫面再進Drive來管理編輯同步的檔案，真的很不方便，請不要忘記Synology QuickConnect功能的好處，若是再搭配DSM系統提供的一個「應用程式入口」（沒看到請切換到進階模式），這樣就直搗黃龍進入想要使用的應用程式。首先開啟DSM的控制台並選擇「應用程式入口」。

這個地方可以看到DMS系統上支援應用程式入口的服務套件有哪些，請勾選「啟動自訂別名」並輸入別名（預設是drive)，此時下方會出現登入drive套件服務的連結網址，假如你使用QuickConnect，那就是你的QuickConnect的DSM網址再加上設定的應用程式別名，例如登入的網址為「http://QuickConnect的DSM網址/drive/」。當然你使用DDNS或其他網域方式就有所差異。

假如你的Synology NAS架設在IP分享器或防火牆內，那可能需要虛擬伺服器埠的轉換，每台防火牆與IP分享器的韌體不同，下圖是群暉的Synology Router RT2600ac無線路由器的連接埠轉送設定。

以後想要使用私有雲的Snology Drive，只要開啟瀏覽器在網址列上輸入「http://QuickConnect的DSM網址或IP/drive/」，即可直接連入並啟動Drive，使用應用程式入口的登入畫面與DMS幾乎一樣，唯一差別是在登入右邊會有Drive應用程式的圖示，以方便讓你辨識是進入DSM系統還是應用程式。