Word功能變數應用，將Word文件相同內容一鍵自動更新修改教學 | 今日訊息

2021/12/25

【推薦本文原因】

不管你是行政人員、人資、活動企劃人員，每當處理文件資料時，萬一中途需要更改名單，你是否就一頁一頁檢查還有哪裡也需要一同更改呢？這樣不僅費時也沒有效率，總有漏改的機會。

所以這次的教學我們將用Word功能變數，讓你的Word文件可以連動，一但變更物件時讓Word即刻幫你自動更新，節省你反覆查找的麻煩，也避免文件上的錯誤。

處理活動報名等資料時，欲將陳小新的姓名以及電話同步到表格內，這樣一但需要更改就能改一個地方即改全部。

所以分別反白選取陳小新和他的電話號碼，點選｢插入>>書籤」新增他們的名字和電話連結標籤。

接著滑鼠點到希望連結的表格內，點選｢插入>>瀏覽快速組件>>功能變數」。

選擇功能變數｢Ref」再分別選擇剛剛在書籤新增的名字和電話，最後按確定結束。

完成後如下圖，做更改名字測試，將陳小新改成陳大新，注意要改的時候不要直接刪除名字，而是如下圖紅線處，先把要加的字打上再刪掉不要的字，以避免失去連結。

全選Ctrl+A，按右鍵選擇｢更新功能變數」

成功連動表單

Ref交互參照解釋

交互參照可連結至同一個文件中的其他部分。例如，使用交互參照連結至出現在文件中其他位置的圖表或圖形。交互參照會顯示為連結，帶領讀者前往所參照的項目。

功能變數

功能變數是一組資訊，用於指示 Word 在文件中自動插入文字、圖形、頁碼和其他資料。例如，DATE 功能變數會插入目前的日期。

使用功能變數的好處是，插入的內容 (日期、頁碼、圖形等) 會在每次進行變更時一併更新。例如，如果更新儲存於其他位置且為功能變數所參照的圖形，系統就會自動進行更新，不必再重新插入圖形。

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編/杜杜

今日Summary

要使Word文件某個地方連動，首先記得插入書籤的動作，接著才是去插入功能變數，兩步驟搞定。

最重要一點是要更改時不要全刪再改掉，先打上你要的再刪除不要的，才不會失去連結喔!

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