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你天天那麼忙 才是你做不成大事的原因

你天天那麼忙 才是你做不成大事的原因

為什麼我們總是陷入無效的加班與忙碌?

管理者對「員工工作控制感」的破壞常常是在「業務指導」的名義下進行的。

與其一個小時做兩個小時的事,不如去「創造時間」.

1

美國密蘇里州的聖約翰醫療中心,管理層請來了一位資深醫院管理顧問,希望他能解決長期困擾醫院的一個問題——醫生因為手術太多、疲勞作業帶來的工作效率低下和由此產生的各種負面情緒。

管理顧問在調查后發現,這個醫院一共有32間手術室,每年要進行3萬多台手術,本來就很緊張了,還有不少臨時安排的急診手術,一旦插進來,所有安排好的手術全部順延,所以手術室外永遠是等待做手術的醫生和患者。

管理顧問微微一笑,Bingo!他大筆一揮,寫下了他的「藥方」,核心就是一點:

空出部分手術室,不安排任何預約的手術,專門做急診。

瓦特!聽到了這個解決方案,管理層都憤怒了!

急診可不是常常有的,本來就要打架才能搶到的手術室,居然還要白白浪費?醫生豈不是更忙了?這哪來的南郭先生?

不過當醫生們聽到這個「藥方」時,卻露出了「正合我意」的神秘微笑,這又是為什麼呢?

2

以上是我曾經介紹過的《稀缺》這本書里的一個真實案例。

之所以想到它,因為前幾天,我和一個還在廣告行業的前同事聊天,聊到了這個行業長期以來的頑症——長期加班的問題。

這個行業的加班就和前面的醫院手術室的混亂一樣:下班后,三分之一的人在開會,三分之一的人在無聊地等候開會,三分之一的人在完成剛剛結束的會議布置下來的工作。

每天,廣告人的時間表上排滿了各種各樣的會議和彙報,但從來沒有人指望那些會議能按日程表上的時間開掉。

當然,有一點不一樣,醫院的問題是手術室不夠用,而廣告公司的問題與會議室的數量無關,而是因為總監和老闆們的時間永遠都不夠用。

但如果你仔細去分析管理者日程表的完成情況,你會發現,其中大部分常規工作都是按計劃進行的,只是每天都有突發情況,讓你不得不打亂日程,導致日程表上的會議、彙報一個個被順延。

管理者日程表的拖延,對員工而言,只意味著三個字:「等加班」。

這跟醫院的情況一樣:手術室的手術計劃被急診打亂,導致醫生把大量的加班時間花在等待手術,而不是手術本身。

3

回到醫院的案例,表面上,這個建議降低了手術室的使用效率。因為急診手術的出現時間是不確定的,專門開闢的急診手術室,一定會出現某段時間空置的情況。

但急診手術和預約手術是兩種不同工作流程的工作。前者要求醫生隨時上崗,後者要求醫生做好充足的準備。

兩種手術流程混在一起的結果,就是讓醫生隨時處於「高度警備又無所事事」的狀態,成了「做手術的機器」,喪失了對工作的控制權。

所以,「空出部分手術室」,對於醫生的工作效率而言,卻是提升的。

他們預定的手術時間,不再被推延,那種加班等上好幾個小時去做僅有一個小時的手術的情況,就不會再出現了。

這個解決方案的實質是不讓突發事件影響醫生的正常工作,讓醫生從「手術時間不確定的焦慮」中解脫出來,他們「對工作的控制感」得到了尊重。

「對工作的控制感」無關薪水,無關權力,它首先是一種安全感——明確知道還有哪些工作;其次是一種歸屬感——我的工作我做主;最後還是一種成就感——是我親手完成了這項工作。

然而,尊重下屬「對工作的控制感」,是大部分管理者相當忽視的問題。

4

你已經安排好晚上和女朋友的燭光晚餐,忽然總監告訴你,客戶臨時有修改意見,加班!

多年不見的老同學出差,好不容易有一個晚上可以聚聚,但老闆那個已經拖了幾個小時的會議,怎麼也結束不了。

你剛剛抱歉地取消了老同學的會面,老闆宣布會議結束:「大家早點回去吧!」

連工作時間都無法控制,哪裡有什麼「對工作的控制感」?

以前有個同事,因為忍受不了經常加班而辭職,當時我勸他,只要還在廣告這個行業,到哪兒都得加班。

我說中了開頭,卻沒有說中結尾,他後來的工作仍然常常加班,但他卻很少抱怨。

原因很簡單,這家公司強調一對一的工作溝通方式,而不是頻繁開會。

所以大部分人都能自主的安排時間,雖然工作量仍然很大,但因為可以自主選擇加班的時間,所以抵觸情緒並不強。

管理者對「員工工作控制感」的破壞常常是在「業務指導」的名義下進行的,包括但不限於:

讓員工頻繁的彙報工作,等待上級的決策;

為了效率,直接告訴員工該怎麼做;

否定員工的工作結果,而且沒有把理由說清楚;

工作目標朝令夕改……

這些行為的結果就是讓員工的工作喪失安全感、歸屬感、成就感。

5

但聽聽管理者的理由,似乎也很正當:

「說我控制了大家的工作?我還想控制自己的生活呢!說我朝令夕改?可計劃趕不上變化,我也是受害者啊。」

管理者對於員工工作的過度指導,通常源於對工作進展的焦慮,他們時時感到,自己再不管,工作就要失控了。所以他們的日程表上擠滿了各種會議、出差、電話、彙報……

當然,還有各種意外情況,讓這份日程表更加擁擠混亂。

這是病,得治!

如果把那個管理顧問的建議照搬過來,這個藥方就是:在管理者的時間表上,每天必須有一段時間為空白,除了處理突發事件之外,你想怎麼用就怎麼用,但不能事先安排任何工作。

這個建議到底好不好呢?

6

一個名為約翰科特的管理學家,持續跟蹤拍攝一群企業高管的工作,分析他們如何安排自己的時間。

他得出了一個令人驚訝的結論:最成功的管理者反而是日程表看起來最沒有效率的人——有著大量的空閑時間.

這些沒有日程安排的時間,常常用於與下屬、客戶、合作夥伴、同行進行看似隨機而簡短的閑聊。

為什麼相比之下,把日程表塞得滿滿的,反而不是高效的方法呢?

我在《貧窮,對你的思維方式造成了多大的影響?》中說,窮人之所以越是缺錢越是容易陷入貧窮的狀態,因為他們只專註於自己的錢,把一分錢當兩分錢花,而不是去創造財富。

實際上,「忙人」之所以越缺時間越容易陷入低效的忙碌,也是因為「忙人」過於在意自己的時間,希望用一個小時做兩個小時的事,而不是去「創造時間」。

什麼是「創造時間」?為什麼首富的小目標是賺一個億,而你只是加薪5%,因為有上千人一起幫他賺錢,而你忙死了也只有24個小時。

只想著用滿自己那24個小時,那是用「打工賣時間的心態」來做管理。管理就是用別人的時間,為自己賺錢,這就是「創造時間」。

讓員工為你「創造時間」的方法之一,就是激發員工對「工作的控制感」。

在此過程中,你需要剋制過度指導下屬的衝動,尊重員工的看法,學會接受不完美的結果,讓工作成為員工的工作,而不僅僅是你的。

7

在初進職場時,我們通過自律、高效地利用時間,贏得了第一階段的成功。

但當我們進入管理者的新角色時,這種高效反而是一個陷阱,讓整個團隊陷入無效的加班與忙碌。

不如嘗試讓日程表多一些空閑時間,去做那些重要但不緊急的事情,培養更長遠更全局的思維狀態,這才是一個真正成功的管理者應該去思考的問題。

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