工作三年後，我想重新聊聊對PPT的理解

很多人對我的第一印象，都來自於 PPT 。畢竟，從很多方面來說，我都是靠它「發跡」：第一批冬粉來自於它，第一本書關於它，第一次線上線下分享的主題也是它。

其實有很長一段時間，我想擺脫這個標籤。

原因無它，人還是希望得到全方位的認可，而不僅僅是因為一個工具。嘗試逃離的這段時間裡，我進了一家企業工作，工作內容是房地產行業研究；自己運營的公眾號「曹將」主題也開始外拓，涉及到了手繪、APP、數碼產品等。

但是，第一印象的魔力很可怕，它成就了你，也框定了你。所以，無論什麼時候，大家見到我還是會說，那個會做 PPT 的曹將。

不過，三年後的現在，當重新正視這個又愛又恨的工具時，我發現自己開始有了些不一樣的理解，這些理解背後是其他經歷的滲透。

這刺激我重新開始寫這個主題的內容。

今天是第一篇，關於製作 PPT 前我們需要釐清的道理：

那就是「對時間的理解」。

01.我們為什麼要用PPT

本質上來說，PPT 只是一個信息傳遞工具。在更早的時候，我們比較習慣於通過 Word 來表達，畢竟，碼字這件事，從幼稚園就開始訓練，等到工作時候，更是駕輕就熟。

但是，大家發現一個問題：一方面，隨著接收的信息不斷地膨脹，我們已經很難集中精力來閱讀，特別是一些乾貨內容；另一方面，表達的內容也開始多元化，有文字，有圖片，有時還有視頻。

這時候，PPT 因其圖文展示的便捷性，以及對多媒體的支持，逐漸扮演起接替 Word 的角色。如同忽如一夜春風來，所有要表達的內容，都要藉助幻燈片來實現。

所以我們看到， PPT 流行開來有兩個重要原因：其一是能節省他人信息獲取的時間，其二是讓製作者較為方便地通過一個工具就能把內容整合到一起。

所以，本質上來說，就是為了節省製作者和聽者兩個主體的時間。

02.絕對時間和相對時間

時間可以分為絕對時間和相對時間

做任何事情，我們都會面臨一個「客戶」。

這是讀研時候接觸的一個重要論斷，噢，我的專業是營銷學。

在演示這件事上，聽眾就是我們的客戶。要節省他們的時間，我們首先要重新定義「時間」這個概念。

• 一方面，時間是絕對的。一小時就是一小時，對每個人都一樣。

• 另一方面，時間也是相對的。周末的一小時就是過得更快，工作的一小時就是過得更慢。

前者是絕對時間，後者是感知時間。所以，當我們說要節省聽者的時間時，我們不得不去從這兩個角度來明確。

而今天，我們重點來聊聊絕對時間。

03.用清晰的邏輯減少絕對時間

其實，要減少他人的絕對時間，方法既簡單又粗暴。

說一個真實的故事吧，有一天朋友李華去找領導報事，領導很忙，給她留了 5 分鐘時間。她一進去就說：

最近大家加班有點多，工作有點累，有的同事跟家裡還產生了矛盾，還有同事反映身體越來越差了……

她還沒說完，領導就不耐煩了：

好了好了，你就說想要我做什麼吧。

李華愣了一下，馬上回答：

希望這周末組織一次團建，同事家人可以參加。

領導回應：

好的，我知道了。之前你說的就是原因吧。

所以你看到了，其實李華的表達並沒有錯，她的邏輯思路是演繹，因為 A ，所以 B 。這種方法我們讀書時經常用到。

但工作時候，大家都是結果導向——你到底要我做什麼 。所以，李華的表達可以做一個轉換，先說結果，再說原因：

結果：領導，希望這周末組織一次團建，同事家人可以參加。

原因：主要是大家都很累了，甚至產生了一些家庭矛盾和健康問題，希望得到您的批准。

表面上這是談話技巧，本質上它是換位思考。

04.金字塔原理

這種思考邏輯叫做金字塔原理

我對金字塔原理的理解，分為兩個階段。

• 第一個階段只關注形式，它給人的感覺就是總分關係的邏輯展示。

• 第二個階段則慢慢體會它的內涵，即表達的「結果-原因」導向。

這種方法反映到 PPT 里，則分別對應了它整體的邏輯架構和單頁的表達方式。

形式上。 PPT 的結構可分為三個部分，分別是封面、目錄（導航）和內容。封面說明主題，目錄（導航）說明進展，內容則表達觀點。我們可以通過目錄和導航，說清楚到底講到哪了。

導航設計

內涵上。在單頁內容的表達上，盡量遵循先說結果，再談原因的方法。比如某頁 PPT 要表示公司架構的變遷，那可以直接說明：公司架構的變遷經歷了職能式向矩陣式發展。解釋內容則是一張邏輯圖，一點文字說明。

摘自《互聯網發展報告2015》（國雙）

更進一步來說，內涵與形式也需要統一，這就涉及到多張內容頁的排版。

很多朋友喜歡設計，喜歡讓每一頁都不一樣。但對於接收者來說，這就犯難了，每一頁都要去找你的論點。所以，不如簡單點，讓內容都統一一個版式，大家都輕鬆。這個背後對應著設計的一個原則，那就是「重複」。

頁面統一

05.兩個工具

看到這裡，你肯定會有困惑：曹將，那說說你一般怎麼做的吧。

這裡分享兩個有用的工具。

第一個是 Xmind，用來繪製思維導圖。

我們可以在製作 PPT 前，將整體框架梳理一遍。當自己對結構有把握時，表達的條理便更為清晰。

Xmind

第二個是手繪，我們可以在本子上畫出一個個類似於 PPT 比例的矩形，然後將每頁大概的內容填充進去，可以不用太具體，自己知道即可。

其道理也類似於思維導圖，就是讓自己在開始前胸有成竹。

手繪 PPT

所以，用一句話來總結今天的內容：

先讓自己思路清晰，再藉助 PPT 來呈現邏輯，最後減少他人的絕對時間。

如此，皆大歡喜。

划重點：

• 時間分為絕對時間和相對時間；

• 表達盡量遵循「結果-原因」邏輯；

• PPT 中我們需要重視導航頁的設計，讓觀眾知道講到哪了；

• 內容頁盡量統一，讓他人能馬上抓住核心觀點；

• 開始製作 PPT 前可以藉助 Xmind 等思維導圖工具梳理結構。

其實今天聊的內容，也可以用到我們平時的溝通上。比如寫郵件，先說結果，希望他人做什麼事，再說原因；比如發微信，不要一上來就「在嗎在嗎」，直接說內容，你有內容我才在。

道理都是相通的，畢竟都是表達。

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