重新想像 Excel 該有的樣子：Airtable 評測

Office 的三件套：Word、Excel、PowerPoint 已經成為了從學生到職場人士都不可或缺的生產力工具。然而，這三者畢竟是軟體時代的產物，像 Excel 最早的版本，Excel for Macintosh，發佈於 1985 年，距今已經 31 年了。

31 年後的今天，移動設備替代了以前的桌面台式機，成為了個人數字中心，在覆蓋的用戶數量和單個用戶的使用時間上，都是過去的 PC 所無法匹敵的。同時，網路正以我們意想不到的速度連接一切，軟體從一個個孤立的個體存在，正在被改造成一個個相連接的服務……在這些變化的背後，31 歲高齡的 Excel 多多少少顯得有些老舊了，這種老舊是它在誕生之初所烙下的基因，在這個時代中已經顯得過時。

如果讓我們重新設計 Excel，它會是什麼樣子？Google Docs系列只是把微軟的 Office 系列從本地軟體改造成了 Web Apps，這是一次技術改造，卻不是一次重新設計。更恰當的類比，可能是 Quip 之於 Word，前者向我們展示了在這個時代里，重新設計的一款現代化文字編輯服務，應該是什麼樣的。

那麼今天要介紹的Airtable 之於 Excel，可能正如同Quip 之於 Word。

一個現代化的網路服務，應該是怎麼樣的？

在具體談 Airtable 之前，我們不妨想一想，作為一款現代化的網路服務，應該具備哪些特質？我可以列舉出很多關鍵詞：跨設備、隨時可用、交互友好、開放 API、多人協同……但在這些你經常看到的宣傳語背後，我們的使用方式和開發者的設計理念，究竟發生了什麼變化，才催生了這些特性？

從傳統軟體到現代化的網路服務，背後蘊含的變革實質，其實是這三點：

數據是流動的

在傳統軟體時代，我們認為「人 - 設備 - 軟體」三者是一個不可分割的實體，數據只不過是三者不可分割的一部分。沒錯，那時候我們可能需要花費高昂的價格去購買一套軟體的授權，安裝在某一台設備上。在網路還不發達的上世紀八九十年代，個人數據在設備之間的轉移都不是一件容易的事情。

而現在，許多數據已經徹底從「人 - 設備 - 軟體」中分離出來，不再依附從屬於具體的人、設備或者軟體。得益於網路連接，數據可以在人和人之間、設備和設備之間、服務和服務之間自由流通，而這種流通性創造了許多不一樣的可能。人和人之間的數據促生了協同辦公，設備和設備之間的數據讓一切隨時隨地可用，服務與服務之間的數據更是打破了傳統軟體的壁壘，API 的普及與標準化使得自動工作流成為可能。

面向使用場景設計

傳統軟體的設計，很多時候並不是面向最終用戶的。特別是企業級別的軟體，諸如 SAP 之類的公司，肯定是面向僱主，而不是面向僱員的。相對應的，這樣的設計思路下，一款軟體的確可以實現某些目的，完成特定的功能，卻對於使用者來說，往往最後成為了生產力的束縛。

現在的網路服務，在設計之初，就更面向普通大眾的實際使用場景。你會發現這一類產品同樣可以走入企業級市場，最典型的例子莫過於 Slack。實現了同樣的目的，卻在一定程度上替換了企業內部難用的溝通郵件平台，帶來了更好的使用體驗，這隻有在面向使用場景設計的思路下，才得以實現。

交互高於功能

打開 Word 或者 Excel，裡面你常用的功能有多少？但你卻不得不發現，它們在界面上很可能佔據著同樣的重要度，在一些操作流程上打斷你，彈出讓人費解的提示框……

實際上，現在大家已經越來越清楚地認識到，要讓更多人使用，很多時候並非只是不斷地添加功能，而是要讓產品本身更容易使用，降低上手難度。這也是現在業內常說的關注用戶體驗，在使用過程中讓人感到愉悅。

這種愉悅是多方面的，可能是保留最常用的 80% 的功能，而在功能上做減法，以減少技術上的複雜程度和用戶的認知學習成本；可能是在不同的設備、不同的屏幕解析度上，實現自動適應，改變內容的組織形態……

在接下來對 Airtable 的介紹中，希望你能帶著這些思路，一起看看 Airtable 相比於 Excel，有哪些不同，多做了哪些，又少做了哪些。

認識

在介紹 Airtable 之前，我不得不先強調：Airtable 當然不可能完全取代 Excel，在數據透視、函數處理、宏等方面，Airtable 可能永遠都不會像 Excel 那麼強大。但是，在很多簡單的日常應用上，殺雞焉用牛刀，Airtable 帶著現代化的設計思路，反而可能是更好用的選擇。

Airtable 本質是一個表格化的數據編輯工具。這裡最重要的是表格化，不同於文字或幻燈片，表格著意味著數據的規整化，而在規整化的數據上，則可以孕育出無限可能。最典型的例子莫過於關係型資料庫，從某種程度上來看，每一張 Excel 表格，就是一個小型的關係型資料庫。在規整的數據結構上，你在少數派看到的每一篇文章、你的註冊信息、網站的作者介紹，在背後其實都是一張張表格里，在不同欄位下填入了相應的信息，然後通過特定的方式展現了出來。

Airtable 也是一樣的道理，為了更方便說明，我們先把 Airtable 中定義的一些術語，和 Excel 做一個對應：

• Base：在 Airtable 中，你可以創建任意多個 Base，每一個 Base 其實就類似一個單獨的 .xlsx 文件。Airtable 準備了許多默認的模板，涵蓋了個人、銷售、人力、任務管理等多個類別，不同的模板為你準備好了一些在使用中常用的欄位和一些示例說明，方便你快速開始使用。

• Tables：每一個 Base 都可以包含多個 Tables，也就是 Excel 中下方的工作表。
• Views：Views 是 Airtable 所特有的一個功能，你可以把 Views 理解成一個 Table 的不同展現形態，而共享同一個 Table 的數據源。每一個 View 都可以單獨記錄自己的行列展示、篩選條件等等。而更高級的，記住我們所說過的表格只是規整化數據的原始形態，在這個基礎上，Views 還支持以日曆、表格、圖集、看板的形式展現。例如，想要租房的時候，自己感興趣的每一個房源，除了表格形式（左）外，你還可以按自己的打分，切換到以打分歸類的看板形式（右）。

• Fields 和 Records：這兩個也很好理解，Fields 相當於 Excel 中的列（Column），而 Records 則是每一條記錄，相當於 Excel 中的行（Row）。不過，Airtable 中的 Fields 支持更多的數據類型和展現形式，這個我們稍後會提到。

簡單來說，Airtable 中的 Base 就是一個 .xlsx 文件，裡面可以有好多張 Tables（工作表），每張 Table 都由列（Fields）和行（Records）組成，而 Table 本身又可以有多個展現形式（Views），不同的 Views 使用的是同一張 Table 下的數據源。

下面，我們來看看，Airtable 中的數據從何而來，如何展現，又去往哪裡。這個過程中，可能不會把 Airtable 所有的功能都面面俱到，但希望通過接下來的介紹，在你理解了 Airtable 是什麼的基礎上，對 Airtable 怎麼用有一個初步的認識。

Airtable 中的數據從何而來

先問問你自己，Excel 中的數據從何而來？除了你自己手動輸入、複製粘貼和接收別人的文件外，Excel 中的功能是這樣體現的：

還記得前文里提到的，一款軟體誕生之初的基因烙印嗎？這可能就是最好的體現。那麼，Airtable 中的數據，除了自己手工編輯外，有哪些方式填入呢？

從 API 中來

Airtable 支持大量的第三方平台，通過 API 的形式互傳數據。一個簡單的例子，可能就是少數派之前的 技巧文章 中，有人分享了利用豆瓣和 Airtable 的 API，通過 Workflow，將豆瓣上的書籍/影劇信息，記錄到 Airtable 中。

Airtable 自建有一套完整的API，並通過 Zapier，支持和 450 多個網站或 app 互通數據，包含 Dropbox、Evernote、Gmail、Instagram、奇妙清單等等。例如，你可以把Pocket 上歸檔的歷史文章信息同步到 Airtable 中保存，可以記錄下文字、鏈接和摘要。對於 Pocket 這樣對搜索不友好的服務，Airtable 可能更適合於查找過往的歸檔歷史文章。又比如，Airtable 可以自動記錄下你發過或收藏過的 Twitter，可以作為一種很不錯的備份方式。

製成表單，讓別人填寫

還記得面向使用場景的設計理念嗎？表格只是以規整的形式記錄源數據，但實際上通過這套規整的數據，可以有無數種展現形式。

結合我們之前提到的 View，Airtable 可以將一張表格以表單（Form）的形式展現。回到之前舉的租房的例子，你可以製成一張房源表單信息發布到網上，讓有房源的人填寫相應的信息。在這裡，你可以定義表單的標題和介紹，並展現哪些列（Fields）信息供他人填寫，例如，我想讓有房源的人告訴我租金、街道、面積等基本信息，但我自己對房源的評級、感想等欄位則可以隱藏。

當你發布這份表單后，會生成一個鏈接，別人可以直接訪問並提交表單內容，這些信息會自動記錄在你的表格里。你可以訪問 這個鏈接 試試。

Airtable 中的數據如何展示

在 Excel 中，一切表格中的數據，可以簡單理解成都是基於字元的：不管是文本、數字、日期還是鏈接等等，其實都是一段文本字元。

而在 Airtable 中，每一列（Fields）都可以有一個特定的類型，而且這個類型出奇得豐富，除了常規的文本外，你還可以設置為附件、勾選框、單/多選框、二維碼等等。例如附件類型，你可以直接上傳圖片，圖片會以縮略圖的形式直接展現。而如果是多選框，Airtable 還會以標籤的形式，展現你選中的選項。

另一點和 Excel 不同的是，如果你想使用 Airtable 進行單元格關聯、運算等操作，也需要單獨設置成相應的類型，而不是像 Excel 中那樣輸入等號。Airtable 目前提供了公式、匯總、計數、查詢、自動序號等幾種類型。

另外，Airtable 還提供了靈活的編輯方式。不想在那麼窄窄的一個單元格里添加圖片？你完全可以把一行（Record）展開成一個懸浮窗，可以直接編輯這一行中的所有信息。

類似的設計思路更體現在了移動端。想想 Excel for iOS 是怎麼做的？基本上就是把表格照搬到了手機上，操作起來特別麻煩，目前這個階段，可能也就只能在手機上查看一些文件，真要想編輯，估計沒人會這麼折磨自己吧？

而 Airtable 則在移動端做了相應的優化，它提供的思路不是一種改良，而是真正符合設備特性的改造。每一條記錄（Record）與其說是死板的表格，在移動端更像是長條形的卡片，在真正編輯時，點擊任一單元格，會將整條記錄展開並定位到相應的編輯位置。而且每個不同類型的欄位也都對移動端做出了相應的優化，例如多選框會再彈出下拉選擇，勾選框則直接使用了系統樣式的開關按鈕。

Airtable 中的數據去往哪裡

Airtable 是一個對分享極度友好的服務，這意味著它不僅支持多人協作編輯，還支持將你的表格直接分享出去。記住，除了分享整個 Base 外，你的分享實際上是基於 Airtable 的 View 的。

還記得 Airtable 提供的多種 View 的展現形式嗎？這意味著除了表格的查看方式之外，還可以直接做成漂亮的或看板的形式，分享給他人。

最棒的是，你甚至還可以把 Airtable 中的內容，直接嵌入到現有的網頁，比如像下面這樣：

好了，到現在你應該已經對 Airtable 有了一個基本的認識，你不妨在電腦上親自上手試一試，也可以在手機上下載iOS 或Android 應用。

如果你有興趣，也歡迎在評論中和我們分享你對 Airtable 的使用體驗，或者有哪些陳舊的軟體服務，你覺得應該被改造？