如何讓彙報成為你職場的加分項？

這是方先森課表分享的第5堂課

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曾追隨松下幸之助30年的江口克彥寫過一本書——《我在松下三十年——上司的哲學下屬的哲學》，他在書中寫到：「對於上司來說，最讓人心焦的就是無法掌握各項工作的進度……如果沒有得到反饋，以後就不會再把重要的工作交給這樣的下屬了。所以要知道，雖然只是一個簡單的彙報，卻能讓你得到上司的肯定。」

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彙報是工作的一部分，對於職場人士，彙報工作是一項必備的職場技能。我們從上面的這段引言也可以看出，彙報不管對領導還是下屬都非常重要。彙報工作是為領導決策提供支持。信息量是領導做判斷的基礎，要想掌控大局，沒有信息來源是不可能做到的。彙報工作是為了彌補信息不對稱，只有提供給領導需要的信息，他才能有效決策。彙報工作有助於把握工作方向。職位不同，考慮問題的立場和角度不同，視野高度也不同。你認為不重要的，領導可能覺得重要，你覺得不緊急的，領導可能覺得緊急。彙報可以得到領導的意見或建議，這也是糾偏的過程。彙報工作是對領導的尊重。曾看過一句話，說任何一個領導都比較看重兩樣東西：一是他的上司是否信任他；二是他的下屬是否尊重他。而判斷其下屬是否尊重他的一個很重要的因素，就是下屬是否經常向他請示彙報工作。彙報工作有助於拉近與領導的距離。每一次的彙報都是與領導交流溝通的機會，每一次的彙報也是達成共識、產生默契的機會。以工作方式多接觸領導，久而久之會拉近雙方的關係。

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需要彙報的時間點

完成了交辦的工作。從領導交辦到完成回復，這是完整的閉環，有始有終才是做事的良好習慣。領導交辦的事情的進展。領導最討厭安排一項工作之後，就再也沒有回應了。特別是領導關心的事，更是要實時彙報進展，不管有沒有完成，都要顯示你的「進度條」。遇到難以解決的困難或突發情況。一旦出現這種情況，一是不能掩飾，二是不能拖延。及時彙報，及時化解，越拖越不利。

彙報一定要及時

彙報是一種反饋，及時彙報是一種及時反饋。及時反饋非常重要。日常生活中很多事例都體現了這一點，比如馬路紅綠燈倒計時數字的設計。有了倒計時，司機可以提前做好應對，是加速還是減速，等待時間可以回個簡訊、喝口水等等，一切也都變得可控。假如沒有數字，你可能只能盯著看，什麼也做不了，因為不可控。不及時的彙報就好比沒有數字的紅綠燈，會造成領導的焦慮，會耽誤時機，造成下一步工作無法順利開展。

彙報先呈現結果

在之前發布的文章——《可以提升職場競爭力的3個工具》里提到了金字塔原理，金字塔原理的十六字原則第一個就是結論先行。向領導彙報的時候，要用簡潔的話先說結論，因為領導關心的始終是結果，你的過程再精彩，沒有結果之前，領導也不會關心。只有知道結果了，領導願意問你過程，你才需要回答過程。李忠秋在《結構思考力 》也提到了：

結構思考力是一種「先總後分」的思考與表達方式，強調先框架后細節，先總結后具體，先結論后原因，先重要后次要。而傳統思考與表達則更傾向於「先分后總」，也就是先將所有的細節及邏輯敘述完畢，最後總結出中心思想。所以，企業里更加需要推廣「先總後分」的結構化思考與表達，這對提升解決問題的速度，提高溝通的效率和效果都會有巨大的好處。養成彙報工作先呈現結果的習慣，不僅可以提升工作效率，也是職業素養的一種體現。

讓領導做「選擇題」

不要讓你的領導做填空題，應該做「選擇題」。不管是平時做方案還是彙報工作，不能只提出問題，而不考慮怎麼去解決。提出的解決方案要有可行性，要有數據，比如歷史數據、行業數據等，這樣才有利於比較，可以比較的數據才是有價值的。另外，要站在領導的立場審視你的思路，預測他可能會問你的問題，你該如何回答，是不是考慮周全。如果你可以提出幾個解決方案，並給出一個建議選項，你的領導一定會很滿意，不管怎樣你認真的態度還是值得肯定的。

彙報風格要因人而變

DISC人格特徵模型把人的性格分為四種：

D——Dominance（支配型），行動力強、以結果為導向的性格特徵；I——Influence（影響型），性格溫和樂觀、以人為主的性格特徵；S——Steadiness（穩健型），以程序為主、做事嚴謹、精細的性格特徵；C——Compliance（支持型），以服從規則為主、樂於支持他人的性格特徵。

每一種類型都是一種風格，面對不同風格的人，應該採取不同的溝通方式。

職場發展中，可能每個人都要經歷不同類型的領導。暫且不用DISC去劃分，因為稍顯複雜，個人總結常見代表性領導風格有：嚴謹型領導、嚴厲型領導、魄力型領導、溫和型領導，還有的領導是混合型的。針對不同風格的領導，要學會適應，要有意識的調整彙報風格，這點通過平時的觀察是不難發現和掌握的。記得以前在一家公司工作的時候，有一次總經理打電話給我說董事長讓我去他辦公室彙報一項工作。那時候來公司沒多久，還沒有接觸過董事長，不知道是什麼風格。掛完電話我就準備過去，這時候總經理又打了個電話說，董事長是那種雷厲風行、說話乾淨利落的人，讓我跟他說話的時候語速快一點，言簡意賅，不要磨嘰。他的提醒非常關鍵，讓這次彙報給領導留下了良好的印象。後來回想起這事，才意識到「同頻率」是多麼重要。

選擇合適的彙報時機

如果不是緊急或突發需要彙報的事情，在領導有空並且心情好的時候彙報是最合適的。一般來說，上午10:30-11:30或者下午4:30-5:30是比較合適的時間，因為剛上班領導可能需要處理很多事情，這兩個時段基本上處理得差不多了，氛圍會相對輕鬆點。另外就是側面了解一下領導的心情，比如可以通過秘書或者前面彙報的人打聽一下，這點很好理解。另外，還有一些小的細節，比如去彙報工作，筆記本和筆需要隨身攜帶。一方面領導提的一些思路或布置的事項可以很方便地記錄，另一方面也體現一種尊重，不管你到底在紙上寫什麼，比如下圖：

其實，你的彙報要想讓領導滿意，或者說有參考價值，磨鍊自己的專業技能，提升自己的專業能力，給領導留下「專家」印象才是真正需要努力的方向。以上提到的很多注意事項，不是為了取悅領導，而是一種換位思考，當你站在領導的角度思考問題，自然就會明白領導關注什麼，想了解什麼，那麼，你的每一次彙報都會成為你職場

本文章內容授權轉載：方先森課表

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