職場人必備的PPT技能

為什麼你加班加點完成的自認為完美的PPT領導卻不滿意呢？如何才能做出讓領導滿意的PPT？如何才能將30分鐘的PPT用30秒做完？……

業內知名的商務演示專家馬建強老師，用3小時給大家闡述了PPT的真諦和關鍵技巧。

下面是部分核心內容的呈現，enjoy：

弄清楚什麼才是PPT

有人說PPT就是一個辦公軟體，幻燈片；還有人說PPT就是呈現，是PowerPoint的簡稱，是演示和講解。這些說法可以說都是對的，但也可以說不對，因為這不是PPT的真諦。

PPT的真正內涵是指，以達成彙報結果為目標的、全流程的演示講解活動。我們每個職場人士，都需要學會合理藉助工具和技術，準確表達我們的思想內容，有效達成溝通共識。

做PPT，一定要記住的四條口訣

口訣一：最常使用在【開始】

意思是說，PPT【開始】界面的所有工具絕對是日常操作中需要常使用的工具，我們需要對每個工具的操作都了如指掌。

口訣二：從無到有走【插入】

新增加的內容，一般都可以通過【插入】選項來實現。

口訣三：編輯修改找【工具】

如果你想在現有基礎上做編輯修改，可以通過【工具】選項來完成。

口訣四：實在沒招點【右鍵】

在【開始】界面工具欄里找不到解決方案時，可以選擇單擊【右鍵】來尋找出路。

做好PPT的五步驟

第一步：構思

什麼叫PPT構思？用白話說，就是PPT從哪裡入手？有的人說應該先找合適的模板，有的人說直接借鑒套用已有的PPT，還有人說先應該積累PPT素材，等等。其實這些做法都是職場中常犯的錯誤。PPT正確的構思應該抓住四個要素，缺一不可。

首先就是明確受眾，就是知道你這個PPT是說給誰聽的。

其次是清楚目標。比如你的聽眾是技術人員，你就要以技術過硬為目標；如果你的聽眾是採購，那你就要以產品質量和供應充足等為目標。

再次是主題清晰。你的主題要以受眾和目標為前提。

最後是大綱規範。一個條理清晰的大綱，將對你完美的PPT做出重大貢獻。

如何做出領導滿意的PPT，你必須知道領導想要什麼。當領導說你的ＰＰＴ沒條理時，他其實就是想知道，你PPT的重點是什麼。那麼，如何突出你的重點呢？我們可以通過金字塔結構來實現。塔尖是主題，用來聽取彙報的領導的需求及彙報要達成的目標；塔身是最主要的論據；塔底是從不同方面支持主要論據的小論據。一個金字塔結構的合理運用，將很好地幫助我們做出思路清晰、邏輯嚴謹的PPT。

【課程演練操作截圖1－金字塔結構】

第二步：導入

在做這一步之前有個前提需要我們保證，那就是規範操作。只有前面規範操作，比如規範錄入大綱，才能確保後面【導入】操作的順利進行。

• 在規範大綱錄入時，可以用一些快捷鍵來提高效率，比如標題降級可以用tab鍵，標題升級可以用【shift＋tab】組合鍵來實現。

【課程演練操作截圖2－大綱規範錄入】

• 將Word文檔導入PPT中：單擊【開始】按鈕 ➡️ 打開【新建幻燈片】界面 ➡️ 選擇【幻燈片（從大綱）】 ➡️ 選中目標Word文檔 ➡️ 完成Word導入和轉換。

Word格式與PPT的轉換有一個對應順口溜：一級標題框；二級文本框；正文不挪窩。

【課程演練操作截圖3－Word文檔導入PPT中（大綱不規範導入結果）】

【課程演練操作截圖4－Word文檔導入PPT中（大綱規範導入結果）】

PS：如果你希望正文也挪窩，就需要刷成標題格式了，因為正文格式無法導入PPT中。如果Word導入不成功，請另存為【rft】格式再重新導入。

第三步：模板

做完第一、第二步，就好比拍電影找好了演員，改好了劇本，就差找個拍戲的地方。模板就是ＰＰＴ演出的場景，例如拍現代戲應該找寫字樓，拍古裝戲就應該去橫店，所以不同的內容要匹配不同的模板。選擇【設計】界面，再單擊【主題】選項，可以看到我們的模板可以有四種來源：

一是主題模板，也就是正在演示的模板。

二是自定義模板。如果目前沒有，可以選擇「保存當前主題」即可實現。但需要注意，保存時只能改名稱，不要改路徑。

【課程演練操作截圖5－自定義模板】

三是內置模板，也就是軟體程序自帶的設計模板。

四是外部模板。單擊【瀏覽主題】即可將外部模板導入系統中。

【課程演練操作截圖6－外部模板】

前面確定好模板以後，就進行版式應用，快速統一調整。首先選中需要套用格式的PPT，再單擊【版式】按鈕，在彈出的界面中選中希望套用的版式。比如首頁套用【標題幻燈片】版式。

【課程演練操作截圖7－首頁版式套用】

如果只是統一套用版式，未免顯得PPT有些單調，重點不突出，這個時候就需要針對不同頁面進行修改。如果你一頁頁修改，也許20頁還能忍，200頁你該怎麼辦？所以，如何同時修改不同的幾頁PPT是有技巧的，如果你不知道這些技巧，可能本來就30秒能幹完的活你卻硬生生花30分鐘還干不完。

單擊【視圖】界面，選擇【母版】按鈕，即可打開幻燈片【母版】編輯界面。在幻燈片【母版】編輯界面，第一個稱為【母版】，下面的稱為【子版】。

一般來說，「母版變化，子版（版式）同步變；子版可以單獨變；子版改了不受母版影響」。比如母版改個字體，所有子版都會變字體，但單獨改某一頁子版格式后，其他子版不受影響。

【課程演練操作截圖8－母版與子版】

第四步：設計

PPT設計就是將內容視覺化。內容視覺化有５種途徑：一是文字，如藝術字；二是表格；三是數據；四是圖片；五是動畫視頻。

PPT設計要把握一個「KISS」原則。千萬不要誤會，不要你想象的那個KISS，這裡的KISS是大道至簡（keep it simple and short）的意思。

如何做到大道至簡，需要善用「加」、「減」、「乘」、「除」四個方法，比如根據標點符號進行分段，這是內容的除法；重複的內容或廢話直接刪除，這是內容的減法，等等。

1、圖片使用原則

原則一：圖片要緊扣主題，避免產生歧義。

原則二：圖片要高清保真，建議像素大於1024*768，調整的時候不要變形。

原則三：圖片要盡量用大圖。

原則四：圖片風格盡量保持一致。

原則五：畫面要有整體性。

【課程演練操作截圖9－圖片版式】

2、SmartArt三原則

原則一：只有重點內容才有必要轉換。

原則二：只有條目要點才適合轉換。

原則三：內容要與圖形匹配。

【課程演練操作截圖10－SmartArt應用】

3、數據圖表應用原則

原則一：結論先行，指結論寫在標題上，再用圖形和數據來支撐結論。

原則二：每屏只一個結論，不要再有具體數據，讓圖例直觀易讀。

原則三：刪除重複干擾信息，比如標題和單位重複的等。

4、動畫應用原則

動畫應用時要以認知習慣為前提，比如重點強調內容時，圈圈如果畫上去就選擇類似的動畫效果。

第五步：呈現

原則一：講演同步，互動呈現。要善用快捷鍵，比如單擊【shift+F5】組合鍵，即可進行幻燈片當前頁的放映。

原則二：確認可以開始了再開始，不要慌亂。

原則三：80%的時間用來觀注現場關鍵觀眾。