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2021/12/25
編者按：不管你是一個有資歷的老領導，還是剛晉陞的新手，常常會為一些問題困擾，例如，我的經理到底在做什麼？我們的組織正在發生什麼事情？我手下的人到底在想什麼？我是否錯過了某些重要的東西？你脫離日常工作越久，越難判斷當前發生的事情和人們真正在做的東西。
針對上述情況，要想了解當前的狀況收集不同的想法，最好的方法是進行一對一的越級溝通會議。
一對一越級溝通會議
今天我們從以下三方面為您詳細介紹越級一對一會議的細節。
越級會議是否適合您？
如何開越級會議？
如何充分利用越級一對一會議？
有關越級一對一會議的基礎知識
當你在公司晉陞后，會面臨如下挑戰：
首先，作為一個員工，你的工作是盡自己最大的努力來配合團隊和公司。
第二，作為一個經理，你的工作是讓你的團隊表現最好，這時你對公司的作用可以比作乘法。
當你管理其他經理時，需要挖掘你手下有潛力的領導者，並努力塑造你所在部門的文化，這時你的作用是指數型的。
成為一名經理需要全新的思維方式，完成向管理層的管理人員的跳躍有許多重大挑戰：
你確實是一個好經理，但你準備好如何教別人成為一個好經理了嗎？
你不能隨時隨地掌握所有正在發生的事情。你可以利用部分信息做出好的決定嗎？
這項工作會佔據你的大量的時間（並充滿了會議請求）。你能長期、明智地把時間投入到這方面中嗎？
幾十個人甚至數百個人都在仰望你。你是否能給大家樹立一個優秀的榜樣？
這些挑戰可能讓人望而生畏。在這個層次上，不能再持有基層員工的那些工作態度了：我什麼都可以做，任何項目我都接。你必須仔細安排你的時間，並周全的考慮你的做法。
建立你的聯絡網路
在所有這些挑戰中，信息需要在公司中上傳下達。這就是為什麼本·霍洛維茲寫道，信息對於高管，特別是CEO來說至關重要：
「CEO最重要的工作就是設計並執行公司內部的交流網路。沒有優秀的交流網路，信息會停滯不前，你的公司也會陷入困境。」
向上級做報告以及團隊溝通是每個人成功的關鍵。 一對一會議是最重要的部分，霍洛維茨在他的書《創業維艱》中提到：一對一會議是信息在公司上傳下達的最好工具。
越級一對一會議適合你嗎？
一個智者曾經說過：「如果你想知道他人看重的事情，看看他們在哪方面花費大量的時間。」
作為領導者你應該如何安排自己的時間？
有目的地進行交流
越級一對一會議可以改善溝通和信息的傳遞模式。如果你想完成以下任何目標，你都可以採用一對一會議的模式。
除了他們告訴你他們正在做的事情，更多地注重於你的經理到底在做什麼。
多處獲得反饋和見解，幫助經理和團隊改進。
了解你原來職位中的一些情況。
與公司中的基層人員建立信任，使他們保持參與度和貢獻度。
了解公司內部的缺陷，比如溝通不足或內部混亂。
親自表現出你尊重公司中每一個人的態度。
每周只需要幾小時的時間，你就可以了解平常幾乎不接觸的人的想法。
整體>部分
當你把聽到的一切匯總，你就能更好地了解整個團隊和整個公司的情況。這有助於你做出更好的決策，在管理人員導致營業額反轉之前抓住問題，並強化公司中人與人之間的關係。
所有這些潛在的好處可以幫助你成為一個高效的領導者。
和越級的團隊成員保持聯絡是十分重要的。我們一起聊過天的一個經理甚至說：「我敢說，沒進行過越級一對一會議的老總，簡直是正在放棄你作為公司一把手的責任。」
如何進行越級一對一會議？
現在你知道越級一對一會議的好處了，接下來該如何開展這種會議？
你可以採取以下步驟：
告訴你的經理——避免他們驚喜或擔憂。
告訴下級的小組成員——所以他們知道你為什麼會見他們以及想聊什麼。
安排與他們見面的時間——一天只有24小時，所以你需要慎重按照合適的頻率進行安排，不要錯過任何人。
讓我們對各個步驟進行詳細說明。
1）告訴你的經理
如果沒告訴你的經理就開始越級會議，他們可能會想知道發生了什麼。相反，向他們解釋為什麼你在做這些，並解答他們提出的問題。
如果你將很快進行一對一會議，告訴你的經理這是一個回答大家問題的好方法。它也有其他的好處：當你展示你的目標時，可以靈活地運用身體語言。
這一切都取決於你如何規劃這個會議。
如果經理認為這個會議只是檢查他們的工作，那麼經理會因為這個會議感到權利被侵犯。這就是為什麼你需要把它看作為一個積極的會議，並清楚地向經理表達你的真實意圖。
這樣和大家表達你的意圖可能取到雙贏的效果：
「嗨，我想讓你知道我正在開展新的工作。我偶爾會和您的團隊成員進行越級一對一會議，以獲得戰略策略，建立團隊關係並了解團隊成員的觀點。
在這些交談中，您可能會聽到您的團隊成員的反饋或問題。這是良性的，也是我們所預期的。我也會和您分享任何與你有關的反饋。
最重要的是，這些會議將幫助我們組織中的每個人更有效地工作。我不會通過這些會議來猜測你的工作，也不會破壞你的領導地位。」
有了正確的預期，以及你的經理的信任，他們將會接受你正在做的事情。
2）告訴你的小組成員
如果你沒有與下級的團隊成員建立良好的關係，他們可能會因為見面感到驚訝或擔心。他們會懷疑自己是否遇到麻煩了，或者做錯了事情。
這就是為什麼開會之前也要為他們講清楚目的和結果的原因。這樣說可以準確地表明一對一越級會議的理念和目的，並且讓他們準確的了解你的意圖：
「嗨，我正在開展名為一對一會議的活動。這是我們見面的機會，互相認識，暫時脫離我們的組織談論我們的工作。
會議的目標是幫助我們所有人一起工作，確保您在這裡工作愉快並且成功。
我會提出幾個問題，如果有什麼想討論的問題，我們可以從此開始。主題可以涉及到團隊改善的意見，你認為我應該了解的觀點以及對您的經理的反饋。我也很樂意回答你提出的任何問題。
我們的第一個越級一對一會議將開始於×××日×××時，我期待著和你交流！「
當你表達了您的目的，會消除人們陷入猜想的風險。然後，你就可以和大家一起邁出越級會議的第一步了。
3）合理的安排會議的時間
越級會議的挑戰是您需要多長時間才能提高會議的效率。因為很可能突然意識到你有20、30、60甚至100人還沒見面。
雖然它可能讓你感覺到恐懼，但是把它分解成小的部分就可以完成了。以下是你需要做的工作：
確定時間：看一下您的日曆，問問自己每周可以投入多少個小時。示例：您每周預留出3小時進行越級會議。
除以級別數目：將步驟1中所預留的小時數除以您所擁有的越級成員的數量。這是所有人都進行過一對一會議並可以重新開始新的一輪越級會議的星期數。示例：有60個下級小組成員，則需要20周才能與大家全部交談完畢。
開始安排越級會議：將它們記錄在您的日曆上，以便不會和其他活動產生衝突，也以便您和您的團隊成員可以做好準備。示例：避開休假、假期和不可避免的衝突，這意味著每6個月（26周）與大家見面一次，通過每周的交流，你可以逐漸了解你的團隊，建立健康的節奏。
儘管每周的會議將與不同的人會面，您將習慣將其作為工作的一部分。這也是越級會議成功的關鍵。
這真的有可能嗎？
答案是肯定的。有計劃的進行會議，你可以在更大型團隊中保持聯繫。我們遇見的大多數領導每季度會見40-50人。在Netflix這樣的公司，一些領導人甚至可以每年進行300多個越級會議。
這麼想想你擁有25人的團隊應該也可以在越級會議上取得成功吧。
越級一對一會議的頻率
如果你最近晉陞到管理經理的職位，您可能沒有那麼多的越級報告。當團隊里只有十幾個人的時候，每周進行一對一的交流，可以很容易地和他們會面。
但是，您需要避免一對一會議頻繁地出現。越級會議是很棒的方式，但團隊中主要的溝通方式應該是普通員工（IC） - >經理 - >你。越級會議就是越過了中間步驟。
這就是為什麼在越級會議上要問的一個關鍵問題是：「你和你的經理談過這件事嗎？」以此來加強和鼓勵普通員工和經理之間的良好溝通。
如果您過於頻繁地進行越級會議，該團隊的經理可能會產生困擾。
普通員工當然想和你進行交流。因為你是老闆，所以普通員工很願意跟你分享有趣的想法。過多的進行越級會議會削弱公司內基礎的信息傳遞路徑：普通員工 - >經理 - >你。
如果你告訴你的經理和普通員工你想要什麼，並且將越級會議變成每周的習慣，那麼你將通過這項工作取得很大成功。
現在，我們來看看在會議結束后如何充分利用你獲得的信息。
不管你做什麼，盡量做好
如何最大限度地利用越級一對一會議？
沃爾特·迪斯尼可能會提及他的奧斯卡獲獎漫畫，但這種越級的一對一會議也適用於您和您的團隊成員。
如果這項活動做得好，你將幫助他們建立一個他們喜歡的公司，並告訴他們的朋友。他的朋友們也將開始期待與您的越級會議。
緩解危機情況
這些會議關乎於公司的健康。人們會離開管理者而不是公司，所以如果你不與每個人建立良好關係，那麼由於經理的問題，你可能會損失部門的大部分員工。
人們常常有這樣的心態：「如果我和老闆之間產生矛盾，我可能會離開公司。」當他們覺得沒有辦法解決他們和經理之間的問題的時候，就會發生這種情況。
雖然我們已經描述了越級會議的一系列優點，但這是最重要的一點。如果你有一個糟糕的經理，如果你進行了越級會議，這種常見的心態就會改變。
要把員工當作有趣的朋友，此時你可能會驚詫於他們的動力和奉獻精神
從建立關係開始
人和人之間的任何關係都會有很大的影響。想想你遇到過的陌生人，一旦找到你們共同的家鄉、共同的興趣、同年齡的孩子、曾經生活過的城市，交流就變得很簡單了。這同樣適用於工作中。
你的第一次越級談話可能會有點尷尬，所以需要一些時間與他們建立關係。 如果你能從他們的經理那裡找到一些關於他們的信息，一切都會更好。關鍵是要表現出對他們的尊重。每個人都有自己最關心的事情，如果你花幾分鐘關心他們，他們一定會很高興。
不知道從哪裡開始談話？擔心你們之間的年齡差異？這裡有81個和人相處建立關係的建議。
反饋是成功的第一步
獲得反饋
建立上下級關係的重點是信任，如果你和他們之間建立了和諧的關係，他們會更願意找你來交流問題和想法。
他們的反饋和想法可以很大程度的幫助你：
在問題很小的時候就解決：在底層就解決出現的問題比問題蔓延到你這個級別再解決簡單的多。
維護你的團隊：如前所述，沒有反饋對經理的意見的渠道，很多人會離開。獲得對經理的反饋是改善經理工作的一個好辦法。
獲得改進的想法：您的團隊成員與您的觀點不同時，會產生很大優勢。他們可以在您自己不太會考慮到的方面提供寶貴的想法和反饋。
你必須進行提問
關鍵是你必須進行提問。一般的問題，像「你對經理有什麼意見」都不太可能得到想要的結果，而是要提出更有針對性的問題：
我們做的上一個項目有什麼需要改進的地方？
你覺得和經理一起合作，最好的地方是什麼？
和經理一起工作最難的地方是什麼？
你希望經理更多的做哪些方面的事情？
你希望經理不要干涉哪方面的工作？
你告訴我你的一次需要經理的幫助完成你的目標的經歷。
你的問題越具體越好，越具體的問題越能幫助他們想到有價值的東西。
如果您對一系列的小組成員問同樣的問題，您可以確定自己的提問模式以便得到更重要的信息。廣泛的問題達不到這種效果。
想要獲得更多的反饋意見？了解更多新潮的方法，如反饋或者用5個單詞評論法，並確保建立反饋習慣，以幫助您在這裡獲得更多的反饋。
唯一的兩件人們比性和金錢更渴望的東西就是認可和讚美
讚美他們
讚美不會消耗你任何東西，但卻可以獲得巨大的價值。沒有什麼會比組織領導者的一些真正的讚美更讓人愉悅的了。
如果你不知道你的小組中哪一個是工作之星，就去問問吧。
在一對一交流的時候問問，「你的團隊誰的工作做得最好？」或「你最喜歡和誰工作」，並詢問他們選擇的原因和具體的事例。這樣可以方便你將讚美留給想要保留的優秀員工。
記住：給予讚譽對保留公司的底線有深遠的影響：
「在過去七天里，因為優秀的工作獲得表揚可以使收入和生產力產生10％到20％的差異。」
報告表明，在工作中沒有得到充分認可的員工在下一年有三倍的可能性表示退出。
舉個例子，如果你是一個重視員工的公司，就一定要在一對一會議上表示出讚美。
你需要提高你讚美別人的技巧？以下是如何進行有效、有意義的讚美，以及在各種場合尋找好的理由進行讚美。
發現他們心中想的事情
特別是當您剛開始進行這種會議時，您需要做好打破人和人之間的堅冰並建立信任的準備。隨著時間的流逝，你們小組的成員都會開始感到舒服。
雖然你可能會有一些你想談論的主題，但請不要阻止他們談論他們的想法。正如Andy Grove所知，你需要了解任何打擾團隊工作的事情。
有時這些問題是他們會即將提上日程的，或者在談話開始的時候你就問「你在想什麼」或者「我們今天應該談論什麼」。你需要小心由Andy Grove在High Output Management中提出的談話陷阱。
這可能是一個尷尬的話題，下屬可能會告訴你他感到不開心的事情，並且他一直在外面找工作，這時你只有五分鐘來處理這種情況。
無論如何或何時出現這種情況，當一個成員對某一件事有很多話想說時，注意聆聽和觀察。這些想法正是組織這些會議的原因，並可以避免您以後可能面臨的重大問題，如營業額虧損或失敗的項目。
做筆記是十分重要的，這意味著你表示認可和贊同，就像握手一樣
做筆記
這是一個簡單的行為，但卻意義非凡。當他們告訴你一些東西，你記筆記就證明你很重視他們的話，也很尊重他們的付出。另外，正如格羅夫提醒我們的一樣，他們會覺得自己的話將給公司帶來改變。
記錄筆記可以樹立信心，這對你的會議來說是很有價值的。
如果你想提高你的筆記技巧，這篇文章可以給你各種各樣的想法和策略，使筆記變得簡單又容易：The Last 5 Minutes Method。
後續跟進
如果你已經做到了領導其他經理的層次，這點應該是很明確的，但值得再次加強。如果人們在談話之後覺得沒有什麼改變，這些會議就沒那麼重要了。所以說採取行動吧。
當您在一對一會議結束后確定下一步做什麼時，可以分為3個常見類別：
他們會做什麼：無論是他們給你發送一些信息，還是做一些事情來幫助解決問題，或者根據你的建議進行改變，重要的是他們會做一些改變。
你會做什麼：你的中心可能是解決問題，分享信息或實施好的建議。通過明確你會做什麼，你會幫助他們建立信心，再次來找你交流。
與他們的經理討論：一個良好的越級會議的很大一部分是直接或間接地獲得關於他們的經理的反饋。明確表明你會解決他們的疑慮可以在特別關鍵的時刻力挽狂瀾：經理工作很差，團隊也將要放棄的情況。
「你和你的經理聊過了嗎？」
有些你聽到的事情可能交給經理解決會更好。或者，您可能想知道他們的經理在這件事上有沒有採取一定的措施。
這就是你要問普通員工這個問題的原因：「你和你的經理談了這個嗎？」
他們的答案揭示了各種有價值的見解；也許他們沒有想過和經理交流，有可能經理採取了驚人的行動，或者也許他們害怕和經理交流。
你希望他們遇到問題時可以來找你，但也應該知道他們的經理應該是他們解決問題的第一選擇。如果不能找經理解決，那麼就要思考原因和解決方法了。
然後，你可以教導他們的經理和員工之間建立更多的信任或幫助他們在幕後解決這個問題。這樣你在兩方面做工作，讓他們表達出自己的想法。
想要組織會議中的筆記或者行動事項？Lighthouse是專門為幫助像您這樣的管理人員而設計的，有一項特別適用於一對一會議的功能。
您可以註冊免費試用，只要通過註冊調查就可以使用了。
別錯過任何人
一旦你開始進行一對一會議，每個人都應該有機會與你見面。你也不想錯過任何一個有價值的觀點，也不想表現出你對某些人的不重視吧。
內向的人可能沒什麼必要排在你的會議日程表內，但是這就是為什麼絕對不要錯過任何人。否則，他們可以感覺到你與其他人一樣輕視或不重視他們。
記住：這是一系列重複的會議，而不是給別人穿小鞋的地方。
越級一對一會議是幫助維護組織健康性的重要投資
不進行這項會議看起來容易得多。但是，雖然您不能保證每周和基層員工進行談話，一定要有一點規劃和準備，至少在每年保證和員工之間的聯繫。
您從中獲得的見解將幫助您改善經理的工作，提高保留度和忠誠度，並提高組織的整體健康水平。沒什麼能比這有更大更積極的影響了。
準備開始在公司進行一對一越級談話了嗎？
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