【動動腦】如何讓業務部門配合財務部門提供數據？

財務部的信息流里，有個非常明顯的特徵：數據化。不管是資產、貨幣，甚至於業務都是以數據貨幣化去體現。這裡面就會遇到一個問題：這些數據是從哪來的？上游在哪？

每一位財務人員手裡的數據，都是有上游的，財務部門並不創造數據，財務人員做的更多的是通過加工與處理、輸出與分析得出數據結果。那麼要形成數據結果，必須要有數據源的輸入。我們是有數據輸出的功能，但數據來源並不直接產生於財務部。我們的數據都來源於公司的投資、籌資、經營活動，數據來源於業務本身。數據收集工作就成為財務部門的常態。只有收集到了初始數據，財務部門才能進行加工，然後輸出相關數據。對於數據收集的這個問題，相信每一位財務人都有過數據難要的經歷。

在我們知行社里，面對各種疑難雜症，總會積極建言獻策的虎哥，在實際工作中，也是萬能的嗎？

「目前在財務數據收集方面上我遇到很大的阻力。業務部門百般推脫，或是給的數據不全，有時候給的數據沒有任何依據。集團旗下有國內外關聯企業、分公司、子公司等數十家企業，光是財務軟體就有好幾套。另外，目前，有2個資格老的核心人員在鬧離職，並且其中一個已經確定年底辭職。在這種情況下，怎樣提升大家的配合度，讓大家少一些本位主義，多一些主動性，這個問題怎麼破解呢？我現在是外部數據很好收集，反而是財務內部數據收集有問題。我的領導是財總，我是他副手，我們都是今年新進人員，財務部門的其他人都是老人。」工作沒有絕對的一帆風順，各有各的難處。這就是虎哥在工作上遇到的阻力。

知行社的小夥伴又是如何給虎哥出謀劃策的呢。

大寶提供了兩個辦法：

比較客氣的做法：統一發郵件，並轉發給其主管。如果有拒不提供數據的，在原來郵件的基礎上再發一封郵件，三封郵件過後，會電話請其主管「幫助」, 郵件一同轉發其經理，副總…並附有跟催記錄，郵件內容需要動心思，為日後留足證據。

比較長記性的做法：不給數據，OK，保留好郵件。等待事件結果惡化，到時候大家一起算總賬。屢教不改型的，我們一般就會用「長記性」的做法。要不然正常的業務，會顯得財務部門總是在求人辦事。

顯姐姐提出的方案是：通知的時候要明確時間、要求和標準，並同時告知雙方的主管領導。詢問業務上有沒有財務需要幫忙的事情，主動示好，讓對方理解這個數據對財務工作的重要性。需要了解公司信息傳遞的流程，潛移默化去規範它。特別是到一個新的單位，日常工作要先學會示弱，但關鍵問題要有原則，立場堅定，態度強硬。

Sumi的做法是，先與對方確認：與對方商量什麼時候能給數據，再確認不影響進度等情況下，可以等待一段時間。如果給得太遲影響進度，就硬性要求提前，而要求的時間節點到了，給不出數據，就馬上與上級溝通。總之不管對方什麼態度，一定要得到數據。一般情況下，都會找領導分析利害關係，如果數據真的很重要，領導一般會支持。如果領導不支持，那這數據也不用去要了。

在知行社，如果你以為遇到問題，在小夥伴們的幫助下，有針對性的解決了，就萬事大吉了，那就大錯特錯了。看看我們的管理員在案例背景上，又加了些什麼料。腦洞大開呀，針對要數據難，超出常規設想各種可能性：加一個前提，對方是領導眼裡的紅人，認為你不需要這些數據，或認為這些數據需要保密，就是不想提供給你。再比如都是職業經理人，總經理想看你們如何自己溝通協調，而提供數據一方認為對方沒什麼本事憑什麼拿高薪，心有怨氣，找各種借口，就是不提供數據，需求數據方認為這數據是自己運營判斷的基礎，如果沒有數據就會影響工作，但對方擺出種種理由就不提供。如果企業是民企，運作不規範，野蠻生長。遇到這種情況你怎麼辦？

大寶認為總有辦法獲得數據：「我個人感覺，數據獲得途徑不會只攥在一個人手裡。部門主管和經理級別，它們的信息大部分都是底下匯總、整理、加工好的數據，也就是源數據不是來自主管，如果主管不給數據，我們應該還有其他途徑吧。除了釐清數據來源，還需要同步從別的可靠途徑去求證該數據的正確性。」

「但是，我還是有一個想法：數據分源數據和加工過的數據。各數據都有勾稽關係的，只有確保源數據的流轉過程中不受到『污染』，數據就會是可靠的。所以，前期釐清數據流，就要確保現有數據流上的每段流程都不會『污染』源數據，只有數據正確，你才能做下一步動作。如果該段流程有數據被『污染』的風險，那除了你自己把該段流程數據核實之外，還要迅速找到短期對策糾正這段流程。最起碼，不管流程是否OK，必須先運轉起來。後面才能一個個『整骨』。」

「說到數據勾稽，從數據源頭開始，就能夠交叉核對。比如生產部門管理員判斷生產工時是否準確，他可以從該工單物料投產使用完的時間上去核對。因為工時可以虛報，但是物料用完了需要抓緊投料，否則產線就要停了。」

Sumi的辦法，是以確認提供數據負責人為主：「我們要數據，常規業務都會由領導發郵件出來，規定各個部門按時間配合財務部門提供數據。如果是特殊業務，對方不配合也是常理，不能你說要就要、說給就給，反過來，其他部門跟我要數據，我都是要看他們的申請書，或者郵件里有領導的批示。工作交接的時候，都會去見見工作上有關係的同事，問個好，後續工作還請對方多多關照。第一個月，如果要數據不順利，就去對方辦公室聊聊。我之前碰到過，新增的數據，對方一直提供不出來，擺出各種困難。然後我去看了一下他們實際的工作流程，數據到底是怎麼出來的。發現，確實...那些數據根本沒人負責。跟對方領導溝通后，每個月都能很順利的提供數據了。問題的關鍵是誰負責，怎麼負責的？有些人不願意提供數據，有些原因實質上是：『這都不是我的活？』」

森森也有自己處理流程的方案：「1、通常做法就是：郵件通知並保留證據，然後電話詳細溝通；2、平時工作相互配合，你配合了別人，一般情況下別人也會配合你的，這個是相互的；3、碰到確實沒有辦法解決的問題，找他們領導，如果還解決不了就一級級上報；4、領導都不給解決，讓問題惡化，事後追責。」

鵬哥提到向上尋求協調的辦法：「在日常工作中也碰到過類似的問題。我們通常的做法是，首先是部門主管直接溝通，說明業務數據需求的必要性，了解對方不能提供數據的真正原因（如果是個人），要委婉作一些解釋。如果還不能解決問題，就會尋求上級領導幫助或進一步地尋求老闆支持，說明情況，解決問題。各部門是有職責的，這也需要情感溝通！有的企業老闆是通過各部門間的爭鬥，來作為發現問題的一種方法。但部門主管一定要明白老闆的用心，如果一味任性，老闆還是會對他動手的。我記得我作總賬的時候，每個月會找各部門要數據，各個部門也找我要財務數據。一開始不適應，每個數據都很精確，很費時間，有時就會提供的晚一點，但總會提供的。有些業務數據要不來，也會諒解，晚一點就晚一點吧。」

蘭姐姐認為需要溝通、溝通、再溝通：「這種情況我也遇到過，我們首先要了解對方為什麼不提供數據？發郵件並不能根本解決問題，如果是剛去一家新公司，最好不要樹敵太多；找他談談是什麼原困？可能有一些隱情。我遇到過相似案例，也可尋求他上級領導的幫助或自己領導的幫助。如果是職業經理人授權管理，全憑他自己的喜愛，這是否對各部門主管不公平？還是因為老闆看不到你的業績。」

何大拿是萬事分析為先，行動在後：「這個問題，首先應加以分析，對要求的工作給出明確的要求及完成的時限,進行過程中跟進、了解進展和解決問題，保證按時完成；溝通過程中也要了解相應部門人員的專業勝任能力，如果不行，跟進或換人。」

雲師兄按遇到不同的困難提出的解決方案：「讓業務配合提供數據，對方不配合,解決的思路，就要從溝通的方式和方法上切入。一、先反思，要求對方配合的事項，自身有沒有說清楚，有沒有簡單明了地讓對方明白（業務數據的用途、格式要求、統計期間、統計口徑、大致的工作量、時間節點要求）；二、先從常規途徑，主動請求對方的理解與支持；三、若對方有難度，要擺正心態，心平氣和地與對方溝通，共同去尋求解決的辦法；四、適當時候，尋求部門領導或共同的上一級領導幫忙協調資源；五、平時多關注業務部門的需求，適當給予幫助，建立良好的工作氛圍。」

綜合上述小夥伴們提供的所有方法，首先，最離不開的是「溝通」，只有溝通以後，才會有下一步的自我反思、互相協作、過程管控、上級協調等解決策略。知行社的小夥伴們分析了大家遇到各類問題的可能性，你的解決方案又是哪一種呢？歡迎給小編留言，讓我們一起學學你的解決方法。如果你認為財務部門收集數據仍然是個難題，還是困惑不解；或是我們提供的案例背景還不全面，我們同樣歡迎你給我們留言，我們一起解決，共同面對。

（內容與圖片來源：視野知行社，轉載請註明出處）

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