高效管理郵件的三個方法

早上，7：30，鬧鐘響起。

因為晚上刷手機太晚，備感疲憊，拖著沉重的身體，把嚮往自由的靈魂召喚回來，靈魂附體后，匆忙洗漱，換衣服，上班。

急急忙忙來到辦公室，第一時間打開郵箱，一大堆新鮮出爐的郵箱bilingbiling閃亮登場。

揉揉眼睛，開始瀏覽郵件，發現一件可以立即解決的郵件，第一時間回復，爽！哇，又有一件事情，立刻打電話回復，爽！

一不小心就到了11點，時間過得好快。

尿意已經非常濃烈，幾步小跑上個廁所，喝幾口水，繼續工作。

上面的畫面是你的工作日常嗎？

如果你覺得事情太多，郵件太多，經常加班，你應該好好閱讀此文。

郵件管理的方法很多，outlook的功能已經非常強大，關鍵是找到適合自己的方式。

基於我的經驗，整理提煉三個可操作方法分享如下。

1

瀏覽全部+立即分類

有人不贊成早上把郵件都瀏覽一遍，我的經驗是瀏覽+回復+分類同步進行。

我曾經使用過插小紅旗標識的方法，發現並不如按顏色分類有效。

Outlook 2007中，郵件的後面都會有一個圓角正方形的「類別」標記，點擊它就能夠快速為郵件設置不同的顏色，用以標記郵件的類別。

我個人的分類（我的截屏只有英文版，對照你的郵箱可以找到分類管理圖標）：

藍色：Done - 完成

綠色：Ignore - 忽略

黃色：Pending - 懸而未決

紅色：To Do - 需要回復

你可以根據個人具體情況和喜好進行類別管理。

早上來公司，我滿心歡喜看著郵件湧入。

按照從時間倒序開始瀏覽，這樣很多連續劇的郵件在開始就都看過，後面的郵件很多可以直接忽略。

可以立即處理的，比如回復：好的，沒問題，OK......或直接授權其他人做的，立即處理，標記藍色：Done - 完成。

和我工作不相關的，參考類郵件，直接標記綠色：Ignore - 忽略。

不能當下回復，需要請示老闆，或者找客戶，詢問下屬細節的才能回復的，標記黃色：Pending - 懸而未決。

大BOSS發來的指示/任務等重要等級最高的郵件，標記紅色：To Do - 需要回復。

這個過程在30分鐘可以全部完成。

早上，午飯後，下午四點前，總之找一段固定時間，集中處理。

所以，任務已經集中在紅色和黃色兩種需要處理的郵件。

一鍵點擊郵件排序小三角，選擇類別，所有紅色和黃色需要處理的郵件立即呈現。

注意是：毫不費力——立！即！呈！現！

2

據美國博客網站Gawker的萊恩-塔特描述，庫克早晨4：30左右就開始收發電子郵件。庫克早晨5點通常就已在健身房鍛煉，而且人們稱他總是第一個到辦公室。

喬布斯生前也習慣早起，他通常早晨6：00左右開始一天的工作。

思科首席技術兼戰略官帕沃里奧通常早晨4：30起床，用1小時查閱郵件，之後再閱讀新聞、鍛煉身體並準備送兒子去上學，沃里奧最晚8：30出門上班。

其他牛逼的CEO我就不用一一列舉了，你可以觀察你公司裡面那些來的最早的人都是什麼人，保潔阿姨除外。

如果覺得自己太累，工作效率無法提高，建議是盡量提早到達辦公室，會讓你一天都輕鬆應對。

早上的時間非常寶貴，人少，可以整理思路，安排優先順序和日程。

切忌，一直盯著電腦等郵件到來。

我的同事James,經常加班到晚上九點以後，我有時候甚至收到他十點以後回復郵件，我好奇問他為什麼每天那麼晚，他說要處理郵件啊。

後來才知道，過了下班時間，他也會盯著屏幕，等待郵件到來。來了就處理，來了就處理，直到確實累了，才關電腦走人，早上碰頭還會說，「唉，昨天晚上太累了，還沒忙完就走了。」

如果你習慣下班后答覆郵件，那麼你的同事和客戶就會習慣性等下班后給你發郵件並期待你給出答覆。

其實可以設定某個時間以後的郵件不回復（算第二天郵件），比如18：00以後，當然，大BOSS和特殊情況除外。

下班之前，一鍵點擊，再次複查紅色和黃色標籤郵件。能處理的當天處理，不能處理的心裡有數，這樣不會漏掉重要郵件，重要的事情也在自己的清單上面。

3

在我看來，郵件的主題的撰寫非常重要，主題關鍵詞篩選可以幫助你在成千上萬封郵件中找到你需要的郵件，也可以讓收件人重視你發的郵件，儘快得到答覆。

類似你的「文字指紋」，你自己命名的郵件主題，留下比較深刻的印象。

舉例，同樣是收集信息，不同的主題會有不同的效果。

如果用主題❶，回復郵件的人會直接在你命名的郵件點擊回復，即便是兩年後，你還可以很輕鬆在存檔文件夾中找第三季度的員工滿意度調研結果反饋。

主題關鍵詞搜索：【Q3】 【員工滿意度反饋】——就會出現你要的信息。

倘若省事，命名【數據收集】，基本上你是很難找到歷史郵件。

而找到相關歷史郵件的速度，信息管理的能力直接決定了你的工作效率。

除非垃圾郵件，我不會刪除已經處理的任何郵件。現在公司outlook容量都非常大。可以按照年限直接存檔到本地文件夾。

好處是，需要查找信息，立刻能找到。

很多人大部分時間都用在找，找不到，問別人，下次還是找不到的循環中。

關於存檔（Achive）。處理過的郵件在收件箱（Inbox）內，不刪除，然後複製到其他按照你工作習慣建立的文件夾中，可以根據你的喜好，設置多維度的查找郵件路徑，比如：

❶ 業務維度：存檔到本地按業務分文件夾（比如：招聘，培訓，績效......）

❷ 時間維度：存檔到本地按照時間分文件夾（比如：2015，2016，2017......)

❸ 人物維度：存檔到本地按照人物分文件夾。

重點來了：

能打電話或面談就不要發郵件，郵件這東西，你發的越多，收的越多。重要的是解決問題，不是「享受「處理郵件。

——菲凡

仔細體會和執行這句話，至少可以提升效率50%。

菲凡：坐標上海，長期混跡於外企500強，我個人思維和經驗的局限導致我的分享並不能代表整個職場，當然如果對你有些許幫助，你可以手動點贊，不同觀點，開放討論。

歡迎留言區互動。

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