連辦公桌都整理不好，活該比別人多加班！

《東京女子圖鑑》里說，職場女性會自然地分成兩派。

到點就下班的，以及到點不下班的，然後就各自走向自己選擇的人生。

但女主說，兩派人生她都想選擇。

Come on！誰不想擁有家庭和事業的平衡？

賺得多、有晉陞空間，又能到點就下班，有這等好事嗎？

只能說，平衡是相對的，我們盡量。

事業心還是要有，必須加班時，咱絕不含糊頂硬上。

但依然要效率為先，不加無謂的班，不因自己的效率低下而加班。

況且，上司和同事的眼睛還是雪亮的，低產出的加班、為加班而加班，並不會給你帶來什麼晉陞機會，這年頭還缺任勞任怨的老黃牛嗎？

那麼，如何減少無謂的加班？容我大放一個闕詞：

從做好辦公桌整理開始。

WHY？

為什麼這麼說？

辦公桌整理不好，該幾秒鐘找到的文件你找了十分鐘，甚至可能返工重做，你不加班誰加班？

辦公桌整理不好，思緒跟著混亂、獃滯、渙散，但任務總是還要按時完成，你不加班誰加班？

一桌不理，何以理天下？

以下就是Tips。

01

老生常談的斷舍離

是啊，又是老生常談的斷舍離。

滿滿當當、甚至壘得高聳入雲的卷帙累牘，並不是你的資本證明，而是把自己圍困在工作中的城牆。

原則上，辦公桌的桌面只需保留手頭工作需要用到的物品，其餘的，一件都不要放。

如果你辦公桌上的物品已經多到影響工作的程度，一定要騰出半天甚至一天的時間來，進行清理。

已經告一段落的工作、已經過期的文件、電腦中已有備份的紙質版、一年以上沒有用過、甚至早已遺忘的資料……這些都是可以丟掉的。

不要想著「說不定以後會有用」，真正有用的東西，你一定會保存或備份，要不然，即便偶爾真有用，你也想不起它在那。

如果你拿不準一樣東西是否應該丟掉，可以設置一個「暫存箱」。先把東西放在裡面，以三個月或半年為限回頭檢視，如果這段時間依然沒有派上用場，就果斷丟掉。

而需要保存、珍藏的物品或資料，因為使用頻率不強，也不需要留在桌面上，收進抽屜、柜子、資料盒等就好。

02

桌面只需要一個資料夾

也許不是各行各業都能遵循同一個標準，但至少我個人的經驗可以作為一個參考：桌面只需要一個資料夾就夠了！

不需要按內容作什麼細分，這個資料夾只有簡單粗暴的一個名字：正在進行中的事項。

所有手頭與正在進行的工作相關的文件，我都會放進那個資料夾（當然也可以是文件盤、甚至只是桌面上一個分區）。

即便手頭有好幾個工作要跟進，但畢竟只是一個人的階段性工作，資料並沒有特別多，用一個資料夾存放也已足夠。

這樣的話，手頭工作時無論需要什麼資料，都可以很方便地從這唯一的資料夾里拿取文件。

我會以三天到一周的時間為限，去檢查這個資料夾，如果某項工作已經完成，相關資料就會被我從中清空出來。

清出的資料有三種歸屬：一，不要的，丟；二，要的，保存；三，不確定的，放進暫存箱。

總之，要以清空「正在進行的事項」這個資料為目的，進行工作。

03

我們的目標是：消滅黑洞！

一個人，要對自己所處的環境、所擁有的物品擁有絕對的控制權。也就是說，你辦公桌的任何物品都要在你自己的管轄範圍之內。

要做到這一點，必須從消滅黑洞開始。

你有過這樣的情況嗎？有些物品、資料一旦存放，就永遠不見天日，漸漸你就遺忘了它的存在。

等你下一次發現它的存在，也許是在……你離職收拾東西的時候。

要做到消滅黑洞，首先，一定要有嚴格的分區意識。

尤其是關上、蓋上以後就「眼不見為凈」的抽屜、柜子、盒子，不要把它們當成你的隱形垃圾桶。

每個封閉式收納，都要想好是存放哪一類東西的。並且，再度強調，必須是有用的東西才放進去，沒用的東西，務必當場丟棄，給都不要給它們放進去的機會。

其次，要做好歸檔索引。

可以利用索引標籤、便利貼、清單冊等，對於文件和物品進行標註、索引。

例如需要保存的文件，按照內容性質、設立時間設置一目了然的索引，下次再翻找的時候，也就不慌不忙的幾秒鐘。

再次，物品盡量豎直擺放。

一旦把物品堆疊擺放，要看見或取用下層的東西，你就勢必只能移動上層的東西，容易把東西弄亂不說，時間長了，你就會遺忘下層東西的存在。

同理，建議多用透明、半透明甚至開放式的收納。這類收納會讓你隨時掌握裡面到底有什麼東西，不會把它們忘到九霄雲外。

04

根據動線給物品安排位置

這點說白了，就是東西要用得順手。

首先是桌面的左右分區。如果是慣用右手的人，如筆筒、手頭工作需要的資料夾等就要放在右手邊，方便一抬手就能拿到。

電話則要放在左邊，方便左手接電話，右手拿筆記錄。

此外，像花瓶等裝飾品也要放在左邊，不會妨礙工作，也不會失手打翻。

抽屜的收納也有講究。

一般辦公桌有三層抽屜，按照離自己的遠近，可以把最上層抽屜用來存放使用頻率較高的物品，如訂書機、信封等文具。

中層抽屜和下層抽屜，可以作為物品或文件的儲藏抽屜。越是往下的抽屜，應該越要存放使用頻率低的物品。

而單個抽屜內部，也要按使用頻率進行物品布局。

可以將抽屜分成前端、中段和深處三部分，前端放使用頻率最高的物品，中段次之，深處更次之。

這時候，抽屜分隔這類小工具就非常有用了。

而說到好用的辦公室收納，值得再做一期推薦，那就下次再聊吧。

總之，做好按照動線的物品分佈，你的整套辦公流程也會隨之輕巧地流動起來，減少阻滯時間，增加工作效率。

最後想說的是，不論你想把時間怎麼分配，是當工作狂，還是生活家，都要把每一天過好，把每一小時利用好，把每一分每一秒，都活出質量。

絕不要，工作不像工作，生活不像生活，彼此伸出魔爪，痴妄糾纏。

而時空又是如此緊密相關的東西。

別把自己囚禁在時間的牢籠里，那麼，就先在空間上為自己減負。

祝你午休愉快！

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- 好好利用午休時間，打開人生新大門吧！-

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